Der Grund, profitabel zu wirken und dennoch kein Geld zu haben
Wie verwalten Sie überfällige Forderungen?
Je älter eine Forderung wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit ihrer Beitreibung. Wir haben beschrieben, wann und wie Erinnerungen verschickt werden, wie der Forderungsspiegel gelesen wird und an welchem Punkt der Verkauf gestoppt werden sollte.
Die meisten Unternehmen, die auf dem Papier profitabel sind, aber kein Geld in der Kasse haben, haben ein einziges Problem: Es wurde verkauft, eine Rechnung wurde gestellt, aber das Geld ist nicht eingegangen.
Und eine Forderung verliert an Wert, je länger man auf sie wartet. Nicht nur wegen der Inflation — je mehr Zeit nach dem Fälligkeitsdatum vergeht, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie eingetrieben wird.
Zuerst die Alterung: Wie viele Tage ist die Forderung alt?
Es reicht nicht aus zu wissen, wie hoch Ihre Gesamtforderung ist. Entscheidend ist, wie lange diese Forderung bereits aussteht. Gruppieren Sie Ihre Forderungen:
- Nicht fällig. Kein Problem, steht im Kalender.
- 1-30 Tage überfällig. Meistens Vergesslichkeit oder eine verschobene Zahlungsfrist. Eine freundliche Erinnerung löst die Sache meistens.
- 30-90 Tage überfällig. Das bedeutet, hier gibt es ein Problem. Der Kunde hat möglicherweise Liquiditätsengpässe oder hat Sie bei den Zahlungen nach hinten geschoben.
- Älter als 90 Tage. Ernstes Risiko. Es ist realistischer, den Betrag in dieser Gruppe als einen Posten zu betrachten, der von Ihrem Gewinn abgezogen werden muss.
Sobald Sie diese Tabelle einmal erstellt haben, sehen Sie meist etwas Überraschendes: Der Großteil der Gesamtforderungen konzentriert sich auf wenige Kunden.
Erinnerungskalender
Das wirksamste Instrument im Inkasso ist nicht Härte, sondern Regelmäßigkeit. Wenden Sie denselben Kalender auf jeden an:
- 3 Tage vor Fälligkeit: Eine kurze Information. „Der folgende Betrag wird zu diesem Datum fällig.“ Kein Druck, eine Erinnerung.
- Am Fälligkeitstag: Wenn keine Zahlung eingegangen ist, schreiben Sie noch am selben Tag. Warten normalisiert die Verzögerung.
- 7. Tag: Anruf. Schriftliche Nachrichten werden leicht aufgeschoben, ein Gespräch nicht.
- 30. Tag: Eine schriftliche und offizielle Benachrichtigung; schlagen Sie einen Zahlungsplan vor.
Der Lieferant, der regelmäßig erinnert, rückt bei den Zahlungen nach vorn. Das ist keine Frage der Persönlichkeit, sondern eine Systemfrage.
Drei Dinge, die Verzögerungen von vornherein reduzieren
- Schreiben Sie die Fälligkeit auf die Rechnung. Eine mündliche Vereinbarung von „30 Tagen“ führt zu Diskussionen darüber, ab welchem Tag gezählt wird. Das Dokument sollte ein Datum haben.
- Fügen Sie die Zahlungsinformationen dem Dokument bei. Die IBAN jedes Mal separat zu senden, erzeugt unnötigen Aufwand. Mit Beschreibungsvorlagen lassen sich IBAN und der aktuelle Saldo automatisch zu jedem Dokument hinzufügen.
- Setzen Sie ein Risikolimit. Wenn der offene Saldo eines Kunden einen bestimmten Betrag überschreitet, stoppen Sie den Neugeschäftsverkauf auf Ziel. Ein schwieriges Gespräch, aber günstiger als eine Forderung, die nicht eingetrieben werden kann.
Soll Ihnen ins Auge springen, statt dass Sie danach suchen müssen
Das schwächste Glied der Inkassoverfolgung ist die Erinnerung daran, die Liste zu öffnen. An einem geschäftigen Tag sagt niemand: „Mal sehen, wessen Fälligkeit überschritten ist.“
In Qolay.App werden fällige und bevorstehende Forderungen und Verbindlichkeiten direkt auf dem Startbildschirm angezeigt; Sie müssen nicht nach der Liste suchen. Wir haben im Artikel Bericht über anstehende Einnahmen und Zahlungen erklärt, wie dieser zu lesen ist.
Es ist auch möglich, Erinnerungs-E-Mails über den Assistenten erstellen zu lassen; die Freigabe vor dem Versand bleibt bei Ihnen.
Häufig gestellte Fragen
Ich habe Angst, den Kunden zu verlieren, was soll ich tun?
Ein Kunde, der nicht zahlt, ist ohnehin kein Kunde, sondern ein Risiko. Regelmäßige und freundliche Erinnerungen zerstören die Beziehung nicht; zu schweigen und sechs Monate später hart durchzugreifen tut es.
Sie sagen, der Saldo stimmt nicht, was tun?
Senden Sie einen Kontoauszug und führen Sie einen Saldenabgleich durch. Die Differenz ergibt sich meist aus einer nicht verbuchten Zahlung oder Gutschrift. Wir haben die Methode im Artikel über die Kontokorrentverfolgung erläutert.
Mit welcher Forderung sollte ich beginnen?
Nicht mit der ältesten, sondern mit der größten und noch eintreibbaren. Es ist sinnvoll, dort zu beginnen, wo der Cashflow-Effekt am größten ist.
Das Inkasso ist keine vom Verkauf getrennte Aufgabe, sondern der unvollendete Teil des Verkaufs. Richten Sie den Kalender ein, bringen Sie System in die Erinnerungen; der Rest ergibt sich von selbst.
Indem Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App eröffnen, können Sie Ihre überfälligen Forderungen noch heute auflisten.