E-Factuur Scenariotypen

Bij het opmaken van een e-factuur kom je een veld tegen genaamd het "scenario". De meeste mensen laten de standaardinstelling staan en gaan door.

Nochtans bepaalt deze keuze hoe de factuur zich aan de andere kant zal gedragen — met name of de ontvanger die factuur wel of niet kan weigeren.

Basisfactuur

In het basisscenario wordt de factuur naar de ontvanger verzonden en blijft daar staan. Het is voor de ontvanger niet mogelijk om via het systeem een akkoord- of afwijzingsantwoord te sturen.

Dit lijkt vanuit het oogpunt van de verkoper veiliger: de factuur kan niet worden geweigerd. Maar wanneer er een geschil ontstaat, verplaatst de oplossing zich ook buiten het systeem; er wordt gebruikgemaakt van een annuleringsverzoek of een externe bezwaarprocedure.

Bij contante verkopen, eenmalige opdrachten en transacties met een kleine kans op retournering is het basisscenario praktisch.

Commerciële factuur

In het commerciële scenario reageert de ontvanger via het systeem op de factuur: hij accepteert of weigert deze. Als er een afwijzing volgt, wordt de factuur ongeldig.

Dit maakt het corrigeren van fouten eenvoudiger. Een factuur die met een verkeerd bedrag is opgemaakt, wordt netjes afgesloten wanneer de tegenpartij deze weigert en er wordt een nieuwe opgesteld.

Daar staat een risico tegenover: de ontvanger kan de factuur weigeren om de betaling uit te stellen. Bij doorlopende klanten waarmee je op basis van afspraken werkt, werkt het commerciële scenario over het algemeen beter.

Wat je moet doen als er een afwijzing volgt, hebben we uitgelegd in het artikel over het annulerings- en bezwaarproces.

Export- en overheidsscenario's

Het exportscenario wordt gebruikt voor goederenverkopen naar het buitenland. De factuur wordt gekoppeld aan douaneprocedures en de gegevens van de ontvanger worden in een ander formaat ingevoerd. Bekijk voor meer details het artikel over de exportfactuur.

Het overheidsscenario wordt gebruikt voor facturen die naar overheidsinstanties worden gestuurd. Dit bevat velden die aansluiten bij het eigen financieel beheersysteem van de instantie.

Daarnaast zijn er speciale scenario's zoals goederen voor meenemende reizigers of groothandelsmarkten; deze kom je alleen tegen als je sector dit vereist.

Hoe maak je de juiste keuze?

De praktische aanpak is als volgt: in plaats van voor elke factuur apart over het scenario na te denken, leg je dit vast op de relatiekaart. Als het goed is met welke klant je in welk scenario werkt, hoef je hier bij het factureren niet telkens over na te denken.

Een ander punt: welke scenario's de ontvanger accepteert, staat geregistreerd bij GİB. Als de tegenpartij geen commerciële facturen ondersteunt, ben je verplicht om het basisscenario te gebruiken. Het systeem stuurt dit doorgaans automatisch aan.

We hebben de overige voordelen van het netjes bijhouden van je relatiekaarten behandeld in het artikel over rekening-courantbeheer.

Veelgestelde vragen

Kan ik het scenario wijzigen nadat de factuur is opgemaakt?

Nee. Het scenario maakt deel uit van het document. Om dit te wijzigen moet de factuur worden geannuleerd en opnieuw worden opgemaakt.

Bevat een e-archieffactuur een scenario?

Omdat e-archief facturen worden opgemaakt voor personen die geen e-factuurplichtige zijn, is er geen intern antwoordmechanisme; het onderscheid tussen basis en commercie is hier niet van toepassing.

Wat als de ontvanger niet tijdig reageert op de commerciële factuur?

Wanneer de reactietermijn verstreken is, wordt de factuur als geaccepteerd beschouwd. Stilte valt m. andere woorden uit in het voordeel van de verkoper.

Welke komt het meest voor?

Het basisscenario komt vaker voor bij retail en contante transacties, terwijl het commerciële scenario populairder is bij bedrijven die zakelijk en op krediet werken.

Het scenario lijkt misschien een klein veld op de factuur, maar het is het meest doorslaggevende detail dat je hebt wanneer er een geschil ontstaat.

Open een gratis account op Qolay.App en beheer je e-facturatieproces vanuit één enkel dashboard.