Hoe voer ik een e-factuur belastingbetalersopzoeking uit?

Je hebt de factuur opgesteld en verzonden. Een paar uur later weigert het systeem hem met de melding "ontvanger is e-factuurplichtige". Of erger nog: hij wordt niet geweigerd, maar als e-archieffactuur verzonden en je komt er maanden later achter door een onregelmatigheid.

Dit probleem heeft slechts één oorzaak: er is voor het opmaken van het document niet gecontroleerd of de ontvanger btw-plichtig is.

Waarom is deze controle verplicht?

Jij beslist niet welk document je opstelt. De ontvanger bepaalt dat.

• Als de ontvanger e-factuurplichtig is → wordt er een e-factuur opgesteld, die via het gesloten systeem van de GİB wordt verzonden.
• Als de ontvanger niet plichtig is → wordt er een e-archieffactuur opgesteld, die per e-mail of als print wordt verstuurd.

Jouw eigen plicht is hier niet doorslaggevend. Zelfs als jij wel e-factuurplichtig bent, maar de tegenpartij niet, dien je voor hen een e-archieffactuur op te stellen. Meer details vind je in ons artikel over het verschil tussen e-facturen en e-archieffacturen.

Hoe voer je een controle uit?

De basis voor de controle is de lijst met geregistreerde gebruikers die door de GİB wordt bijgehouden. Elk belastingnummer op deze lijst betekent dat de entiteit e-facturen kan ontvangen.

Er zijn drie praktische manieren:

• Via de GİB. Je kunt op belastingnummer zoeken in de lijst met geregistreerde gebruikers op de e-documentpagina's van het Belastingdienst-hoofdkantoor (Gelir İdaresi Başkanlığı). De lijst kan ook in bulk worden gedownload.
• Via je integrator. Het paneel van je e-documentintegrator bevat doorgaans een scherm om op belastingnummer te zoeken.
• Via je software. Je boekhoudsoftware voert deze controle automatisch uit bij het opslaan van de klantkaart en bepaalt zelf het documenttype.

De eerste twee methoden zijn handmatig; dit kost minstens een minuut per factuur. Bij de derde optie gebeurt de controle op de achtergrond zonder dat je er erg in hebt.

Waarom is het vragen aan de klant onvoldoende?

Vragen "Zijn jullie e-factuurgebruikers?" lijkt de snelste methode. Het probleem is dat je contactpersoon aan de andere kant dit vaak zelf niet weet.

Degene die de inkopen doet is niet dezelfde persoon die op de hoogte is van de belastingplicht. Onjuiste informatie die je te goeder trouw ontvangt, leidt ertoe dat de factuur wordt geweigerd en het correctiewerk blijft alsnog bij jou liggen.

Kijk naar de registratie in plaats van op de verklaring af te gaan. Een belastingnummer is objectieve data; de plicht is gekoppeld aan dat nummer.

De echte valkuil: lijsten veranderen

Het is niet voldoende om dit eenmalig te controleren en "e-archief" in de klantkaart te zetten. De lijst met belastingplichtigen wordt voortdurend bijgewerkt.

Een klant die vandaag nog niet plichtig is, kan over zes maanden wel op de lijst komen te staan omdat ze de omzetgrens hebben overschreden. Als je hen dan e-archieffacturen blijft sturen, is het documenttype niet meer correct.

Daarom is de controle niet eenmalig, maar continu. Als je handmatig werkt, moet je je klantkaarten periodiek in bulk opnieuw controleren. Maak je gebruik van software, dan draait deze update op de achtergrond mee.

We hebben de grenzen die bepalen wie en wanneer plichtig wordt besproken in ons artikel over de verplichte overstap.

Wat gebeurt er als het verkeerde type wordt opgesteld?

De derde regel is het meest vervelend. Een belastingnummer dat door een tikfout verkeerd is ingevoerd, kan ertoe leiden dat je een factuur verzendt naar een onbekend bedrijf. Om dit te corrigeren moet je de annuleringsprocedure volgen en hierop staat een tijdslimiet.

Klantenkaartbeheer: de juiste plek voor controle

De controle op belastingplicht wordt niet op het factuurscherm opgelost, maar in de klantkaart. Als de kaart klopt, klopt de factuur vanzelf.

• Maak uniek op basis van het belastingnummer. Voorkom dat er een tweede kaart voor dezelfde klant wordt aangemaakt. Twee kaarten, waarvan één met verouderde en één met actuele informatie, vormen de grootste bron van fouten.
• Schrijf de bedrijfsnaam zoals vermeld in de GİB-registratie. Afkortingen en vrije invoer maken latere matching een stuk moeilijker.
• Laat het belastingkantoor niet leeg. Dit is vereist voor documentverificatie.
• Verifieer de kaart bij de eerste registratie. Controleren bij het aanmaken van een klant is goedkoper dan zoeken naar fouten bij de honderdste factuur.

Wanneer je in Qolay.App een klant kiest, wordt het documenttype automatisch bepaald aan de hand van het belastingnummer van de kaart; je hoeft niet handmatig te kiezen tussen e-factuur of e-archief. Zo wordt de kans op een verkeerde keuze volledig weggenomen.

Veelgestelde vragen

Kan er worden gezocht met een burgerservicenummer (TC-kimlik)?

Eenmanszaken kunnen ook geregistreerd zijn met een burgerservicenummer. Je kunt de controle uitvoeren met dit nummer; voor eindconsumenten is er geen controle nodig, zij krijgen altijd een e-archieffactuur.

Hoe vaak moet ik de lijst controleren?

Als je handmatig werkt, is een maandelijkse bulkcontrole voor je vaste klanten een redelijk ritme. Maak je gebruik van software die automatisch controleert, dan is er geen verdere actie vereist.

Is de ingangsdatum van de belastingplicht belangrijk?

Ja. De registratie toont de datum waarop de belastingplicht is ingegaan. Voor transacties van vóór die datum kan een ander documenttype gelden.

Ik heb het verkeerde type opgesteld, wat nu?

Als je binnen de termijn zit, annuleer je het document en maak je een nieuwe aan met het juiste type. Is de termijn verstreken, dan geldt er een andere procedure; raadpleeg hiervoor je belastingadviseur.

Kortom: het juiste documenttype vloeit voort uit de juiste klantkaart. Als je de controle verplaatst van het moment van factureren naar de klantregistratie, hoef je hier nooit meer over na te denken.

Open een gratis account bij Qolay.App om je klantkaarten te beheren met geverifieerde belastinginformatie en laat het documenttype gerust over aan de software.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. De reikwijdte van de belastingplicht en controlemethoden kunnen veranderen; de GİB is de officiële bron. Raadpleeg je belastingadviseur voor jouw specifieke situatie.