Hoe maak je een exportfactuur?

Voor bedrijven die hun eerste export doen, is de factuur vaak het grootste struikelblok. De koper heeft geen btw-nummer, het is onduidelijk hoe de btw moet worden weergegeven en de valuta is geen TRY.

Eigenlijk valt de set regels best mee. Zodra het eenmaal duidelijk is, verlopen volgende exporten een stuk soepeler.

Welk type document wordt er gebruikt?

Bij goederenexport wordt de factuur opgesteld als een e-factuur met een exportscenario. Hoewel de koper in het buitenland gevestigd is en niet geregistreerd staat in het e-factuursysteem, wordt het document toch als e-factuur uitgeven, omdat de uiteindelijke instantie de douane is.

Dit is de bron van de meest gemaakte fout: het opstellen van een e-archieffactuur voor een buitenlandse koper. Bij goederenexport wordt geen e-archief gebruikt, maar een e-factuur met exportscenario.

We hebben besproken wat de verschillende scenariotypes betekenen in ons artikel over e-factuurscenariotypes. Voor de verkoop van diensten ligt de situatie anders; bekijk het artikel over dienstenexport.

Wat moet er op de factuur staan?

Gegevens van de koper. De bedrijfsnaam, het adres en het land van de buitenlandse koper. In plaats van een btw-nummer wordt het identiteits-/belastingnummer van het betreffende land of de door het systeem voorgeschreven standaardwaarde gebruikt.

Valuta en wisselkoers. De factuur kan worden opgesteld in een vreemde valuta. Het document moet echter ook het equivalent in TRY en de gebruikte wisselkoers bevatten. Als wisselkoers wordt de door de Centrale Bank gehanteerde vreemde valuta-aankoopkoers op de factuurdatum aangehouden.

Btw. Exportleveringen zijn vrijgesteld van btw. Er wordt geen btw berekend op de factuur; de reden voor de vrijstelling wordt op het document vermeld.

Leveringsvoorwaarde en HS-code. De Incoterms-leveringsvoorwaarde (FOB, CIF, enz.) en de goederencode (HS-code/geharmoniseerde systeemcode). Deze zijn vereist voor douaneprocedures.

Verband met de douaneaangifte

De exportfactuur is op zichzelf niet voldoende. Nadat de factuur is opgesteld, wordt de douaneaangifte geopend en wordt de export als voltooid beschouwd zodra de goederen daadwerkelijk het land verlaten.

Om van de btw-vrijstelling te kunnen profiteren, moet de aangifte zijn gesloten. Als de factuur is opgemaakt maar de goederen zijn niet vertrokken, is de vrijstelling nog niet van kracht.

Daarom is het belangrijk om het verschil tussen de factuurdatum en de feitelijke vertrekdatum in de gaten te houden. Bij de periodeafsluiting vallen deze twee data regelmatig in verschillende maanden, en dat is een detail dat je boekhouder moet weten.

Incasso en koersverschil

Bij export komt de betaling meestal na de factuurdatum binnen. De koersschommeling in de tussentijd zorgt voor een verschil in de TRY-waarde.

We hebben in ons artikel over de koersverschilfactuur uitgelegd hoe dit verschil moet worden geboekt en wanneer er een apart document nodig is.

Het bijhouden van een rekening-courant in vreemde valuta is een vereiste apart op zich voor exporterende bedrijven: hoeveel dollar de klant je schuldig is en hoeveel TRY dat dan is, zijn twee verschillende vragen. Bekijk het artikel over rekening-courantbeheer.

Veelgestelde vragen

Kan een exportfactuur in TRY worden opgemaakt?

Dat kan. Maar als de koper in vreemde valuta betaalt, is het voor de administratie beter als de contract- en factuurvaluta met elkaar overeenkomen.

Geldt dezelfde procedure ook voor micro-export (ETGB)?

Bij kleine zendingen via elektronische handelsdouaneaangiften wordt het proces vereenvoudigd en treedt het koeriersbedrijf meestal op als intermediair. De factureringsplicht blijft echter gewoon bestaan.

Kan een exportfactuur worden geannuleerd?

Zodra het douaneproces is gestart, wordt annulering complex. Hoewel de algemene regels uit het artikel over annulering en bezwaar van toepassing zijn, is het raadzaam om in overleg met je douane-expediteur te handelen.

Wat moet ik doen bij verkopen via internationale marktplaatsen?

We hebben dit scenario afzonderlijk behandeld in het artikel over Etsy en buitenlandse marktplaatsen.

Zodra de exportfactuur is opgesteld met het juiste scenario en de juiste koersinformatie, verloopt de rest van het proces aan de douanekant.

Open een gratis account op Qolay.App en beheer je buitenlandse valutaverkoop en rekening-courant vanuit één centrale plek.