Comment gérer plusieurs entreprises ?

Créer une deuxième entreprise est facile. Le plus difficile, c'est de gérer la comptabilité des deux sociétés sans emmêler les pinceaux.

La plupart des chefs d'entreprise essaient de régler ce problème soit en ouvrant deux logiciels différents, soit en jonglant dans un seul programme en se demandant « c'était lequel déjà ? ». Les deux options sont épuisantes.

Règle d'or : données séparées, accès unique

La bonne configuration est la suivante : chaque entreprise a sa propre liste de clients/fournisseurs, son propre stock, sa propre caisse et sa propre série de factures. Celles-ci ne doivent en aucun cas se mélanger.

Cependant, vous accédez à ces entreprises avec un seul et même compte. Pas de nom d'utilisateur distinct, pas de mot de passe supplémentaire, pas de logiciel séparé.

Sur Qolay.App, le changement d'entreprise s'effectue depuis le sélecteur situé dans la barre supérieure. Changer d'entreprise ne supprime ni ne déplace aucune donnée ; cela modifie simplement la société dont vous consultez les registres. Le nombre d'entreprises est illimité sur le plan gratuit.

Dans quels cas faut-il ouvrir une entreprise distincte ?

• S'il s'agit d'une entité juridique distincte. Numéro de TVA différent, entreprise différente. C'est indiscutable.
• Si la comptabilité est tenue séparément. Si les déclarations sont faites séparément, les enregistrements doivent l'être aussi.
• Si vous tenez les registres au nom de vos clients. Si vous êtes expert-comptable ou consultant, chaque client constitue une entreprise distincte.

En revanche, n'ouvrez pas d'entreprise séparée pour les succursales d'une même entité juridique. Gérez la distinction des succursales via les définitions d'entrepôts et de caisses ; vous pourrez ainsi obtenir un rapport consolidé depuis un seul endroit. Si vous créez une entreprise distincte, vous serez obligé de faire des additions manuelles pour voir le total des deux succursales.

Qui accède à quoi ?

Le véritable enjeu dans la gestion multi-entreprise, c'est les rôles et permissions. Votre comptable peut avoir besoin de voir les deux entreprises, mais un vendeur d'une succursale n'a pas besoin de consulter les soldes clients de l'autre société.

Lorsque vous invitez des utilisateurs, définissez dès le départ à quelle entreprise et à quels menus ils auront accès. Restreindre les accès par la suite donne lieu à des discussions bien plus délicates que de les configurer correctement dès le début. Sur le plan gratuit, le nombre d'utilisateurs est également illimité, il n'est donc pas nécessaire de recourir au raccourci « partageons un même compte » — ce qui rend impossible le suivi des actions de chacun.

Les trois erreurs les plus fréquentes

• Émettre une facture dans la mauvaise entreprise. Un classique. Ne procédez à aucune opération sans vérifier quelle entreprise est sélectionnée à l'écran ; une fois la facture électronique émise, il est fastidieux de la corriger.
• Imputer une charge commune à une seule entreprise. Si le loyer du bureau utilisé par les deux sociétés est entièrement attribué à une seule, le bénéfice de cette entreprise paraîtra artificiellement bas. Déterminez un prorata et enregistrez-la dans les deux.
• Ne pas enregistrer les transferts d'argent inter-entreprises. Si de l'argent est transféré de la caisse d'une société vers une autre, cela nécessite une écriture des deux côtés. L'approche « de toute façon, les deux miennes » finira par fausser les soldes des deux entreprises.

Foire aux questions

Comment enregistrer une vente entre entreprises ?

Comme une transaction d'achat-vente normale. Une facture de vente est générée dans une entreprise et une facture d'achat dans l'autre, et des fiches de comptes auxiliaires croisées sont créées. Documentez leur relation au lieu de l'ignorer.

Faut-il des paramètres de facture électronique distincts pour chaque entreprise ?

Oui. Chaque entité juridique possède son propre statut d'assujetti, son propre cachet électronique et sa propre définition de série. Les étapes de configuration sont expliquées dans l'article comment émettre une facture électronique.

Puis-je voir la situation globale des deux entreprises ?

Les rapports sont générés par entreprise ; pour une vue consolidée, vous devez exporter et fusionner les rapports. Si vous gérez des succursales, il est de toute façon plus pratique de rester au sein d'une seule et même entreprise.

Le même client existe dans les deux entreprises, puis-je partager sa fiche ?

Non, les fiches de comptes sont propres à chaque entreprise. Le même client est créé comme une fiche distincte dans chaque société et ses soldes sont suivis séparément — la logique du suivi des comptes clients/fournisseurs s'applique indépendamment à chaque entreprise.

Dans la gestion multi-entreprise, ce qui complexifie les choses n'est pas le nombre d'entreprises, mais le flou des limites. Dès lors qu'il est clair quelle écriture appartient à quelle société, le reste n'est que routine.

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