Wie verwaltet man mehrere Firmen?

Ein zweites Unternehmen zu gründen ist einfach. Das Schwierige ist, die Buchhaltung beider Firmen zu führen, ohne dass sich die Datensätze vermischen.

Die meisten Unternehmer versuchen dieses Problem entweder durch das Öffnen von zwei separaten Programmen zu lösen oder indem sie in einem einzigen Programm versuchen herauszufinden, "welches jetzt welches war". Beides ist mühsam.

Grundregel: Getrennte Daten, einheitlicher Zugriff

Das richtige Setup sieht so aus: Jedes Unternehmen hat seine eigene Kunden-/Lieferantenliste, seinen eigenen Bestand, seine eigene Kasse und seine eigene Rechnungsnummernserie. Diese vermischen sich unter keinen Umständen.

Sie greifen jedoch mit einem einzigen Konto auf diese Unternehmen zu. Kein separater Benutzername, kein separates Passwort, kein separates Programm.

In Qolay.App erfolgt der Firmenwechsel über die Auswahlliste in der oberen Leiste. Das Wechseln des Unternehmens löscht oder verschiebt keine Daten; es ändert lediglich, die Aufzeichnungen welches Unternehmens Sie gerade betrachten. Im kostenlosen Tarif ist die Anzahl der Unternehmen unbegrenzt.

Wann sollte ein separates Unternehmen angelegt werden?

• Wenn eine separate Rechtspersönlichkeit vorliegt. Andere Steuernummer, anderes Unternehmen. Ohne Diskussion.
• Wenn die Buchhaltung separat geführt wird. Werden die Steuererklärungen getrennt eingereicht, müssen auch die Aufzeichnungen getrennt sein.
• Wenn Sie Aufzeichnungen im Namen Ihres Kunden führen. Wenn Sie Steuerberater oder Consultant sind, ist jeder Kunde ein eigenes Unternehmen.

Eröffnen Sie im Gegensatz dazu kein separates Unternehmen für Filialen desselben Rechtsträgers. Die Filialtrennung erfolgt über Lager- und Kaffendefinitionen; so können Sie konsolidierte Berichte von einem einzigen Ort aus abrufen. Wenn Sie ein separates Unternehmen eröffnen, müssen Sie die Summen beider Filialen manuell zusammenrechnen.

Wer hat Zugriff worauf?

Das eigentliche Thema bei der Verwaltung mehrerer Unternehmen sind die Berechtigungen. Ihr Buchhaltungsmitarbeiter muss möglicherweise beide Unternehmen sehen; aber das Verkaufspersonal in einer Filiale muss nicht die Kontostände des anderen Unternehmens sehen.

Llegen Sie beim Einladen von Benutzern von vornherein fest, auf welches Unternehmen und welche Menüs sie Zugriff haben werden. Es nachträglich einzuschränken ist ein unangenehmeres Gespräch, als es von Anfang an richtig einzurichten. Im kostenlosen Tarif ist auch die Anzahl der Benutzer unbegrenzt, sodass es keine Abkürzung wie "lassen Sie uns ein Konto gemeinsam nutzen" braucht — was es unmöglich macht, nachzuvollziehen, wer was getan hat.

Die drei häufigsten Fehler

• Ausstellen einer Rechnung im falschen Unternehmen. Ein Klassiker. Führen Sie keine Transaktionen durch, ohne zu überprüfen, in welchem Unternehmen sich der Bildschirm gerade befindet; nach Ausstellung des E-Belegs ist die Korrektur mühsam.
• Verbuchen gemeinsamer Ausgaben bei nur einem Unternehmen. Wenn die von beiden Unternehmen genutzte Büromiete komplett bei einem verbucht wird, erscheint der Gewinn dieses Unternehmens zu niedrig. Bestimmen Sie den Aufteilungsschlüssel und erfassen Sie ihn bei beiden.
• Nicht-Erfassung von Geldtransfers zwischen Unternehmen. Wenn Geld von der Kasse des einen Unternehmens in die des anderen geflossen ist, erfordert dies auf beiden Seiten eine Buchung. Der Ansatz "gehört ja ohnehin beides mir" stört auf lange Sicht die Bilanzen beider Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Wie werden Verkäufe zwischen Unternehmen verbucht?

Wie ein normaler Kauf und Verkauf. In einem Unternehmen wird eine Verkaufsrechnung erstellt, im anderen eine Eingangsrechnung, und es werden entsprechende Kunden-/Lieferantenkarten angelegt. Dokumentieren Sie die Beziehung, anstatt sie zu ignorieren.

Ist für jedes Unternehmen eine separate E-Rechnungs-Einstellung erforderlich?

Ja. Jede Rechtspersönlichkeit hat ihre eigene Steuerpflicht, ihr eigenes digitales Siegel und ihre eigene Seriennummerndefinition. Die Einrichtungsschritte finden Sie im Beitrag Wie man eine E-Rechnung ausstellt.

Kann ich den Gesamtzustand beider Unternehmen einsehen?

Berichte werden auf Firmenbasis erstellt; für eine konsolidierte Ansicht müssen Sie Berichte exportieren und zusammenführen. Wenn Sie eine Filialtrennung vornehmen, ist es ohnehin praktischer, innerhalb eines einzigen Unternehmens zu bleiben.

Derselbe Kunde existiert in beiden Unternehmen, kann ich die Karte teilen?

Nein, Kunden-/Lieferantenkarten gehören zum jeweiligen Unternehmen. Derselbe Kunde wird in jedem Unternehmen als separate Karte angelegt und seine Salden werden separat verfolgt — das Prinzip der Kunden- und Lieferantenkonto-Verfolgung funktioniert für jedes Unternehmen einzeln.

Was die Verwaltung mehrerer Unternehmen kompliziert macht, ist nicht die Anzahl der Firmen, sondern die Unklarheit der Grenzen. Wenn klar ist, welcher Datensatz zu welchem Unternehmen gehört, ist der Rest Routine.

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