Modèles de descriptions pour documents électroniques

Vous émettez une facture et y écrivez à chaque fois la même chose dans la zone de description : informations bancaires, échéance de paiement, peut-être une note de retour.

C'est une tâche de trente secondes en soi. Si vous émettez une centaine de factures par mois, cela représente plusieurs jours de travail par an — et c'est la première chose que l'on oublie lors d'une journée chargée. Ensuite, le client appelle pour demander l'IBAN.

À quoi sert un modèle ?

Vous définissez une seule fois le texte qui apparaîtra dans la section description du document. Ensuite, il s'ajoute automatiquement à chaque document que vous émettez.

Sur Qolay.App, ces modèles peuvent être configurés séparément pour trois types de documents : e-fatura (facture électronique), e-arşiv (archive électronique) et e-irsaliye (bon de livraison électronique). Ainsi, vous pouvez utiliser un texte différent sur l'e-fatura destinée à un client professionnel et un autre sur l'e-arşiv destinée à un consommateur final.

Ligne de solde du compte client

Au-delà du texte fixe, vous pouvez également inclure le solde actuel du compte du client sur le document.

L'impact sur le recouvrement est trop important pour être ignoré. Le client voit sa dette totale sur chaque facture ; la réponse "je n'étais pas au courant" disparaît. De plus, les discussions de rapprochement sont facilitées, car le chiffre est régulièrement communiqué à l'autre partie.

Un avertissement : la ligne de solde affichera des informations erronées si vos enregistrements de comptes clients ne sont pas à jour. Assurez-vous que votre gestion des comptes courants est bien en place avant de l'activer.

Que faut-il y écrire ?

Contenus efficaces en pratique :

• Informations bancaires et IBAN. La question la plus fréquente ; autant qu'elle soit sur le document.
• Rappel de l'échéance de paiement. Du genre "L'échéance de paiement est de 30 jours à compter de la date de facture".
• Conditions de retour et de garantie. Particulièrement utile dans le commerce de détail et le e-commerce.
• Phrase de remerciement. Une petite touche qui contribue à la perception de la marque.

Faites court. Un texte trop long prend de la place sur le document imprimé et devient illisible.

"Pourquoi y a-t-il un solde écrit au bas de ma facture ?"

C'est la question la plus fréquente des utilisateurs qui découvrent les modèles pour la première fois. La réponse : quelqu'un a activé ce paramètre.

Pour modifier ou supprimer le texte, allez dans la section Paramètres → E-Document → Modèles de description. Le paramètre ne fonctionne pas par document, mais par définition ; lorsque vous le modifiez, cela affecte les documents futurs, tandis que les documents passés restent inchangés.

Foire aux questions

Puis-je désactiver le modèle sur une seule facture ?

Vous pouvez modifier la zone de description sur le document. Le modèle fournit le texte de départ, et vous êtes libre de le réécrire par-dessus.

Puis-je afficher un texte différent selon les clients ?

Le modèle est défini par type de document. Pour une distinction par client, vous devez modifier manuellement le texte sur la facture concernée.

Cela modifie-t-il aussi l'apparence du document ?

Non, le modèle ajoute uniquement du texte. La conception de la sortie est un sujet distinct — consultez notre article sur les modèles d'impression.

Est-ce que cela fonctionne aussi sur l'e-İrsaliye ?

Oui, cela peut être défini pour les trois types de documents. Nous avons expliqué le flux des documents dans notre article sur l'e-İrsaliye.

C'est un petit paramètre, mais son impact se fait sentir à deux niveaux : la demi-minute gagnée sur chaque facture et le fait que le client voie régulièrement sa dette. Ce dernier point raccourcit votre délai de recouvrement.

Ouvrez un compte gratuit sur Qolay.App et définissez vos modèles une bonne fois pour toutes.