Qu'est-ce que la comptabilité auxiliaire ? Pourquoi est-ce vital pour votre entreprise ?

C'est un scénario très familier dans les petites entreprises : le chiffre d'affaires n'est pas mauvais, les commandes rentrent, l'équipe travaille. Mais le 28 du mois, quand les paiements s'accumulent, l'argent attendu n'est pas dans la caisse. Personne n'a détourné d'argent. C'est simplement que personne n'a suivi en un seul et même endroit quelle facture a été encaissée et laquelle est échue.

La comptabilité auxiliaire (ou pré-comptabilité) est précisément ce qui comble ce vide. Ce n'est pas une discipline complexe ; c'est l'habitude d'enregistrer régulièrement les flux financiers quotidiens.

Qu'est-ce que la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité consiste à enregistrer et à suivre les activités commerciales quotidiennes d'une entreprise. La facture que vous émettez, le paiement que vous recevez, la charge que vous payez, le produit qui sort de l'entrepôt — tout cela y est consigné.

Une pré-comptabilité bien tenue répond sans attendre à ces quatre questions :

• Combien d'argent ai-je actuellement en caisse et en banque ?
• Combien dois-je recevoir de qui, et quelle est la date d'échéance ?
• Où ai-je le plus dépensé ce mois-ci ?
• Combien d'exemplaires de chaque produit reste-t-il ?

Si vous devez appeler quelqu'un ou fouiller dans des dossiers pour trouver les réponses à ces questions, cela signifie que vous avez une pré-comptabilité, mais qu'elle ne fonctionne pas.

Pré-comptabilité et comptabilité générale ne sont pas la même chose

C'est la confusion la plus fréquente. Votre expert-comptable gère la comptabilité générale : registres légaux, déclarations, avis officiels. Quant à la pré-comptabilité, c'est vous qui la gérez et c'est vous qui produisez les données destinées à votre comptable.

Les deux ne sont pas concurrentes, elles sont complémentaires. Si votre pré-comptabilité est désordonnée, votre comptable y passera plus de temps, vous paierez plus cher et le risque d'erreur augmentera.

Que comprend la pré-comptabilité ?

Bien que cela varie d'un secteur à l'autre, cinq rubriques principales sont identiques dans presque toutes les entreprises :

• Factures et reçus : Émission des factures de vente, traitement des factures d'achat et des reçus de frais.
• Comptes tiers (clients/fournisseurs) : État des créances et des dettes des clients et fournisseurs. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre guide sur le suivi des comptes tiers.
• Caisse et banque : Mouvements de trésorerie et de comptes, virements interbancaires.
• Revenus et dépenses : Catégorisation des dépenses. Une dépense non catégorisée est une dépense impossible à analyser par la suite.
• Stock : Entrées et sorties de produits ainsi que la quantité disponible.

Si vous êtes une entreprise de services, vous pouvez ignorer la partie stock. Les quatre autres sont indispensables quelle que soit l'échelle.

Le coût de l'absence de tenue de registres

Remettre à plus tard la pré-comptabilité donne l'impression de faire gagner du temps au début. Vous éditez des factures, vous les mettez de côté en vous disant "je les saisirai plus tard". Et vous ne les saisissez jamais.

La facture de ce comportement provient généralement de ces quatre aspects :

• Créances non recouvrées. Si personne ne se rappelle d'une facture échue, le client ne le rappellera pas non plus. Lorsqu'on s'en souvient des mois plus tard, le recouvrement est beaucoup plus difficile.
• Tarification erronée. Vous augmentez ou n'augmentez pas vos prix sans savoir quel produit dégage réellement du bénéfice. Les deux options sont risquées.
• Le stress des déclarations. Transporter des documents dans un sac à la fin du mois signifie risquer des retards et des déclarations incomplètes.
• Perte de temps. Les recherches du type "Où était cette facture ?" prennent plusieurs heures par semaine, et ces heures ne reviennent jamais.

Excel suffit-il ?

La réponse honnête : oui, jusqu'à un certain point. Dans une entreprise individuelle qui émet 10 à 15 factures par mois, un tableau Excel bien configuré fait l'affaire.

Le problème survient lorsque la croissance commence. Une deuxième personne commence à toucher au tableau, trois versions différentes du fichier circulent, une formule est supprimée par erreur et personne ne s'en aperçoit. De plus, avec l'obligation de la facture électronique, un simple tableur ne suffit plus ; il faut un système capable de transmettre les documents à l'administration fiscale.

Si vous envisagez la transition, notre article sur le passage d'Excel à un logiciel de pré-comptabilité explique étape par étape la migration des données.

Comment tout configurer à partir de zéro ?

N'essayez pas de tout faire la même semaine. L'ordre à suivre est le suivant :

1. Saisissez les soldes d'ouverture. Notez comme point de départ tout ce qui se trouve actuellement en caisse et en banque, ce que vous devez recevoir et ce que vous devez aux autres. Si cette étape est sautée, chaque chiffre ultérieur sera erroné.
2. Créez les fiches de comptes tiers. Une seule fiche par client et fournisseur. Associez-les à leur numéro d'identification fiscale pour éviter de créer deux fois la même entreprise.
3. Transférez l'émission des factures ici. Le jour où vous commencez à éditer vos factures dans le système, le solde des comptes commence à se mettre à jour de lui-même.
4. Traitez quotidiennement les encaissements et les paiements. Cinq minutes par jour valent mieux que de passer une journée entière par mois à courir après.
5. Consultez les rapports à la fin du mois. Le résumé des revenus et des dépenses ainsi que la liste des créances échues sont les deux premiers rapports à examiner.

Le premier mois est un peu brouillon. À partir du deuxième mois, les chiffres se stabilisent.

Où se situe Qolay.App dans tout cela ?

Qolay.App est une application de pré-comptabilité basée sur le cloud. L'émission de factures, le suivi des comptes tiers, la caisse-banque, les stocks et les rapports sont regroupés en un seul endroit ; l'envoi de factures et d'archives électroniques s'effectue également depuis le même écran. Elle a été conçue pour être utilisée sans formation comptable.

Le forfait gratuit couvre toutes les fonctionnalités jusqu'à 500 factures par an, sans limite du nombre d'utilisateurs ni d'entreprises. Pour plus de détails, jetez un œil à notre article sur le logiciel de pré-comptabilité gratuit.

Foire aux questions

Tenir une pré-comptabilité est-il une obligation légale ?

Il n'y a pas d'article de loi direct qui stipule "tu tiendras une pré-comptabilité". Cependant, pour pouvoir respecter vos obligations de tenue de registres et d'émission de documents, avoir des dossiers réguliers est une nécessité pratique. Consultez votre expert-comptable pour votre situation spécifique.

J'ai déjà un expert-comptable, dois-je quand même en tenir une ?

Oui. Votre comptable vous fournit le tableau officiel de la période précédente ; la pré-comptabilité, quant à elle, montre la situation d'aujourd'hui. Votre comptable ne viendra pas vous dire dont le paiement est échu.

Est-ce nécessaire même pour une entreprise individuelle ?

C'est particulièrement nécessaire. Si vous êtes le seul travailleur, il n'y a personne d'autre pour vous rappeler les paiements oubliés. Si vous êtes travailleur indépendant, l'article suivi des revenus et des dépenses pour les freelances constitue un meilleur point de départ.

Dois-je également saisir les registres des années précédentes ?

Non. Il suffit de fixer une date de coupure et de commencer avec les soldes de ce jour-là. Traiter le passé de manière rétroactive reste inachevé dans la plupart des entreprises et finit par tuer la motivation.

La pré-comptabilité n'est pas un outil pour faire croître l'entreprise, mais pour éviter de perdre le contrôle pendant qu'elle grandit. Si vous savez aujourd'hui combien d'argent il y a en caisse et quelles créances sont échues, le reste viendra tout seul.

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