Suivi des revenus et des dépenses pour les indépendants

Le problème financier des indépendants n'est généralement pas de gagner peu, mais plutôt l'écart important entre un bon et un mauvais mois.

Vous livrez trois projets en mars, avril est calme, et en mai, deux paiements tombent la même semaine. La seule façon de faire face à cette irrégularité est de savoir exactement combien vous gagnez et quand vous serez payé.

Séparez votre entreprise de vos finances personnelles

C'est ce que l'on oublie le plus facilement en travaillant seul. Le client verse l'argent sur votre compte personnel, vous y faites vos courses, et à la fin du mois, vous ne savez plus ce que vous avez gagné.

Ouvrir un compte professionnel distinct et vous verser un montant régulier est le moyen le plus pratique de stabiliser un revenu irrégulier. La totalité des gains vous appartient, mais cela ne signifie pas qu'il faille tout dépenser ce mois-ci.

Raisonnez par projet, pas par mois

Le tableau mensuel des produits et charges est trompeur pour un travailleur indépendant ; voir deux paiements coïncider le même mois donne l'impression d'un mois exceptionnel et du suivant comme d'une catastrophe.

À la place, créez une fiche de compte distincte pour chaque client et suivez chaque projet comme un document séparé. Vous pourrez ainsi voir ces trois éléments : quel client vous confie le plus de travail, lequel paie à temps, et quel travail génère un revenu qui en vaut vraiment la peine.

Le troisième point est le plus précieux. La plupart des indépendants réalisent seulement en voyant les chiffres que la tâche qui leur demande le plus d'efforts est celle qui rapporte le moins.

Les dépenses que l'on oublie d'enregistrer

Puisque les dépenses des indépendants sont petites et éparpillées, ce sont les postes les plus souvent oubliés :

• Logiciels et abonnements cloud — de petits montants mensuels, mais un total annuel surprenant
• La part professionnelle de vos factures d'Internet et de téléphone
• Achats de matériel
• Frais de déplacement pour les rendez-vous clients
• Formations, cours, livres
• Honoraires de comptabilité et de conseil

La déductibilité de ces dépenses dépend de votre statut juridique ; clarifiez la portée avec votre expert-comptable. Votre rôle est de ne pas perdre les justificatifs. Si vous avez du mal à conserver vos reçus, prendre en photo le reçu pour un enregistrement automatique facilite grandement la tâche.

Recouvrement : personne ne le fera à votre place

Dans une entreprise, le service comptabilité gère le suivi des créances. Si vous travaillez seul, ce service, c'est vous — et il est difficile de penser au paiement en retard d'un ancien projet tout en en livrant un nouveau.

Deux choses fonctionnent : indiquer une date d'échéance sur le document et voir les échéances proches dans une liste. Le rapport des encaissements à venir place cela directement sur votre écran d'accueil ; vous n'avez pas besoin de vous en souvenir. Pour la gestion des retards, vous pouvez appliquer le calendrier présenté dans l'article sur la gestion des créances échues.

Être prêt pour la période fiscale

Le point commun des indépendants qui paniquent à l'approche des déclarations est qu'ils commencent à rassembler leurs pièces au dernier moment.

L'alternative est simple : enregistrez chaque document le jour même où vous l'émettez, saisissez chaque dépense le jour où vous l'effectuez. Le moment venu, il vous suffira d'exporter le rapport et de l'envoyer à votre comptable.

Jusqu'à 500 documents par an, le forfait gratuit de Qolay.App suffit amplement pour cela — la grande majorité des indépendants n'approche même pas de cette limite. Pour en savoir plus sur la portée, consultez l'article sur le forfait gratuit.

Foire aux questions

Je n'ai pas d'entreprise individuelle, dois-je tout de même faire un suivi ?

Si vous générez des revenus, oui. Quel que soit votre statut, savoir ce que vous gagnez est indispensable pour prendre vos propres décisions.

Je reçois des paiements de l'étranger, comment les enregistrer ?

Le plus propre est de conserver le compte en devises dans sa monnaie d'origine et de traiter l'écart de change séparément. L'aspect fiscal variant selon votre statut, consultez votre comptable.

Je ne connais rien à la comptabilité, ne sera-ce pas trop difficile ?

Le nombre de termes nécessaires est minime. Le guide de pré-comptabilité pour les non-comptables a été écrit exactement pour ce besoin.

Tenir des registres en tant qu'indépendant n'est pas de la bureaucratie, mais un outil pour faire face à des revenus irréguliers. Lorsque vous savez ce qui va rentrer et quand, même un mois creux devient gérable.

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