Passer d'Excel à un logiciel de comptabilité

Ne soyons pas injustes envers Excel. Un tableau bien conçu peut porter la comptabilité d'une petite entreprise pendant des années. Le problème ne vient pas du tableau lui-même, mais de la croissance de l'activité.

Et le moment de bascule n'arrive généralement pas en raison d'un seul événement. On s'en aperçoit progressivement.

Les signes qui montrent qu'il est temps de changer

• Plusieurs versions du fichier circulent. "Client_final.xlsx", "Client_final_v2.xlsx", "Client_ACTUEL.xlsx" — personne ne sait quel est le bon.
• Une formule s'est cassée et vous ne savez pas quand. Impossible de savoir combien de décisions ont été prises avec un chiffre erroné.
• Une deuxième personne commence à toucher au tableau. Si deux personnes l'ouvrent en même temps, quand l'une enregistre, le travail de l'autre disparaît.
• Vous êtes assujetti à la facture électronique. Un tableur ne peut pas générer de documents ; il faut un système connecté à un intégrateur.
• Vous saisissez la même donnée à deux endroits. La facture est d'un côté, le solde de l'autre. Inévitablement, les deux finissent par diverger.

Si vous reconnaissez deux de ces situations, reporter la transition commence à vous coûter de l'argent.

L'ordre de migration a son importance

L'erreur la plus fréquente consiste à vouloir ressaisir rétroactivement tous les mouvements des années précédentes. Ce travail ne se termine presque jamais et est généralement abandonné en cours de route.

La bonne méthode consiste à fixer une date de coupure. Par exemple, le 1er du mois. Vous commencez avec les soldes de ce jour-là, et l'ancien Excel reste en tant qu'archive.

1. Informations de l'entreprise. Raison sociale, numéro d'identification fiscale, centre des impôts, adresse. La facture électronique transitant par ces informations, elles doivent être correctes dès le départ.
2. Fiches produits et services. Prix, taux de TVA, unité. Si vous vous trompez de taux de TVA ici, l'erreur se répercutera sur chaque facture.
3. Fiches de comptes clients/fournisseurs. Clients et fournisseurs. Fusionnez les doublons grâce au numéro fiscal — sur Excel, une même entreprise apparaît souvent sous deux ou trois graphies différentes.
4. Soldes d'ouverture. Chiffres de la caisse, de la banque, des créances et des dettes à la date de coupure. Si cette étape est sautée, la transition échouera.
5. État des stocks. Faites l'inventaire de tout ce qui se trouve en dépôt et saisissez-le. Ne les saisissez pas par estimation sans faire d'inventaire.

Pourquoi le solde d'ouverture est-il si critique ?

Parce que s'il n'est pas saisi, le système part du principe que vous repartez de zéro. La dette de 40 000 TL d'un client venant du passé n'apparaîtra pas dans les registres ; seules vos nouvelles factures émises s'accumuleront.

Lorsque vous vous en apercevrez trois mois plus tard, vous serez obligé de réexaminer tous les mouvements intermédiaires. Y consacrer une demi-litre le jour de la transition vaut mieux que de passer deux jours à tout corriger plus tard.

Travaillez en parallèle pendant la transition

Faire tourner à la fois Excel et le logiciel le premier mois peut ressembler à du travail en plus, mais cela apporte de la sécurité. À la fin du mois, vous comparez les chiffres des deux côtés ; s'ils correspondent, vous archivez Excel.

S'ils ne correspondent pas, l'écart provient presque toujours de l'un de ces trois éléments : un solde d'ouverture mal saisi, une facture traitée en double ou un encaissement non enregistré.

Vous n'êtes pas obligé d'abandonner totalement Excel

Même après avoir transféré votre comptabilité sur un logiciel, Excel reste un excellent outil d'analyse. Vous pouvez exporter les rapports et effectuer vos propres calculs. Ce qui change : Excel n'est plus la source des données, mais leur résultat.

Foire aux questions

Combien de temps prend la transition ?

Cela dépend du nombre de vos clients et de vos produits. Une demi-journée suffit pour une entreprise comptant 50 clients et 100 produits. Le plus clair du temps ne passe pas par la saisie des données, mais par le nettoyage des listes.

Peut-on changer de logiciel en cours d'année ?

C'est tout à fait possible. Attendre le début de l'année fait chic, mais en pratique, cela se transforme en prétexte pour reporter. Tant que vous saisissez correctement les soldes d'ouverture, la date importe peu.

Puis-je importer ma liste de clients en bloc ?

Qolay.App prend en charge l'importation de fichiers pour les listes de clients et de fournisseurs. Nettoyer les doublons avant l'importation vous facilitera la tâche. Nous avons expliqué la structure des fiches dans l'article sur le suivi des comptes clients.

Quel en est le coût ?

Vous pouvez commencer avec le forfait gratuit jusqu'à 500 factures par an. La portée et les limites sont détaillées dans l'article sur la pré-comptabilité gratuite.

La partie difficile de la transition n'est pas technique, c'est une question de décision. Une fois la date de coupure fixée et les soldes d'ouverture saisis, le plus gros du travail est fait.

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