Wat is de e-Arşiv Portal en wanneer gebruik je het?

Je hebt ontdekt dat je moet overstappen op e-archieffacturen en je staat voor een keuze: de eigen portal van de GİB of een softwareprogramma.

De ene optie is gratis. De andere niet. Als de beslissing zo simpel lijkt, heb je waarschijnlijk nog niet gezien wat de portal niet dekt.

Wat is de portal precies?

Dit is een gratis webapplicatie die door de Turkse belastingdienst (Gelir İdaresi Başkanlığı) wordt aangeboden aan belastingplichtigen die e-archieffacturen moeten opmaken. Je logt in via een browser, vul het formulier in en maakt de factuur aan.

Het gegenereerde document is volledig rechtsgeldig. Er is geen juridisch verschil tussen een e-archieffactuur die via de portal is uitgeven en een factuur via een softwareprogramma. Het verschil zit hem volledig in de workflow.

De portal is bedoeld voor e-archief, niet voor e-facturatie. We hebben het verschil tussen beide uitgelegd in een apart artikel: e-facturen worden uitgereikt aan e-factuurplichtigen en e-archieffacturen aan al de anderen.

Voor wie is de portal echt voldoende?

Eerlijk is eerlijk: voor sommige bedrijven is het meer dan voldoende. Als je profiel hieraan voldoet, hoef je je niet te haasten om over te stappen op software:

• Je maakt slechts een paar facturen per maand.
• Je hebt een klein aantal klanten en hun gegevens veranderen niet.
• Je houdt geen voorraad bij of dit is heel eenvoudig.
• Je kunt je betalingen uit het hoofd bijhouden.
• Je bent een freelancer of een eenmanszaak in de dienstverlening.

Met dit profiel besteed je elke maand vijftiminuten aan de portal en ben je klaar. Een softwareprogramma aanschaffen zou dan betalen voor een probleem dat er niet is.

De beperkingen van de portal

De portal is een hulpmiddel voor het opmaken van documenten, geen bedrijfsbeheertool. Wat niet is inbegrepen:

Elk van deze gemiste functies is op zich nog wel te overzien. Het probleem is dat ze allemaal tegelijk ontbreken: je houdt klanttegoeden bij in Excel, je voorraad in een schrift, je betalingen in je hoofd en maakt je factuur aan in de portal. Gegevens die op vier verschillende plekken worden bijgehouden, verifiëren elkaar niet.

Dagelijkse frustraties bij het gebruik

Dit zijn de zaken waar portalgebruikers meestal over klagen:

• Elke keer opnieuw klantgegevens invullen. Als je dezelfde klant drie facturen per maand stuurt, voer je de bedrijfsnaam en het belastingnummer drie keer in. Het risico op typefouten ontstaat zo elke keer opnieuw.
• Elke keer opnieuw productgegevens invullen. Er wordt geen prijslijst bijgehouden; je moet de eenheidsprijs zelf onthouden.
• Geen bulkverwerking mogelijk. Als je twintig bestellingen hebt, vul je twintig keer exact hetzelfde formulier in.
• Geen rapportages. Het antwoord op de vraag "Hoeveel heb ik deze maand verkocht en wie is mij wat verschuldigd?" is niet te vinden in de portal.
• Inloggen en toegang. Stappen die vereisen dat je inlogt met een financieel zegel of e-handtekening kunnen tijd verspillen op het moment dat je haast hebt om een factuur te maken.

Bovendien kunnen de volume- en toepassingsvoorwaarden voor het gebruik van de portal na verloop van tijd worden bijgewerkt. Belastingplichtigen die boven een bepaalde omzet of een bepaald aantal documenten komen, moeten mogelijk overstappen op een integrator of een speciale integratiemethode — raadpleeg de aankondigingen van de GİB en je accountant voor jouw specifieke situatie.

Signalen dat het tijd is om over te stappen

Als de portal te benauwd voor je begint te worden, merk je dat aan de volgende symptomen:

• Het opmaken van een factuur kost je een half uur per dag.
• Je kunt niet direct antwoord geven op de vraag "Hoeveel krijg ik nog van deze klant?".
• Je vult dezelfde informatie apart in op de portal, in Excel en in WhatsApp.
• Je bent begonnen met verkopen via marketplaces en het aantal bestellingen is gegroeid.
• Het aantal foutieve facturen (verkeerd bedrag of naar de verkeerde klant gestuurd) neemt toe.
• Je accountant vraagt elke maand om ontbrekende documenten.

Als er drie van deze dingen tegelijk spelen, gaat het niet meer om het maken van een factuur, maar om het overzicht over je bedrijf. We hebben de stappen voor de overgang op een rij gezet in ons artikel over de overstap van portal naar software.

Niet alleen de portal is gratis

De meest gehoorde reden om voor de portal te kiezen is de kostenbesparing. Maar de vergelijking opstellen als "gratis portal versus betaalde software" is niet volledig.

Boekhoudprogramma's hebben gratis tiers. Bij Qolay.App kun je tot 500 verkoop-/inkoopfacturen per kalenderjaar gratis verwerken en e-facturen en e-archieven gebruiken in combinatie met debiteuren-, voorraad- en betalingsbeheer. Voor de meeste kleine bedrijven verandert de vraag dus niet in "betaal ik wel of niet geld", maar in "breng ik alles samen op één plek of houd ik het verspreid".

Veelgestelde vragen

Wordt een factuur die via de portal is opgemaakt als ongeldig beschouwd?

Nee. Een e-archieffactuur opgemaakt via de portal is volledig geldig. Het verschil is operationeel, niet juridisch.

Kan ik ook e-facturen maken in de portal?

De e-archiefportal is bedoeld voor e-archieffacturen. Voor documenten die aan e-factuurplichtigen moeten worden uitgereikt gelden andere methoden; vraag je accountant naar je verplichtingen.

Wat gebeurt er met mijn oude facturen als ik overstap van de portal naar software?

Documenten die in de portal zijn opgemaakt, blijven geregistreerd staan bij de GİB. Overstappen op nieuwe software maakt je oude documenten niet ongeldig; je bewaarplicht blijft bestaan.

Kan ik beide tegelijk gebruiken?

Technisch gezien is dit mogelijk, maar het wordt niet aanbevolen. Documenten uitgeven via twee verschillende systemen leidt tot verwarring in nummerseries en onvolledige administratie.

Kort gezegd: de portal lost het maken van facturen op, maar niet het overzicht over je bedrijf. Bij een laag volume is het meer dan voldoende, maar zodra dat groeit, ontstaan de problemen niet bij de factuur, maar bij al de rest.

Open een gratis account op Qolay.App en beheer je e-archief en e-facturen vanuit één enkel scherm, inclusief debiteuren-, voorraad- en betalingsbeheer.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Gebruiksvoorwaarden van de portal en de reikwijdte van de plichten kunnen veranderen; de GİB is de officiële bron. Raadpleeg je accountant voor jouw specifieke verplichtingen.