Häufige Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung

Die Buchhaltung im E-Commerce ist anspruchsvoller als im klassischen Einzelhandel. Das liegt nicht am Verkaufsvolumen, sondern daran, dass hinter jeder Bestellung vier bis fünf verschiedene finanzielle Vorgänge stehen.

Ein Produkt wird verkauft, eine Provision wird einbehalten, Versandkosten fallen an, das Geld wird nach 15 Tagen ausgezahlt, der Kunde schickt es zurück. Jeder dieser fünf Schritte erfordert eine separate Buchung. Wird auch nur einer ausgelassen, stimmt am Ende der Gewinn nicht.

1. Provision vom Verkauf abziehen

Der häufigste Fehler. Ein Produkt wurde für 1.000 TL verkauft, der Marktplatz hat eine Provision von 150 TL einbehalten, und 850 TL wurden gutgeschrieben. Die Rechnung über nur 850 TL auszustellen, ist falsch.

Die Rechnung, die Sie an den Kunden ausstellen, lautet über 1.000 TL; die Provision hingegen ist ein separates Belegdokument über Ausgaben, das Ihnen der Marktplatz ausstellt. Eine Nettobuchung lässt Ihren Umsatz zu niedrig und Ihre Mehrwertsteuer fehlerhaft erscheinen.

2. Zahlungsziel ignorieren

Marktplätze zahlen den Verkaufserlös in der Regel mit einem bestimmten Zahlungsziel aus. Während dieses Zeitraums befindet sich Ihr Geld beim Marktplatz.

Das Geld am Tag des Verkaufs bereits als Kassenbestand anzusehen bedeutet, mit nicht vorhandener Liquidität zu planen. Betrachten Sie den Marktplatz wie ein Debitorenkonto und behalten Sie Ihre ausstehenden Forderungen im Blick.

3. Retouren nicht erfassen

Die Retourenquote im E-Commerce ist hoch, und eine Retoure ist nicht einfach nur die Stornierung eines Verkaufs: Das Produkt geht zurück ins Lager, für die Rechnung wird eine Gutschrift erstellt, die Provision wird teilweise erstattet und die Versandkosten bleiben bei Ihnen hängen.

Eine nicht verbuchte Retoure verfälscht sowohl den Bestand, den Umsatz als auch die Mehrwertsteuer. Ein Großteil der Situationen, in denen es am Monatsende heißt „Die Zahlen stimmen nicht“, geht genau hierauf zurück.

4. Versandkosten nicht verfolgen

Pro Bestellung mögen die Versandkosten gering erscheinen. Bei 500 Sendungen im Monat werden sie jedoch zu einem der größten Kostenfaktoren.

Wenn Sie eine Aktion mit kostenlosem Versand anbieten, gehen diese Kosten direkt von Ihrem Gewinn ab. Wenn Sie sie nicht erfassen, werden Sie nie erfahren, was Sie die Kampagne tatsächlich gekostet hat.

5. Produktcodes nicht abgleichen

Wenn sich der Lagerhaltungs- bzw. Artikelcode auf dem Marktplatz von dem in Ihrer Vorbuchhaltung unterscheidet, wird das Produkt bei der Auftragsübertragung versehentlich ein zweites Mal angelegt. Der Bestand teilt sich auf, und beide Einträge erscheinen fehlerhaft.

Es ist wesentlich einfacher, die Codes von Anfang an abzugleichen, als nachträglich doppelte Artikelkarten zusammenzuführen. In unserem Beitrag Marktplatzbestellungen in Rechnungen umwandeln haben wir erläutert, wie dieser Abgleich eingerichtet wird.

6. Gewinn nicht nach Kanälen berechnen

Wenn Sie auf drei Marktplätzen verkaufen, unterscheiden sich bei allen drei die Provisionssätze und das Retourenverhalten. Ein Blick auf den Gesamtumsatz verschleiert, welcher Kanal sich wirklich rechnet.

Der umsatzstärkste Kanal kann sich nach Abzug von Provisionen und Retouren als derjenige mit dem geringsten Gewinn erweisen. Das erkennen Sie nur, wenn Sie die Auswertung kanalbezogen vornehmen.

Wo sollte man beginnen?

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu korrigieren. Die folgenden drei Schritte nacheinander erzielen die größte Wirkung: Beginnen Sie zuerst damit, die Provision als separaten Aufwand zu verbuchen, bearbeiten Sie anschließend Retouren regelmäßig und gleichen Sie danach die Produktcodes ab.

Bewahren Sie außerdem die Zahlungsberichte der Marktplätze im Dokumentenmanagement auf; so verlieren Sie keine Zeit mit Suchen, wenn ein Abgleich erforderlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich für jede Bestellung eine Rechnung ausstellen?

Bei Verkäufen besteht die Verpflichtung zur Belegstellung. Für Verkäufe an Endverbraucher wird in der Regel eine E-Archiv-Rechnung erstellt; lassen Sie Ihre individuelle Situation von Ihrem Steuerberater bestätigen.

Kann ich die Vorsteuer auf Provisionen abziehen?

Wenn Sie den Provisionsbeleg verbuchen, fließt die entsprechende Mehrwertsteuer in das Vorsteuerkonto ein. Wenn Sie den Beleg nicht erfassen, können Sie dieses Recht nicht nutzen — wir haben das Thema im Artikel Mehrwertsteuer-Tracking behandelt.

Wie trenne ich meinen eigenen Onlineshop und Marktplätze voneinander?

Definieren Sie Zahlungskanäle als separate Konten: das virtuelle POS separat, jeden Marktplatz ebenfalls separat. So sehen Sie ohne Verwechslungen, was über welchen Kanal eingenommen wurde.

Im E-Commerce ist der Gewinn nicht die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis, sondern das, was nach Abzug von Provision, Versand und Retouren übrig bleibt. Posten, die Sie nicht erfassen, schmälern Ihren Gewinn unbemerkt.

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