Spesenbeleg-Scanning für die Buchhaltung

Belege sammeln sich in Taschen, in der Handtasche oder im Handschuhfach. Am Monatsende landet alles auf dem Tisch und wird einzeln eingetragen. Bei der Hälfte ist die Schrift verblasst, ein paar sind verloren gegangen.

Das Problem ist eigentlich gar nicht das Erfassen der Belege, sondern das Aufschieben davon. Ein Beleg, der am Tag der Ausgabe erfasst wird, kostet eine Sekunde; ein Beleg, der drei Wochen später eingetragen wird, gleicht einer archäologischen Ausgrabung.

Wie funktioniert es?

1. Fotografieren Sie den Beleg oder laden Sie ihn als PDF hoch. Das geht auch ganz einfach vom Smartphone aus.
2. Das System liest das Bild aus und extrahiert Betrag, Datum, MwSt. und Lieferanteninformationen. Dieser Vorgang dauert nur wenige Sekunden.
3. Die ausgelesenen Daten werden Ihnen angezeigt. Sie können sie überprüfen und bei Bedarf korrigieren.
4. Nach Ihrer Freigabe wird ein Ausgabeneintrag erstellt und das Belegbild als Anhang des Eintrags gespeichert.

Der letzte Punkt ist wichtiger, als es scheint: Selbst wenn die physische Kopie des Belegs verblasst oder verloren geht, bleibt das Bild im Eintrag erhalten. Das Wühlen in Ordnern entfällt komplett.

Überspringen Sie nicht den Freigabeschritt

Die Beleglesung funktioniert gut, aber nicht perfekt. Bei zerknitterten, verblassten oder bei schlechten Lichtverhältnissen fotografierten Belegen steigt die Fehlerquote.

Deshalb ist der Ablauf nicht als „Scannen und Speichern“, sondern als „Scannen, Anzeigen, Freigeben“ konzipiert. Neunzig Prozent Genauigkeit bedeutet bei einer Bearbeitung ohne Freigabe zehn Prozent fehlerhafte Ausgabeneinträge — und dieser Fehler zieht sich bis zu Ihrem MwSt.-Betrag durch.

So verbessern Sie die Lesequalität: Legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche, vermeiden Sie Schatten und stellen Sie sicher, dass er vollständig im Bildausschnitt zu sehen ist.

Verbraucht Qolay Credits

Da die Beleglesung künstliche Intelligenz nutzt, verbraucht sie Qolay Credits. Jedes neue Unternehmen erhält 100 Credits kostenlos; Sie müssen nichts kaufen, um direkt loszulegen.

Wenn die Credits aufbraucht sind, funktioniert die Beleglesung nicht mehr, aber Sie können Ihre Ausgaben weiterhin manuell erfassen. Wie das genau funktioniert, haben wir im Artikel über Qolay Credits erklärt.

Die Ausgabe ist erfasst, was ist mit der Bezahlung?

Die meisten Kosten wurden ohnehin bereits bar oder mit Karte bezahlt. Den Ausgabeneintrag zu erfassen und die Zahlung separat zu verarbeiten, bedeutet doppelte Arbeit und Letzteres wird oft vergessen — danach stimmt die Kasse nicht mehr.

Die Erfassung von Ausgabe und Zahlung in einem einzigen Schritt schließt diese Lücke; die Details finden Sie im Artikel Ausgabenerfassung und Bezahlung in einem Schritt.

Häufig gestellte Fragen

Welche Dateitypen können gelesen werden?

Gängige Bildformate und PDFs. Auch digitale Belege, die Sie als Screenshot erhalten haben, können hochgeladen werden.

Werden Belege mit verblasster Schrift gelesen?

Möglicherweise nicht. Thermobonpapier verblasst mit der Zeit; daher ist es am sichersten, den Beleg noch am selben Tag zu fotografieren.

Muss ich das Original des Belegs aufbewahren?

Ihre Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung bleibt bestehen. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater bezüglich der Rechtsgültigkeit der digitalen Kopie; das Bild im System erleichtert Ihnen in jedem Fall die Suche und Kontrolle.

Kann ich einen Massen-Upload durchführen?

Sie können mehrere Belege hochladen, aber jeder erfordert eine separate Freigabe. Das ist Absicht — eine Sammelfreigabe würde bedeuten, dass auch Fehler gesammelt durchgewunken werden.

Der wahre Vorteil des Belegscannens ist nicht die Geschwindigkeit, sondern das Durchbrechen der Aufschieberitis. Wenn Sie die Ausgabe direkt dort erfassen, wo sie anfällt, gibt es kein Monatsendeproblem mehr.

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