Het Verschil Tussen het GIB-portaal en de Integrator

Bij de overstap naar e-documenten krijg je te maken met drie methoden: het GİB-portaal, een gecertificeerde integrator en directe integratie. De derde optie is voor grote bedrijven met een eigen IT-team; kleine en middelgrote ondernemingen kiezen in de praktijk uit de eerste twee.

Dit artikel helpt je bepalen op basis van welke criteria je die keuze maakt.

Drie methoden, één resultaat

Laten we eerst één ding helder stellen: welke methode je ook kiest, het document dat je genereert heeft dezelfde juridische waarde. Het document zelf verandert niet.

• GİB-portaal. De gratis webinterface van de overheid. Je vult het formulier zelf in.
• Gecertificeerde integrator. Een door GİB geautoriseerde dienstverlener. Deze handelt de creatie en verzending van documenten namens jou af en communiceert met je software.
• Directe integratie. Je koppelt je eigen systeem direct aan GİB. Dit vereist een technisch team en continu onderhoud.

Het verschil zit hem in hoe je het document produceert. Met andere woorden: de tijd die jij eraan kwijt bent.

Vergelijking

Het enige concrete kostenverschil in de tabel staat in de eerste rij. Elke andere rij vertegenwoordigt een tijdsverschil — en tijd is ook geld.

Een eenvoudige rekensom

Stel je een bedrijf voor dat 60 facturen per maand verstuurt. Het handmatig invoeren van klant- en productgegevens voor één factuur in het portaal kost gemiddeld 3 minuten.

• 60 × 3 minuten = 180 minuten, oftewel 3 uur per maand.
• Deze tijd betreft alleen de invoer; fouten corrigeren en zoeken zijn hierbij niet inbegrepen.
• Wanneer de factuur vanuit de software wordt gegenereerd, is de tijd teruggebracht tot 30 seconden omdat klant- en productgegevens al zijn opgeslagen: ongeveer 30 minuten.

Een verschil van 2,5 uur per maand. Vermenigvuldig deze tijd met je eigen uurtarief om te zien hoeveel dit voor jou waard is; zo bepaal je of de kosten van de integrator opwegen tegen de baten. We hebben de berekening van de uurtarieven in een apart artikel behandeld.

Het grootste voordeel van de integrator: inkomende documenten

Het gesprek gaat bijna altijd over uitgaande facturen. Als e-factuurplichtige krijg je echter ook te maken met inkomende facturen, en hiervoor geldt een acceptatie- en afwijzingsprocedure.

Een factuur met een commercieel scenario moet binnen een bepaalde termijn worden beantwoord. Doe je dit niet, dan kan het document als geaccepteerd worden beschouwd — zelfs als het een foutieve factuur betreft. We hebben de scenariotypen uitgelegd in een apart artikel.

Een integrator verzamelt al deze documenten in één lijst, toont welke bijna verlopen en laat je vanaf één scherm reageren. Als de integrator is gekoppeld aan je voorboekhouding, wordt een inkomende factuur tevens direct omgezet in een uitgavenpost; zo hoef je geen data twee keer in te voeren.

Waarop te letten bij het kiezen van een integrator

Als je hebt gekozen voor een integrator, dan worden de verschillen tussen providers duidelijk op de volgende punten:

• Compatibiliteit met je software. Dit is het belangrijkste criterium. Kiezen uit integratoren die door jouw voorboekhoudsoftware worden ondersteund is beter dan achteraf proberen eenkoppeling te leggen.
• Prijsmodel. Werken ze met credits of een jaarpakket? Worden ongebruikte credits overgedragen? Dit is belangrijk als je seizoensgebonden werkt.
• Tegoedbereik. Verbruiken inkomende documenten ook credits? Bij sommige providers worden alleen uitgaande documenten meegeteld.
• Toegang tot ondersteuning. Bij wie en op welke tijdstippen kun je terecht op een dag dat je geen facturen kunt versturen?
• Gemak van overstappen. Hoe krijg je jouw historische documenten mee als je wilt van provider wilt wisselen?

We hebben deze onderwerpen diepgaander behandeld in ons artikel over het kiezen van een integrator.

Beslissingsmoment

Een praktisch criterium: het aantal documenten en de herhalingsfrequentie.

• Minder dan 10 documenten per maand, voornamelijk voor verschillende klanten → het portaal volstaat.
• 20–50 documenten per maand, herhalende verkopen aan dezelfde klanten → een integrator verdient zichzelf terug.
• Je hebt verkopen via marktplaatsen of e-commerce → zonder twijfel een integrator; het aantal bestellingen maakt handmatige invoer onmogelijk.
• Je inkomende factuurverkeer is druk → een integrator is zelfs al de moeite waard puur voor de uitgaande documenten.

Vergeet niet dat sommige methoden verplicht kunnen worden door de reikwijdte van je belastingplicht en je documentvolume; de voorwaarden worden regelmatig bijgewerkt.

Veelgestelde vragen

Heb ik een financieel zegel (mali mühür) nodig als ik een integrator gebruik?

Voor e-documentprocessen is een financieel zegel of e-handtekening vereist. Het gebruik van een integrator heft deze verplichting niet op. We hebben de aanvraagprocedure uitgelegd in ons betreffende artikel.

Kan ik van integrator veranderen?

Ja, dat kan. Documentcontinuïteit en het volgnummerbereik zijn belangrijk tijdens de overgang; plan dit samen met beide providers.

Kan ik een voorboekhoudingprogramma gebruiken terwijl ik het portaal gebruik?

Dat kan, maar je zết de factuur dan op twee plaatsen in. Deze dubbele administratie is de meest voorkomende oorzaak van data-inconsistentie.

Ziet de integrator mijn gegevens?

Omdat de integrator de documentoverdracht verzorgt, heeft deze toegang tot de inhoud van het document. Het is raadzaam om de privacy- en gegevensverwerkingsbepalingen in het contract goed door te lezen.

Kortom: het portaal bespaart geld, de integrator bespaart tijd. Naarmate je aantal documenten groeit, overstijgt de tweede besparing de eerste — en dat omslagpunt komt bij de meeste bedrijven sneller dan gedacht.

Open een gratis account op Qolay.App om je e-document integrator te koppelen en zowel je uitgaande als inkomende documenten direct samen met je voorboekhouding te beheren.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. e-Documentmethoden en verplichtingsvoorwaarden kunnen veranderen; de officiële bron is GİB. Raadpleeg je belastingadviseur voor jouw specifieke situatie.