Quelles sont les différences entre la facture électronique et la facture d'archive électronique ?

Les deux documents sont électroniques. Ce sont tous les deux des factures. Ils contiennent les mêmes informations : acheteur, montant, TVA, liste des articles. Alors pourquoi existent-ils séparément ?

Parce que la différence ne réside pas dans le document lui-même, mais dans la manière dont il est transmis. Et ce n'est pas vous qui choisissez lequel émettre, c'est l'acheteur.

La différence en une seule phrase

La facture électronique (e-Fatura) transite entre deux parties assujetties à la facture électronique, via le système fermé de l'administration fiscale (GİB). Elle arrive directement dans la boîte de réception de l'acheteur ; aucun e-mail ni format papier n'est impliqué.

Quant à la facture d'archive électronique (e-Arşiv fatura), elle est émise pour tous ceux qui se trouvent en dehors de ce système : consommateurs finaux, entreprises non assujetties à la facture électronique. Le document est généré électroniquement et déclaré au GİB, mais il parvient à l'acheteur par e-mail, SMS ou sous forme de version papier.

Vous pouvez voir cela comme la différence entre un service de coursier fermé et la poste normale. La lettre à l'intérieur est la même, mais le mode de transport change.

La question décisive : l'acheteur est-il assujetti à la facture électronique ?

C'est la seule question à laquelle vous devez répondre avant d'émettre. Ce n'est pas votre propre statut d'assujettissement qui est déterminant, mais celui de l'autre partie.

• Si l'acheteur est assujetti à la facture électronique → e-Fatura. Pas d'autre choix. Il est impossible d'émettre une facture e-Arşiv ou papier pour ce type de client.
• Si l'acheteur n'est pas assujetti à la facture électronique → facture e-Arşiv. Qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise sans statut d'assujetti, le document est émis en tant qu'e-Arşiv.

En pratique, cela se traduit ainsi : si vous êtes grossiste et que vous vendez à un revendeur, il s'agit probablement d'une e-Fatura. Si le même jour vous vendez à un consommateur sur votre site internet, c'est une e-Arşiv. Vous émettez les deux le même jour, depuis le même logiciel.

Comment savoir si l'acheteur est assujetti ?

Demander au client est la pire méthode ; la plupart du temps, il n'en est pas sûr lui-même. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de taxe via la liste des contribuables e-Fatura du GİB.

En pratique, vous ne faites pas ce contrôle manuellement. Les logiciels de pré-comptabilité vérifient le numéro de taxe dans la fiche client et déterminent eux-mêmes le type de facture. C'est ainsi que fonctionne le flux sur Qolay.App : lorsque vous sélectionnez le client, le type de document s'affiche automatiquement, éliminant tout risque de choisir le mauvais type.

Attention : la liste des assujettis évolue. Un client non assujetti aujourd'hui peut figurer sur la liste dans six mois. Il est nécessaire de mettre à jour les fiches clients de temps en temps.

Tableau comparatif

L'annulation et la contestation ne fonctionnent pas de la même manière

C'est le point où la différence peut vous causer le plus de tort, et il est omis dans la plupart des comparatifs.

Une e-Fatura ne peut pas être annulée unilatéralement une fois parvenue à l'autre partie. Dans le scénario commercial, l'acheteur peut rejeter le document ; dans le scénario de base, la correction s'effectue généralement par le biais d'une facture d'avoir. En d'autres termes, l'argument "je l'ai mal émise, je la supprime" n'existe pas.

Pour une facture e-Arşiv, l'annulation peut être effectuée avant l'expiration du délai de déclaration. Si le délai est dépassé, on procède également par une correction.

En conclusion : vérifier le montant et le client avant d'émettre une facture coûte beaucoup moins cher que d'essayer de la corriger après coup.

Les trois erreurs les plus fréquentes

• Créer deux fiches clients pour le même client. L'une avec le numéro de taxe actuel et l'autre avec l'ancien enregistrement. La facture est émise à partir de la mauvaise fiche et le type est également erroné. L'unification par numéro de taxe permet d'éviter cela.
• Ne pas suivre les changements d'assujettissement. Continuer à émettre des factures e-Arşiv pour un client qui est entré dans la liste crée des non-conformités.
• Prendre la version papier d'une e-Fatura pour une "facture". La version papier d'une e-Fatura est fournie à titre d'information ; le document lui-même est celui au format électronique.

Émettre les deux depuis un seul endroit

Dans le travail quotidien, il n'est d'aucune utilité de gérer les e-Fatura et les factures e-Arşiv dans des logiciels séparés. Sur Qolay.App, l'écran de facturation est unique ; lorsque vous sélectionnez le client, le type de document est déterminé, l'envoi est effectué via l'intégrateur et les e-Fatura reçues sont également répertoriées au même endroit.

Si vous souhaitez voir le flux d'émission de factures étape par étape, consultez notre article comment émettre une facture électronique. Si vous souhaitez ajouter des notes fixes telles que l'IBAN ou le solde du client au bas de chaque document, nos modèles de description de documents électroniques vous seront utiles.

Foire aux questions

Puis-je remettre une facture e-Arşiv sous format papier ?

Oui. La version imprimée d'une facture e-Arşiv peut être remise à l'acheteur. Ce n'est pas le cas pour l'e-Fatura.

Je ne suis pas assujetti à la facture électronique, dois-je émettre des e-Arşiv ?

Si vous n'êtes pas assujetti, vous pouvez émettre des factures papier. Cependant, les cas relevant du champ d'application de l'e-Arşiv varient selon le chiffre d'affaires et le secteur d'activité ; confirmez vos obligations auprès de votre comptable.

Utilise-t-on des séries de numérotation distinctes pour les deux ?

Généralement oui, une série distincte est définie. Configurer correctement les séries dans le logiciel dès le départ vaut mieux que d'avoir à gérer des confusions de numéros par la suite.

Le bon de livraison électronique (e-İrsaliye) fait-il partie de ceux-là ?

Non, le bon de livraison électronique documente l'expédition de marchandises ; il ne remplace pas la facture. Retrouvez les détails dans notre article sur le bon de livraison électronique.

En résumé : ce n'est pas vous qui choisissez le document, c'est l'acheteur. Si vos fiches clients sont correctes, le logiciel choisit également le bon type et vous n'avez plus à vous soucier de cette question.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez gérer vos processus de facturation électronique et d'e-Arşiv à partir d'un seul écran.

Cet article est fourni à des fins d'information générale. Veuillez consulter votre comptable concernant votre statut d'assujettissement et vos obligations en matière de mise en page des documents.