Qu'est-ce que le portail e-Arşiv et quand l'utiliser ?

Vous avez appris que vous devez passer à la facture e-Arşiv et deux options s'offrent à vous : le portail de l'administration fiscale (GİB) ou un logiciel.

L'un est gratuit. L'autre ne l'est pas. Si la décision semble si simple, c'est que vous n'avez pas encore réalisé ce que le portail ne couvre pas.

Qu'est-ce que le portail exactement ?

Il s'agit d'une application web gratuite proposée par l'administration fiscale turque (Gelir İdaresi Başkanlığı) aux contribuables tenus d'émettre des factures e-arşiv. Vous y accédez via votre navigateur, remplissez le formulaire et émettez votre facture.

Le document produit est parfaitement valide. Il n'y a aucune différence légale entre une facture e-arşiv émise depuis le portail et une facture émise depuis un logiciel. La différence réside entièrement dans le flux de travail.

Le portail est conçu pour les factures e-arşiv, et non pour les e-fatura. Nous avons expliqué la différence entre les deux dans un article dédié : une e-fatura est émise pour les assujettis à la facture électronique, et une e-arşiv pour tous les autres.

À qui le portail suffit-il vraiment ?

En toute honnêteté : il est amplement suffisant pour certaines entreprises. Si vous correspondez à ce profil, vous n'avez pas besoin de vous presser pour adopter un logiciel.

• Vous émettez quelques factures par mois.
• Votre nombre de clients est faible et leurs informations ne changent pas.
• Vous n'avez pas de suivi des stocks ou celui-ci est très basique.
• Vous pouvez suivre vos encaissements de tête.
• Vous êtes travailleur indépendant ou une entreprise de services unipersonnelle.

Avec ce profil, vous consacrez quinze minutes par mois au portail et le tour est joué. Acheter un logiciel reviendrait à payer pour un problème qu'il ne résout pas.

Les limites du portail

Le portail est un outil d'édition de documents, pas un outil de gestion d'entreprise. Ce qu'il ne couvre pas :

Chacun de ces manques pris isolément peut se tolérer. Le problème, c'est qu'ils manquent tous en même temps : vous gardez le solde client sur Excel, le stock sur un carnet, les encaissements en tête et vous émettez la facture sur le portail. Les données conservées dans quatre endroits différents ne se recoupent pas.

Les frictions ressenties au quotidien

Voici ce dont se plaignent généralement les utilisateurs du portail :

• Saisir les informations client à chaque fois. Si vous émettez trois factures par mois au même client, vous saisissez sa raison sociale et son numéro d'identification fiscale trois fois. Le risque d'erreur de saisie renaît à chaque fois.
• Saisir les informations produit à chaque fois. Aucune liste de prix n'est conservée ; vous devez vous souvenir du prix unitaire.
• Impossibilité d'effectuer des opérations groupées. Si vous avez vingt commandes, vous remplissez vingt fois le même formulaire.
• Absence de rapports. La réponse à la question « Combien ai-je vendu ce mois-ci, et qui me doit quoi ? » n'existe pas sur le portail.
• Connexion et accès. Les étapes nécessitant une connexion par cachet financier ou signature électronique peuvent vous faire perdre un temps précieux au moment où vous devez d'urgence émettre une facture.

En outre, les conditions de volume et de portée relatives à l'utilisation du portail peuvent évoluer avec le temps. Les contribuables dépassant un certain chiffre d'affaires ou nombre de documents peuvent être tenus de passer par un intégrateur ou par des méthodes d'intégration spéciales — référez-vous aux annonces du GİB et à votre expert-comptable pour votre situation personnelle.

Les signes qu'il est temps de changer

Si le portail commence à devenir trop étriqué pour vous, vous le reconnaîtrez à ces symptômes :

• Émettre une facture vous prend une demi-heure par jour.
• Vous ne pouvez pas répondre instantanément à la question « Quel était le montant dû par ce client ? ».
• Vous saisissez la même information séparément sur le portail, sur Excel et sur WhatsApp.
• Vous avez commencé à vendre sur des marketplaces et le nombre de commandes a augmenté.
• Le nombre de factures émises avec un montant erroné ou destinées au mauvais client augmente.
• Votre expert-comptable vous réclame des documents manquants chaque mois.

Si vous cumulez trois de ces points, le problème n'est plus d'émettre des factures, mais d'avoir une vision globale de votre entreprise. Nous avons listé les étapes de la transition dans notre article sur le passage du portail au logiciel.

Il n'y a pas que le portail qui soit gratuit

Le coût est la raison la plus fréquente du choix du portail. Mais poser la comparaison en termes de « portail gratuit vs logiciel payant » est incomplet.

Les logiciels de pré-comptabilité disposent d'offres gratuites. Sur Qolay.App, vous pouvez travailler gratuitement jusqu'à 500 factures de vente/achat par année civile, et utiliser la facture e-fatura et e-arşiv en même temps que le suivi des comptes courants, des stocks et des encaissements. Ainsi, pour la plupart des petites entreprises, la décision ne se résume pas à « payer ou ne pas payer », mais à « tout centraliser ou tout éparpiller ».

Foire aux questions

Une facture émise depuis le portail est-elle considérée comme invalide ?

Non. La facture e-arşiv émise depuis le portail est parfaitement valide. La différence est opérationnelle, non juridique.

Puis-je également émettre des e-fatura sur le portail ?

Le portail e-Arşiv est réservé aux factures e-arşiv. Des méthodes distinctes s'appliquent pour les documents à émettre aux assujettis à la facture e-fatura ; consultez votre expert-comptable pour connaître votre périmètre.

Que deviennent mes anciennes factures lorsque je passe du portail au logiciel ?

Les documents émis sur le portail sont enregistrés du côté du GİB. Passer à un nouveau logiciel ne rend pas les documents passés invalides ; votre obligation de conservation demeure.

Puis-je utiliser les deux en même temps ?

Bien que techniquement possible, cela n'est pas recommandé. Émettre des documents depuis deux endroits entraîne des confusions dans les séries de numérotation et des lacunes dans les enregistrements.

En résumé : le portail résout la tâche d'émission de factures, mais pas la vision de l'entreprise. Si votre volume est faible, il est amplement suffisant ; lorsqu'il augmente, le problème ne vient plus de la facture mais de tout le reste.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez gérer vos factures e-arşiv et e-fatura ainsi que le suivi des comptes courants, des stocks et des encaissements depuis un seul et même écran.

Cet article est fourni à des fins d'information générale. Les conditions d'utilisation du portail et le champ d'application des obligations fiscales peuvent évoluer ; la source officielle est le GİB. Consultez votre expert-comptable pour vos obligations personnelles.