Gestion des fichiers et sauvegarde des factures électroniques

Un client appelle : "Pourriez-vous m'envoyer le contrat que nous avons signé l'année dernière ?"

Les vingt minutes suivantes se passent dans les dossiers du bureau, les archives e-mail et les discussions WhatsApp. Le document finit par être retrouvé, mais cela se répète à chaque fois.

Le problème n'est pas le stockage, mais l'association

Vos fichiers ne sont pas vraiment perdus ; ils sont quelque part. Le problème est que l'on ne sait pas quel document appartient à quelle tâche.

Le stockage cloud ne résout pas cela à lui seul. Peu importe à quel point votre structure de dossiers est organisée, vous devez toujours vous souvenir de quel bon de livraison correspond à quelle facture.

La solution consiste à conserver le document à côté de l'enregistrement : le contrat dans la fiche du compte client, le bon de livraison sur la facture correspondante, le ticket dans l'enregistrement des dépenses.

Qu'est-ce qui vaut la peine d'être conservé ?

• Contrats et devis. Le premier document recherché en cas de litige.
• Reçus de frais. Le papier thermique des tickets s'efface avec le temps ; une copie numérique reste permanente.
• Sauvegardes des e-documents. Même si l'intégrateur conserve les enregistrements ailleurs, garder votre propre copie vous sauve la mise lorsque vous changez d'intégrateur.
• Relevés bancaires et rapports de paiement de marketplace. Les fichiers les plus recherchés au moment du rapprochement.
• Bons de livraison, photos de bordereaux. Les documents qui mettent fin aux litiges liés aux expéditions.

Quota : commence à 512 Mo

La gestion des fichiers n'est pas un module vendu séparément, elle est incluse dans le plan. Le plan gratuit offre 512 Mo d'espace par entreprise.

512 Mo peut sembler peu, mais en pensant en PDF et en photos compressées, cela représente des milliers de documents. Ce qui consomme rapidement l'espace, ce sont généralement les photos haute résolution téléchargées depuis le téléphone.

Dans le plan standard, l'espace passe à 10 Go ; si nécessaire, des Go supplémentaires peuvent être achetés via le Market. Comparaison des plans dans l'article sur la comptabilité de base gratuite.

Maintenir des archives utiles

• Liez le document à son enregistrement correspondant. Le jeter dans un dossier général revient au même que de le jeter sur le bureau.
• Donnez un nom explicite au fichier. "IMG_20260715_112233.jpg" ne sert à rien.
• Téléchargez les photos dans une taille raisonnable. Il ne faut pas 12 mégapixels pour pouvoir lire un ticket.
• Effectuez le téléchargement immédiatement. Un document mis de côté avec un "je le téléchargerai plus tard" est le point de départ du chaos dans les dossiers.

Foire aux questions

Puis-je effectuer des téléchargements depuis mobile ?

Oui. Vous pouvez télécharger directement la photo du document prise sur le terrain. Pour les reçus de frais, la numérisation des tickets conserve l'image tout en préparant l'enregistrement des dépenses.

Que dois-je vérifier si le fichier ne se télécharge pas ?

Dans l'ordre : la taille du fichier, le format du fichier, le quota restant et le fait que vous soyez bien connecté à votre session.

Cela répond-il à l'obligation légale de conservation ?

Consultez votre expert-comptable pour connaître la portée de votre obligation de conservation des documents et l'adéquation de la copie numérique. L'archive présentée ici résout vos besoins d'accès et d'organisation.

J'ai deux entreprises, l'espace est-il partagé ?

Le quota est défini par entreprise. Nous avons expliqué la distinction dans l'article sur la gestion multi-entreprises.

La valeur d'une archive de documents ne réside pas dans la quantité stockée, mais dans le temps qu'il vous faut pour trouver ce que vous cherchez. Un document qui reste aux côtés de son enregistrement n'a même pas besoin d'être cherché.

Ouvrez un compte gratuit sur Qolay.App et ajoutez votre premier contrat à la fiche client correspondante.