Qu'est-ce qu'un reçu de dépenses et comment l'établir ?

L'une des situations les plus frustrantes pour une entreprise : vous payez, mais vous ne recevez aucun justificatif en retour, car la contrepartie n'est pas assujettie à la TVA.

Le reçu de dépenses (gider pusulası) existe précisément pour cela. C'est la partie qui effectue le paiement qui émet le document.

Dans quelles situations l'utilise-t-on ?

Achat auprès d'un non-assujetti. Lorsque vous achetez des biens d'occasion, de la ferraille ou des produits artisanaux à une personne qui n'est pas contribuable.

Prestation de services occasionnelle. Petits travaux réalisés par des personnes qui ne s'inscrivent pas dans la durée et relèvent de l'exonération des artisans.

Retours de la part du consommateur final. C'est l'utilisation la plus fréquente en pratique. Le client qui retourne le produit ne pouvant pas émettre de facture, c'est le vendeur qui établit le reçu de dépenses. Nous avons abordé cette distinction dans notre article sur la facture d'avoir.

Pour les entreprises de vente au détail et d'e-commerce, le reçu de dépenses fait partie intégrante du processus de retour.

La question de la retenue à la source

Lors de l'émission d'un reçu de dépenses, vous devez dans la plupart des cas appliquer une retenue à la source sur l'impôt sur le revenu du montant payé. Vous reversez cette retenue au service des impôts pour le compte de la contrepartie.

Le taux n'est pas fixe : il varie selon la nature de l'activité. Il existe des taux différents pour l'achat de services, l'achat de biens et les activités relevant de l'exonération des artisans. De plus, dans certains cas, aucune retenue n'est effectuée, comme lors du retour de produits par le consommateur final.

Confirmez le taux exact auprès de votre comptable pour votre propre opération ; un taux erroné affecte à la fois votre déclaration fiscale récapitulative et le montant net payé à la contrepartie.

Délai et modalités d'émission

Le reçu de dépenses doit être émis dans un certain délai à compter de la date d'achat du bien ou du service. Manquer ce délai ne rend pas le document invalide, mais peut constituer une infraction.

Ce que le document doit contenir : les informations d'identité de l'émetteur et de la contrepartie, la nature et le montant du bien/service acheté, la retenue effectuée et le montant net payé, ainsi que la date et la signature.

Le numéro d'identification et l'adresse de la contrepartie figurent parmi les informations les plus souvent omises. Ne négligez pas ce point, car il s'agit d'une lacune qui pourrait invalider le document.

Attention au mode de paiement

Il est obligatoire d'effectuer et de justifier les paiements dépassant un certain montant par l'intermédiaire d'une banque ou d'un établissement financier. Des montants importants payés en espèces peuvent faire l'objet d'une amende spécifique, même si le document est en règle.

Par conséquent, effectuez si possible le paiement faisant l'objet du reçu de dépenses par virement bancaire et conservez le justificatif avec le document. Nous avons expliqué la mise en correspondance des documents et des registres dans notre article sur la gestion des fichiers.

Enregistrer le paiement en même temps que la comptabilisation de la charge résout d'emblée le problème des écarts de caisse ; consultez l'article paiement en une seule étape avec l'enregistrement des charges.

Foire aux questions

Y a-t-il de la TVA sur un reçu de dépenses ?

Puisque la contrepartie n'est pas assujettie, la TVA n'est généralement pas calculée. Dans le cadre des opérations de retour, il est question de rectifier la TVA de la facture d'origine ; clarifiez ce point avec votre comptable.

Peut-il être émis de manière électronique ?

Il existe une application de reçu de dépenses électronique (e-gider pusulası). Si vous relevez du champ des e-documents, utiliser cette voie est plus pratique en termes d'archivage.

Puis-je l'utiliser lors d'un paiement à un travailleur indépendant ?

Si vous bénéficiez d'une prestation de services continue, la contrepartie doit s'immatriculer et émettre un reçu professionnel. Le reçu de dépenses est destiné aux tâches occasionnelles.

Que faire si la contrepartie refuse de signer ?

La force probante du document s'en trouve affaiblie. Conservez la signature et le justificatif bancaire ensemble, en particulier pour les montants élevés.

Le reçu de dépenses est le moyen d'officialiser les paiements restés sans justificatif. Utilisé à bon escient, il protège votre droit de comptabiliser des charges tout en rationalisant vos processus de retour.

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