Factuur Annulerings- en Bezwaarprocedure

Bij een papieren factuur was de oplossing simpel: je verscheurde beide exemplaren en maakte een nieuwe op.

Bij een e-factuur is dat wel anders. Zodra het document wordt verzonden, komt het in het systeem van GİB terecht en blijft daar staan. Wat je kunt doen is niet het document verwijderen, maar de status ervan wijzigen.

Bepaal eerst het documenttype

Het proces verschilt volledig op basis van de vraag of de factuur die je hebt opgemaakt een e-factuur (e-fatura) of e-archieffactuur (e-arşiv) is.

Een e-factuur is een document waarvan de ontvanger eveneens een e-factuurplichtige is en dat binnen het systeem naar de tegenpartij wordt verzonden. De ontvanger kan via het systeem reageren.

Een e-archieffactuur wordt uitgerekt aan personen die geen e-factuurplichtige zijn. De ontvanger heeft geen antwoordmechanisme in het systeem; het document wordt per e-mail of als print verzonden.

We hebben het verschil tussen beide uitgebreid behandeld in het artikel over de verschillen tussen e-facturen en e-archieffacturen.

Bij e-facturen: afwijzing en annuleringsverzoek

In het scenario van een handelsfactuur kan de ontvanger de factuur via het systeem afwijzen. Wanneer er een afwijzing binnenkomt, wordt de factuur ongeldig en kan de verkoper deze opnieuw opmaken.

In het basisfactuurscenario is er geen ingebouwd afwijzingsantwoord. In dat geval dient de verkoper via het annulerings- en bezwarenportaal van GİB een annuleringsverzoek in; de ontvanger goedkeurt of wijst dit verzoek af.

Het kritische onderscheid hier is: een annuleringsverzoek is geen eenzijdig proces. Als de tegenpartij niet akkoord gaat, blijft de factuur geldig. We hebben uitgelegd hoe de verschillende scenario's werken in het artikel over e-factuurscenariotypes.

De 8-dagenregel

Het wetboek van koophandel geeft de ontvangende partij een termijn van 8 dagen vanaf de ontvangst van het document om bezwaar te maken tegen de inhoud. Als er binnen deze termijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt de inhoud van de factuur geacht te zijn geaccepteerd.

Aangezien bezwaar bij een e-archieffactuur niet via het systeem kan worden gemaakt, gebeurt dit via externe methoden: een notaris, aangetekende brief, telegraaf of KEP (Geregistreerd E-mailsysteem) met een beveiligde elektronische handtekening. Het gemaakte bezwaar moet bovendien elektronisch worden gemeld bij GİB.

Met andere woorden: zeggen "ik heb de klant gebeld, hij ging niet akkoord" telt niet als een juridisch bezwaar. Wanneer een geschil escaleert, blijkt dat er geen documenteerbaar bezwaar is.

Termijnen en procedures kunnen worden gewijzigd door wetgeving; raadpleeg uw boekhouder als het om een ​​betwist bedrag gaat.

Als de termijn is verstreken: de retourfactuur

Als de annulerings- en bezwaar-termijn is verstreken of de ontvanger de annulering niet heeft goedgekeurd, is de manier om de transactie terug te draaien een retourfactuur. Dit keer wordt het document opgemaakt door de ontvanger en keren de goederen/diensten terug naar de verkoper.

Dit is in de praktijk de meest gebruikte oplossing. We hebben stap voor stap uitgelegd hoe u dit opmaakt in het artikel over hoe je een retourfactuur opmaakt.

Als de ontvanger geen belastingplichtige is, kan deze geen retourfactuur opmaken; in dat geval komt een uitgavenbon (gider pusulası) om de hoek kijken. Het artikel over de uitgavenbon behandelt dit scenario.

Fouten vanaf het begin voorkomen

Het beste annuleringsproces is er een waar je helemaal geen behoefte aan hebt. De drie meest voorkomende fouten zijn:

Verkeerde relatie selecteren. Het kiezen van de verkeerde klant uit twee met vergelijkbare namen. Zorg ervoor dat uw relatiekaarten te onderscheiden zijn op basis van het btw-nummer.

Verkeerd btw-tarief. Als het tarief in de productkaart is gedefinieerd, wordt deze fout grotendeels weggenomen. Bekijk het artikel over het kiezen van het juiste btw-tarief.

Haastige verzending. Het bedrag en de ontvanger in één keer controleren voordat u op verzenden klikt, bespaart u achteraf veleuren werk.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als de ontvanger het annuleringsverzoek niet goedkeurt?

De factuur blijft geldig. De resterende opties zijn een retourfactuur of een onderling akkoord tussen partijen.

Kan ik een factuur die ik op dezelfde dag heb opgemaakt annuleren?

Zodra het document GİB heeft bereikt, volgt het nog steeds het annuleringsproces. Het verschil zit hem hier tussen "nog niet verzonden" en "verzonden".

Heeft een geannuleerde factuur invloed op de btw-aangifte?

Ja. Stem met uw boekhouder af in welke periode de annulering of retourtransactie wordt verwerkt; een periodeverschil kan de aangifte verstoren.

Blijft het nummer ongebruikt?

Het nummer van het geannuleerde document wordt niet opnieuw gebruikt. Het is normaal dat er een leegte ontstaat in de reeksnummering.

Kortom: er is geen sprake van terugdraaien bij een e-factuur, wel van statuswijziging. Door de termijnen te kennen, bespaart u uzelf achteraf een hoop extra werk.

U kunt een gratis account aanmaken op Qolay.App en uw facturatieproces vanuit één enkel dashboard volgen.