Comment émettre une facture électronique, étape par étape ? (Portail GİB et intégrateur)

Vous êtes désormais assujetti à la facturation électronique et devez émettre votre première facture. Deux options s'offrent à vous : le portail de l'administration fiscale (GİB) ou un intégrateur privé.

Les deux permettent de générer le même document, et les deux sont légalement valables. La différence réside dans le nombre de fois où vous devrez effectuer cette opération chaque jour.

Ce dont vous avez besoin avant d’émettre une facture

Quelle que soit la méthode choisie, vous ne pouvez pas vous lancer sans les éléments suivants :

• Un cachet fiscal. Obligatoire pour les sociétés ; pour les entreprises individuelles, la signature électronique est également acceptée. La procédure de demande et de délivrance peut prendre plusieurs jours, ne laissez donc pas cela au dernier moment.
• Une demande de facturation électronique dûment remplie. Si votre inscription au registre fiscal n’est pas active, vous ne pourrez pas envoyer de factures.
• Les coordonnées exactes de l’entreprise : raison sociale, numéro d’identification fiscale, centre des impôts, adresse. Une simple faute de frappe peut entraîner le rejet du document.
• Numéro d'identification fiscale du destinataire. C'est en fonction de celui-ci que l'on détermine si la facture sera une « facture électronique » ou un « archivage électronique ». Nous avons expliqué cette distinction dans notre article sur la différence entre la facture électronique et l'archivage électronique.

Méthode 1 : Portail GİB

Le portail gratuit du GİB est une interface basique conçue pour les contribuables à faible volume d’activité. Voici les étapes à suivre :

1. Connectez-vous au portail à l’aide de votre cachet fiscal ou de votre signature électronique.
2. Ouvrez l’écran de création de facture et sélectionnez le type de document.
3. Saisissez le numéro d’identification fiscale du destinataire et récupérez ses données dans le système.
4. Ajoutez les lignes une par une : nom du produit, quantité, prix unitaire, taux de TVA.
5. Vérifiez les montants, signez le document et envoyez-le.

Sa gratuité est son principal atout. Son point faible apparaît lors d'une utilisation quotidienne : les informations sur les produits et les clients doivent être saisies manuellement à chaque fois, il n'y a pas de connexion avec votre comptabilité pré-comptable, et le solde courant ainsi que les stocks ne sont pas mis à jour automatiquement. Si vous émettez seulement quelques factures par mois, ce n'est pas un problème. Mais si vous émettez plusieurs factures par jour, cette tâche devient rapidement fastidieuse.

Méthode n° 2 : via un intégrateur spécialisé

L'intégrateur est un prestataire de services agréé qui transmet le document à l'administration fiscale (GİB) en votre nom. Votre logiciel de comptabilité est connecté à l'intégrateur et la facturation s'effectue directement au sein du logiciel.

Via Qolay.App, le processus se déroule comme suit :

1. Configuration unique. Dans la section « Paramètres », configurez la connexion à l’intégrateur et définissez les séries de factures.
2. Ventes → Factures → Nouvelle facture.
3. Sélectionnez le client. S'il s'agit d'un client enregistré, ses informations s'affichent automatiquement ; s'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez créer sa fiche depuis l'écran de facturation. Le type de document est également défini ici.
4. Ajoutez les lignes. Lorsque vous sélectionnez la fiche produit, le prix et le taux de TVA s’affichent automatiquement ; il vous suffit d’indiquer la quantité.
5. Enregistrez et envoyez. Le document est transmis à l’intégrateur, puis à l’administration fiscale (GİB). Vous pouvez suivre son statut dans la même liste.

Le véritable avantage ne réside pas dans la rapidité d’émission de la facture, mais dans ce qui se passe en arrière-plan : la même opération permet de mettre à jour le solde du client, de déduire les stocks et d’enregistrer les données dans la déclaration de TVA. Avec la méthode du portail, vous devez effectuer toutes ces opérations séparément.

Quelle solution vous convient le mieux ?

Une estimation approximative : si vous émettez moins de 10 factures par mois, le portail suffit. Au-delà, le coût de l’intégrateur reste minime par rapport au gain de temps qu’il procure.

Les points qui posent le plus souvent problème lors de la première facture

• Document refusé. Il y a généralement une erreur dans les coordonnées du destinataire : le numéro d'identification fiscale ou la raison sociale ne correspondent pas.
• Pas de définition de série. Si cette étape est omise lors de la configuration, aucun numéro de facture ne peut être généré. Elle se définit dans la section « Paramètres ».
• Le sceau fiscal a expiré. Le sceau a une durée de validité et expire sans avertissement ; l’envoi est alors bloqué ce jour-là.
• Taux de TVA erroné. Si le taux indiqué dans la fiche produit est incorrect, il est repris sur toutes les factures. Il est moins coûteux de configurer correctement les fiches dès le départ que de les corriger par la suite.

Foire aux questions

Puis-je émettre une facture sur le terrain ?

Oui, grâce à la méthode de l’intégrateur. Vous trouverez plus de détails dans l’article consacré à l’émission de factures électroniques sur mobile.

Puis-je supprimer une facture que j’ai émise par erreur ?

Une facture électronique déjà transmise au destinataire ne peut pas être supprimée unilatéralement. La correction s’effectue, selon le cas, par une facture de refus ou de remboursement.

Dois-je remettre une copie imprimée de la facture au client ?

Ce n’est pas nécessaire avec la facturation électronique ; le document est envoyé dans la boîte de réception du destinataire, l’impression n’a qu’une valeur informative. Si vous souhaitez adapter l’apparence de l’impression à votre marque, consultez notre article sur les modèles d’impression.

Puis-je changer d'intégrateur par la suite ?

Oui, la migration est possible. Précisez les modalités d’accès à vos documents antérieurs dès la phase de signature du contrat.

Émettre des factures électroniques n’est pas techniquement difficile ; ce qui l’est, c’est de le faire quotidiennement. Choisissez votre méthode en tenant pleinement compte de cela.

En créant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez configurer la connexion à votre intégrateur et émettre votre première facture.

Cet article est destiné à fournir des informations générales. Consultez votre conseiller fiscal pour connaître vos obligations en matière de fiscalité et de tenue des documents.