Des solutions qui simplifient la comptabilité

La phrase « La comptabilité me prend beaucoup de temps » ne décrit pas un problème en soi. Ce qui prend du temps, est-ce d'émettre des factures, de saisir des reçus ou d'essayer de trouver quel chiffre est le bon à la fin du mois ?

Car les solutions s'appliquent séparément à chacune de ces tâches. Si vous automatisez la mauvaise étape, rien ne change.

Voici les cinq étapes qui prennent le plus de temps et leurs équivalents pratiques respectifs.

1. Saisie des reçus et des dépenses

C'est probablement l'étape la plus agaçante. Les reçus accumulés dans les poches, les sacs ou la boîte à gants attendent d'être saisis un par un à la fin du mois. Et lors de la saisie, la date et le montant sont souvent mal saisis.

La solution : Prendre le reçu en photo le jour de la dépense. Grâce à l'OCR, le montant, la date et les informations du fournisseur sont lus ; vous n'avez qu'à vérifier et approuver. L'image reste également jointe à l'enregistrement, plus besoin de chercher dans des dossiers. Retrouvez les détails dans notre article sur la numérisation des reçus de frais.

2. Saisir la même donnée à deux endroits

Émettre la facture dans un logiciel et tenir le solde client sur Excel, suivre le stock dans un troisième endroit… Chaque copie signifie un enregistrement susceptible de diverger. Un chiffre mis à jour à un endroit et oublié à un autre finit tôt ou tard par poser problème.

La solution : Un point d'enregistrement unique. Si le compte client, le stock et la TVA sont mis à jour en une seule opération lors de l'émission de la facture, la double saisie disparaît. Si vous passez d'Excel, nous avons expliqué la marche à suivre dans notre article sur la transition.

3. Retourner au bureau pour émettre une facture

Dans les entreprises qui effectuent des ventes sur le terrain, des travaux de montage ou de service, le travail se termine sur place, mais la facture attend au bureau. Ce retard n'est pas seulement un retard d'enregistrement ; le recouvrement est également reporté de la même durée.

La solution : Émettre des factures depuis un mobile. Dès que le travail est terminé, le document est établi et envoyé, et le recouvrement peut être abordé le même jour. Nous avons expliqué le flux dans l'article Émettre une facture électronique sur mobile.

4. Qui nous doit de l'argent et combien ?

Pour certaines entreprises, comparer les relevés pour trouver les créances échues est la tâche la plus longue du mois. De plus, une créance remarquée tardivement est la plus difficile à recouvrer.

La solution : Qu'elles s'affichent devant vous au lieu de les chercher. Voir les encaissements et les paiements à échoir sur l'écran d'accueil intègre le rappel dans la routine de travail. Le rapport des encaissements et paiements à venir fait exactement cela.

5. Écrire la même note sur chaque document

Une perte de temps petite mais insidieuse : écrire l'IBAN sur chaque facture, ajouter un avertissement d'échéance, faire un rappel de solde. Trente secondes par-ci ; lorsque vous émettez cent factures par mois, cela se transforme en heures.

La solution : Des modèles de description définis une seule fois. Le texte est automatiquement ajouté à chaque document, et la ligne de solde client est également imprimée en option. Nous avons expliqué comment les configurer dans l'article Modèles de description de documents électroniques.

Que ne faut-il pas automatiser ?

Mettre chaque étape en mode automatique n'est pas une bonne idée. L'humain doit rester là où une validation est nécessaire.

L'envoi de la facture électronique en est l'exemple le plus clair : le document reçu par l'autre partie ne peut pas être annulé, par conséquent, le contrôle avant l'envoi n'est pas une perte de temps, c'est une assurance. Ne validez pas non plus le montant lu par l'OCR sans vérifier — quatre-vingt-dix pour cent de précision signifie dix pour cent d'enregistrements de dépenses erronés.

Foire aux questions

Par quoi dois-je commencer ?

Pendant une semaine, observez quelle tâche vous retarde le plus. Dans la plupart des entreprises, la réponse s'avère être la saisie des reçus ou le suivi des créances.

Est-ce trop pour une petite entreprise ?

Au contraire, ce sont les petites entreprises qui y gagnent le plus ; car il n'y a pas de personnel comptable dédié pour faire ces tâches, c'est le temps du propriétaire de l'entreprise qui y passe.

Comment cela s'harmonise-t-il avec mon expert-comptable ?

Lorsque vos enregistrements sont réguliers, les données transmises à l'expert-comptable le sont également ; les rectifications de fin de période diminuent. Nous avons abordé leur relation dans l'article Qu'est-ce que la précomptabilité et quelle est son importance.

La simplicité ne vient pas du nombre de fonctionnalités, mais du raccourcissement de la bonne étape. Trouvez où vous perdez du temps ; la solution consiste généralement en un simple changement d'habitude.

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