Qu'est-ce que l'e-İrsaliye (bon de livraison électronique) et comment l'émettre ?

Il est fréquent de confondre le bon de livraison et la facture. La distinction est pourtant claire : le bon de livraison suit la marchandise, la facture suit l'argent.

Lorsqu'une marchandise est chargée dans un camion, un bon de livraison l'accompagne. Lorsque le paiement est acté, la facture est émise. Les deux peuvent avoir lieu le même jour, ou non.

À quoi sert le bon de livraison électronique (e-İrsaliye) ?

L'e-İrsaliye est la version électronique du bon de livraison papier. Il consigne l'expéditeur, le destinataire, la date et le véhicule utilisé pour le transport, et est transmis via le système du GİB (Administration des revenus en Turquie).

Ses avantages pratiques par rapport au format papier sont nombreux : il ne se perd pas en route, son archivage est automatique et l'acheteur peut y répondre directement via le système dès réception des marchandises. Pour les entreprises à forte activité logistique, il élimine complètement la charge des dossiers et des copies papier.

Quand émettre un bon de livraison, quand émettre une facture ?

Consultez votre conseiller fiscal concernant votre régime d'imposition et les documents spécifiques que vous devez émettre, car le champ d'application varie selon le secteur et le chiffre d'affaires.

Comment l'émettre ?

1. Préparation. Assujettissement à l'e-İrsaliye, cachet électronique et connexion avec l'intégrateur — même infrastructure que l'e-facture. Il convient également de définir les séries pour l'e-İrsaliye.
2. Stock et Entrepôt → Bon de livraison (Sevk İrsaliyesi) → Nouvel enregistrement.
3. Sélectionner l'acheteur. Les données proviennent de la fiche client.
4. Saisir les marchandises et les quantités. N'oubliez pas de sélectionner l'entrepôt de départ ; si vous gérez plusieurs entrepôts, une erreur d'entrepôt entraînera des écarts de stock.
5. Renseigner les informations d'expédition. Date et heure de livraison, immatriculation du véhicule, informations sur le transporteur.
6. Enregistrer et envoyer. Le document parvient à l'acheteur par l'intermédiaire de l'intégrateur.

Évitez la double déduction de stock

C'est le problème le plus courant rencontré par les entreprises utilisant des bons de livraison. La marchandise ne sort qu'une seule fois, mais si le bon de livraison et la facture déduisent tous deux le stock, celui-ci se retrouve réduit par deux.

La solution consiste à générer la facture à partir du bon de livraison : lorsque vous convertissez le bon en facture, le stock ne bouge qu'une seule fois. Il est impératif que toute l'équipe adopte le même processus ; si l'un génère une facture à partir du bon et qu'un autre crée une facture de zéro, l'inventaire ne concordera pas. Nous avons détaillé ce sujet dans notre article sur la prévention des erreurs de suivi des stocks.

Bons de livraison reçus

Si vos fournisseurs vous envoient des e-İrsaliye, celles-ci apparaissent également dans votre système. Dès réception des marchandises, vous traitez le document et l'entrée en stock est enregistrée.

Sur Qolay.App, les bons reçus sont regroupés dans une liste dédiée, avec des onglets « reçus » et « traités ». Si vous constatez qu'un « bon de livraison a été reçu mais n'a pas mis à jour le stock », c'est le premier endroit à vérifier : le document n'a probablement pas encore été traité.

Foire aux questions

L'e-İrsaliye remplace-t-il la facture ?

Non. Le bon de livraison documente l'expédition, tandis que la facture documente la vente. Ce sont deux documents distincts.

Puis-je l'utiliser conjointement avec le bon de livraison papier ?

Si vous êtes assujetti à l'e-İrsaliye, vous devez émettre des documents électroniques pour les expéditions concernées. Faites valider les conditions d'utilisation mixte par votre conseiller fiscal.

L'immatriculation du véhicule est-elle obligatoire ?

Les informations d'expédition font partie des éléments essentiels du document ; les omettre peut entraîner le rejet de celui-ci.

Puis-je ajouter une note fixe au bas du bon de livraison ?

Oui. Les modèles de description fonctionnent pour l'e-İrsaliye tout comme pour l'e-facture et l'e-archive.

Le secret d'une utilisation efficace de l'e-İrsaliye n'est pas seulement de l'émettre, mais d'établir un lien clair avec la facture. Une fois cette habitude prise, vos stocks s'ajusteront d'eux-mêmes.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez gérer vos flux de bons de livraison et de factures depuis un seul et même endroit.

Cet article est fourni à titre d'information générale. Veuillez consulter votre conseiller fiscal pour vos obligations en matière d'émission de documents.