Guide de la comptabilité auxiliaire pour les non-comptables

Le langage comptable a un côté intimidant. Lorsque vous discutez avec votre comptable, des mots comme "balance", "compensation", "auxiliaire" surgissent et vous vous sentez exclu de la conversation.

La bonne nouvelle : la plupart de ces mots appartiennent à la comptabilité générale et ne vous concernent pas. Pour tenir une comptabilité quotidienne, il y a exactement six termes à connaître.

Les six termes à connaître

Une fois que vous connaissez ces six termes, vous comprenez 90 % des écrans. Le reste s'apprend en l'utilisant.

Les deux paires les plus souvent confondues

Facture et encaissement ne sont pas la même chose. Une facture signifie : "je vous ai vendu pour tant de marchandises, vous me devez tant". L'encaissement est le moment où l'argent arrive réellement. Il se peut que vous ayez émis la facture sans avoir reçu l'argent — c'est exactement de cet écart que naît la plupart des problèmes de trésorerie.

Virement et paiement ne sont pas la même chose. Un virement s'effectue entre vos propres comptes : par exemple, transférer de l'argent de la caisse vers la banque. Votre argent change de place mais ne diminue pas. Un paiement, en revanche, correspond à une sortie d'argent de l'entreprise. Confondre les deux fait paraître vos dépenses plus élevées qu'elles ne le sont réellement.

Routine quotidienne : cinq minutes

Regrouper toute la comptabilité sur un seul jour par mois est la méthode qui mène le plus souvent à l'abandon. Voici à quoi ressemble une routine quotidienne :

1. Saisissez dans le système les factures émises dans la journée (cette étape n'est pas nécessaire si vous les émettez déjà via le logiciel).
2. Enregistrez l'argent reçu comme un encaissement.
3. Enregistrez vos dépenses en tant que charges et joignez-y le ticket.

Si vous avez l'habitude d'accumuler des tickets, la numérisation des notes de frais raccourcit cette étape : vous prenez le ticket en photo, et le montant ainsi que la date sont lus automatiquement.

Routine mensuelle : une demi-heure

À la fin du mois, vérifiez trois choses, pas besoin de plus :

• Créances échues. Qui, combien, depuis combien de temps. Plus cette liste est courte, plus votre trésorerie se porte bien.
• Résumé des produits et charges. Qu'est-ce qui est entré et sorti ce mois-ci, quel poste est plus élevé que prévu.
• Solde de caisse et de banque. Le montant dans le système correspond-il à la réalité ? Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il manque une écriture.

Quatre erreurs commises par les débutants

• Ne pas saisir les soldes d'ouverture. L'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. Le système repart de zéro et vos anciennes créances n'apparaissent pas.
• Essayer de traiter les années passées de manière rétroactive. Cela ne se termine presque jamais et détruit la motivation. Définissez une date de coupure et commencez à partir de là.
• Créer la même entreprise deux fois. Le solde se trouve divisé en deux, et aucun des deux n'a l'air correct.
• Mélanger les dépenses de l'entreprise et les dépenses personnelles. Si vos courses alimentaires et le loyer de votre bureau sortent de la même caisse, aucun rapport n'aura de sens.

Quelqu'un à qui poser vos questions quand vous bloquez

Pour quelqu'un qui ne connaît pas la comptabilité, le moment le plus difficile est celui où il ne comprend pas pourquoi un chiffre affiche ce résultat. C'est là que l'assistant de Qolay.App entre en jeu : au lieu de chercher dans les menus, vous pouvez taper "quelle est ma situation de TVA ce mois-ci" ou "quel est le solde de M. Ahmet" et obtenir une réponse. Il prépare également un projet de facture, mais c'est vous qui donnez le feu vert avant l'envoi.

Nous avons expliqué son fonctionnement dans l'article sur l'Assistant Qolay.

Foire aux questions

Dois-je suivre un cours de comptabilité ?

Ce n'est pas nécessaire pour la pré-comptabilité. Les six termes ci-dessus et l'habitude d'une saisie régulière suffisent. La tenue des livres et les déclarations relèvent de toute façon du travail de votre expert-comptable.

Combien de temps faut-il pour s'y faire ?

Le premier mois est un peu brouillon, le deuxième tout rentre dans l'ordre. La vraie difficulté n'est pas d'apprendre, mais de transformer la saisie quotidienne en habitude.

Que se passe-t-il si je fais une mauvaise saisie ?

C'est modifiable. S'il s'agit d'un document électronique déjà enregistré, les règles de correction fonctionnent différemment ; nous avons abordé ce sujet dans l'article sur la facture électronique et la facture d'archives électroniques.

Où puis-je apprendre les concepts fondamentaux ?

L'article qu'est-ce que la pré-comptabilité explique son périmètre et ses différences avec la comptabilité générale dans un langage simple.

Vous n'êtes pas obligé d'être comptable. Vous avez simplement besoin de pouvoir consulter vos propres chiffres — ce qui se résume à six termes et cinq minutes par jour.

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