Wenn Waren zurückgeschickt werden, geht auch das Dokument den umgekehrten Weg
Wie erstellt man eine Gutschrift?
Die Gutschrift wird nicht vom Verkäufer, sondern vom Käufer ausgestellt. Wir erklären, wer sie ausstellt, warum der Mehrwertsteuersatz gleich bleiben muss und was zu tun ist, wenn der Kunde kein Steuerpflichtiger ist.
Die von Ihnen verkaufte Ware ist zurückgekommen. Die Rechnung wurde ausgestellt, die Mehrwertsteuer deklariert und der Lagerbestand abgebucht. Jetzt muss dies alles rückgängig gemacht werden.
Der Weg dafür ist nicht, die ursprüngliche Rechnung zu löschen; sondern ein zweites Dokument in umgekehrter Richtung auszustellen.
Wer stellt das Dokument aus?
Die Gutschrift bzw. Rückgaberechnung wird von der Partei ausgestellt, die die Ware zurückschickt, also dem Käufer. Die Logik ist einfach: Die Rückgabe wird wie ein Verkauf des Käufers an den Verkäufer behandelt.
Das bedeutet, Ihr Kunde stellt Ihnen eine Rechnung aus. Sie erfassen diese als Eingangsrechnung, buchen sie wieder in Ihr Lager ein und verbuchen die Mehrwertsteuer auf Ihrem Vorsteuerkonto.
Dies ist eine Regel, die im ersten Moment unlogisch erscheint, aber das gesamte System konsistent macht. Der Verkäufer kann eine von ihm selbst ausgestellte Rechnung nicht einfach als „Minus“ noch einmal ausstellen.
Worauf bei einer Rückgaberechnung zu achten ist
Der Mehrwertsteuersatz ändert sich nicht. Der Steuersatz auf der Rückgaberechnung muss derselbe sein wie auf der Originalrechnung. Selbst wenn sich der Steuersatz in der Zwischenzeit geändert hat, gilt der Satz zum Zeitpunkt des Verkaufs.
Auch der Stückpreis ändert sich nicht. Wenn Sie das Produkt für 100 TL verkauft haben, erfolgt die Rückgabe auf Basis von 100 TL. Weicht der Preis ab, handelt es sich nicht um eine Rückgabe, sondern um einen neuen Vorgang.
Geben Sie eine Referenz an. Schreiben Sie die Nummer und das Datum der Originalrechnung in den Beschreibungstext der Rückgaberechnung. Bei Prüfungen und Abgleichen wird genau danach als Erstes gefragt.
Eine Teilstornierung ist möglich. Wenn von zehn verkauften Produkten drei zurückgeschickt wurden, wird die Rückgaberechnung über drei Stück ausgestellt; der Verkauf der restlichen sieben Stück bleibt gültig.
Wenn der Kunde kein Steuerpflichtiger ist
Bei Rücksendungen von Endverbrauchern kann der Käufer keine Rechnung ausstellen. In diesem Fall stellt der Verkäufer einen Spesenbeleg (gider pusulası) aus, um die Rückgabe zu dokumentieren.
Im Einzelhandel und E-Commerce ist dies der Standardweg für den Rückgabeprozess. Wie dieser ausgestellt wird, haben wir im Artikel zum Thema Spesenbeleg erläutert.
In einigen Fällen kann statt einer Rückgabe auch eine vollständige Stornierung der Rechnung infrage kommen; wenn Sie sich innerhalb der Frist befinden, bietet der Rechnungsstornierungs- und Einspruchsprozess eine sauberere Lösung.
Auswirkung der Rückgabe auf die Vorbuchhaltung
Wenn eine Rückgabe verarbeitet wird, müssen drei Einträge gleichzeitig korrigiert werden: Das Lager wird wieder aufgestockt, der Kontostand verringert sich und die Mehrwertsteuer wird auf der Vorsteuerseite verbucht. Wird einer davon ausgelassen, stimmt das Gesamtbild nicht mehr.
Am häufigsten wird der Lagereingang vergessen. Das Produkt befindet sich physisch im Lager, wird im System aber als verkauft angezeigt – das führt bei Bestandsaufnahmen zu Abweichungen. Wir haben dieses Thema im Artikel Fehler bei der Bestandsverfolgung vermeiden behandelt.
Da die Rückgabequote im E-Commerce hoch ist, ist diese Ordnung umso kritischer. Der Artikel Häufige Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung rundet das Thema ab.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine Frist für eine Rückgaberechnung?
Im Gegensatz zu Stornierungen gilt für Rückgaberechnungen nicht die 8-tägige Einspruchsfrist. Im Hinblick auf Periodenabschlüsse ist es jedoch ratsam, sie so schnell wie möglich auszustellen.
Kann ich statt einer Rückgabe eine Rechnung mit negativem Betrag ausstellen?
Nein. Das Ausstellen einer Rechnung mit negativem Betrag ist keine akzeptierte Methode.
Wie läuft die Rückgabe eines beim Transport beschädigten Produkts ab?
Der Dokumentenprozess läuft genauso ab. Wenn das Transportunternehmen für den Schaden verantwortlich ist, handelt es sich um eine separate Schadensersatzangelegenheit, die keinen Einfluss auf die Rückgaberechnung hat.
Muss eine Rückgaberechnung eine E-Rechnung sein?
Wenn die ausstellende Partei E-Rechnungs-Pflichtige ist und Sie es ebenfalls sind, wird sie als E-Rechnung ausgestellt. Der Status der Steuerpflicht bestimmt den Dokumententyp.
Rückgaben sind ein natürlicher Teil des Systems. Zu wissen, wer die Rechnung ausstellt und die drei Buchungen gemeinsam zu korrigieren, erspart nachträgliche Korrekturarbeiten.
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