E-Rechnung mobil erstellen

Die Montage ist beendet, der Service ist abgeschlossen, die Ware wurde geliefert. Der Kunde sagt: „Schicken Sie mir die Rechnung“, und Sie planen, diese abends im Büro zu schreiben.

Aber abends kommen andere Aufgaben dazwischen, am nächsten Tag der nächste Kunde. Die Rechnung verzögert sich um zwei Tage, und damit auch der Zahlungseingang. Dabei ist der Moment, in dem sich der Kunde am ehesten an die Arbeit erinnert und zahlungsbereit ist, direkt nach Abschluss der Arbeit.

Dasselbe Konto, dieselben Daten

Die mobile App ist kein separates System. Die Kunden-, Artikel- und Bestandsinformationen, die Sie im Web sehen, erscheinen mit demselben Konto auch auf Ihrem Telefon. Die unterwegs ausgestellte Rechnung ist sofort auf dem Computer im Büro sichtbar.

Das bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, „die Daten später zu synchronisieren“. Es gibt einen Datensatz, zwei Bildschirme.

Der Rechnungsfluss im Außendienst

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung in der App.
2. Wählen Sie den Kunden aus. Falls er nicht gespeichert ist, können Sie hier die Stammdaten anlegen.
3. Fügen Sie das Produkt oder die Dienstleistung hinzu; Preis und MwSt. werden aus den Stammdaten übernommen.
4. Speichern und senden Sie das Dokument. Das Dokument erreicht den Empfänger über den Integrator.
5. Wurde die Zahlung vor Ort geleistet, buchen Sie den Zahlungseingang gleichzeitig ein.

Der letzte Schritt ist der wertvollste. Wenn Sie den Zahlungseingang direkt vor Ort erfassen, schließt sich der Kundensaldo und die Ungewissheit „Habe ich das Geld eigentlich erhalten?“ entsteht erst gar nicht.

Wo mobiles Arbeiten wirklich nützlich ist

• Bestandsabfrage. Der Kunde fragt „Gibt es davon noch was?“; Sie können nachsehen, ohne das Lager anrufen zu müssen.
• Kontostandprüfung. Die offenen Forderungen des Kunden zu sehen, bevor Sie einen neuen Auftrag annehmen, verhindert riskante Verkäufe von vornherein.
• Belegfotografie. Reisekosten, Kraftstoff, Mittagessen — Sie können den Beleg sofort fotografieren und in einen Ausgabenbeleg umwandeln.
• Zahlungserfassung. Die sofortige Erfassung von bar oder per Überweisung erhaltenen Beträgen im Außendienst verhindert Kassen Differenzen.

Was bleibt im Web?

Die mobile App ist für den täglichen Betrieb konzipiert, nicht für die Konfiguration. Aufgaben wie Integratoreinrichtung, Seriendefinitionen, Benutzerberechtigungen und das Design von Druckvorlagen werden im Web erledigt.

Das heißt, wenn Sie etwas „auf dem Handy nicht finden“, ist das meist kein Mangel, sondern eine bewusste Trennung. Die Einrichtung einmalig über das Web vorzunehmen und mobil im Außendienst zu arbeiten, ist der erwartete Ablauf.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Rechnungen ausstellen, wenn ich kein Internet habe?

Da der E-Beleg-Versand über den Integrator erfolgt, ist eine Verbindung erforderlich. Bei schwachem Empfang ist es sicherer, die Rechnung zu speichern und zu senden, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Gibt es zusätzliche Kosten für die mobile App?

Nein, sie ist im selben Konto enthalten. Tarifumfänge finden Sie im Artikel über kostenlose Buchhaltungssoftware.

Kann jeder im Team Rechnungen über das Handy ausstellen?

Benutzer, die Sie dazu berechtigt haben, können das. Das Außendienstteam nur auf die Menüs zugreifen zu lassen, die es wirklich braucht, ist eine gute Praxis, um die Ordnung bei den Aufzeichnungen zu wahren.

Kann ich den Rechnungsbeleg direkt vor Ort übergeben?

Bei E-Archiv-Rechnungen kann ein Ausdruck ausgehändigt werden. Um das Aussehen an Ihre Marke anzupassen, werfen Sie einen Blick auf die Druckvorlagen.

Das Ausstellen von Rechnungen über das Handy spart nicht nur ein paar Minuten, sondern ein paar Tage. Es schließt die Lücke zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App und beginnen Sie, Rechnungen direkt aus dem Außendienst zu schreiben.