Comment faire le suivi des comptes clients-fournisseurs ?

Vendre est relativement facile. Le plus difficile est de recouvrer le montant de cette vente à temps. La différence entre les deux se cache dans le compte courant.

Le compte courant est l'enregistrement de la relation de créance et de dette entre vous et un client ou un fournisseur. Chaque facture augmente le solde, chaque encaissement le réduit. Cela a l'air simple ; et c'est précisément parce qu'elles se fient à cette simplicité que la plupart des entreprises finissent par relâcher leur rigueur et le tiennent mal.

Que se passe-t-il sans un suivi des comptes courants ?

Le scénario est toujours le même lorsqu'aucun registre n'est tenu : vous vous souvenez de la quantité de marchandises fournies au client, mais pas du montant que vous avez encaissé. Les deux parties croient dur comme fer en leurs propres chiffres et la conversation commence par « je vous ai déjà payé ».

Voici les coûts concrets de cette situation :

• Une créance échue attend des mois sans que personne ne s'en aperçoive ; et plus elle attend, plus son recouvrement est difficile.
• Vous continuez à livrer des marchandises à un client insolvable, tout simplement parce que vous ne voyez pas son risque actuel.
• Des paiements en double sont effectués auprès des fournisseurs. Ce n'est pas rare, c'est même beaucoup plus courant qu'on ne le pense.

Une bonne mise en place : quatre règles

Il n'est pas nécessaire de mettre en place un système complexe pour assurer un suivi efficace des comptes courants. Il suffit de respecter quatre règles.

1. Une seule fiche par entreprise

L'erreur la plus fréquente consiste à créer deux fois la même entreprise : l'une sous « Yılmaz Tic. » et l'autre sous « Yılmaz Ticaret Ltd. ». Le solde se trouve alors divisé par deux, et aucun des deux n'est correct. Fusionnez les fiches en utilisant le numéro d'identification fiscale ou le numéro d'identité.

2. Séparez les clients et les fournisseurs

Si vous achetez et vendez auprès de la même entreprise, tenir deux fiches distinctes rendra vos rapports beaucoup plus clairs. Si vous devez effectuer des compensations, enregistrez-le comme une opération consciente et non en mélangeant les fiches.

3. Saisissez impérativement le solde d'ouverture

Le jour où vous adoptez le logiciel, inscrivez le solde de report de chacun. Si vous omettez cette étape, le système commencera à zéro et vos anciennes créances n'apparaîtront nulle part dans les registres. S'apercevoir de cet oubli par la suite rend sa correction bien plus fastidieuse.

4. Enregistrez les encaissements le jour même

Personne n'oublie d'émettre une facture ; ce que l'on oublie toujours, c'est d'enregistrer l'encaissement. L'argent n'apparaît pas tout seul dans les registres simplement parce qu'il a été versé sur le compte. Consacrer cinq minutes par jour à cette tâche est beaucoup plus rapide que d'essayer de concilier les relevés à la fin du mois.

Le rapprochement : deux fois par an suffisent, mais faites-le

Le rapprochement consiste à comparer vos registres avec ceux de l'autre partie. Cela peut sembler être une simple formalité, mais en pratique, cela met en lumière des opérations qui avaient échappé aux deux parties.

Envoyez le relevé et dites : « Nous constatons tel solde à telle date chez nous, pouvez-vous le confirmer ? ». S'il y a un écart, il s'agit presque toujours de l'une de ces trois causes : un encaissement mal enregistré, une facture saisie deux fois, ou un document de retour/remise non comptabilisé.

Pourquoi le solde ne correspond-il pas ?

Derrière la plainte « le chiffre est faux », il y a généralement un problème d'ordre d'enregistrement plutôt qu'un défaut du logiciel. Voici une liste de contrôle :

• Le solde d'ouverture a-t-il été saisi ? C'est la cause la plus fréquente.
• L'encaissement a-t-il été imputé au bon compte courant ? S'il existe deux fiches aux noms similaires, il a peut-être été attribué à la mauvaise.
• Y a-t-il une facture d'avoir (retour) ? Si les retours ne sont pas enregistrés, le solde apparaîtra plus élevé qu'il ne l'est en réalité.
• Des devises différentes ont-elles été mélangées ? Pour les opérations en devises étrangères, les écarts de change doivent être traités séparément.

Comment cela fonctionne-t-il dans Qolay.App ?

Une fois que vous avez ouvert la fiche de compte courant, vous n'avez plus rien à faire de particulier : la facture que vous émettez, l'encaissement et le paiement que vous saisissez s'imputent automatiquement sur le solde. Vous voyez directement le solde dans la liste des clients, et en ouvrant la fiche, vous accédez à tout l'historique des transactions.

Deux fonctionnalités facilitent la tâche. Premièrement, le rapport des encaissements et paiements à venir — qui affiche sur l'écran d'accueil les créances dont l'échéance approche. Deuxièmement, les modèles de description de documents électroniques ; ils ajoutent automatiquement le solde actuel au bas de la facture, rappelant ainsi sa situation au client sur chaque document.

Foire aux questions

Peut-on tenir les comptes courants sur Excel ?

C'est possible avec un petit nombre de clients. Le problème survient lorsque vous émettez la facture d'un côté et tenez le solde de l'autre : tôt ou tard, les deux registres finissent par diverger. Nous avons expliqué la procédure de migration dans notre article sur le passage d'Excel à un logiciel de pré-comptabilité.

À quoi sert un relevé de compte courant ?

Il indique l'ensemble des transactions et le solde sur une période donnée. Il est utilisé lors des rapprochements et pour le suivi des créances ; c'est le document le plus clair à envoyer à un client.

Je travaille au comptant, dois-je tenir des comptes courants ?

Si l'encaissement est immédiat, le solde du compte courant reste constamment à zéro, ce qui réduit la charge de suivi. Néanmoins, ouvrir une fiche vous permet de consulter le volume de vos transactions passées avec ce client.

Que faire en cas de créance échue ?

Des rappels précoces et réguliers constituent la méthode la plus efficace. Nous avons abordé la mise en place de ce processus dans notre article sur la gestion des créances en souffrance.

Le suivi des comptes courants n'est pas une question de reporting, mais une question d'habitude. Si vous ouvrez correctement les fiches et enregistrez les encaissements au jour le jour, les soldes resteront exacts d'eux-mêmes.

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