Enregistrez vos dépenses et payez en une seule étape

Enregistrer une dépense revient en réalité à deux événements distincts : un coût est généré et de l'argent est sorti.

Dans la plupart des logiciels, ces opérations se font sur deux écrans différents. Tout le monde fait la première, personne ne se rappelle de la seconde. À la fin du mois, la caisse ne correspond pas et l'on cherche pourquoi.

La deuxième étape manquante

Lorsque vous enregistrez uniquement la dépense sans traiter le paiement, voici le résultat : votre rapport de dépenses semble correct, mais le solde de votre caisse est plus élevé qu'en réalité. Le système pense que l'argent est toujours là.

Cette différence ne se remarque pas sur les petits montants, mais elle se voit lorsqu'ils s'accumulent. Et à ce stade, il faut remonter des semaines en arrière pour trouver quel paiement n'a pas été traité.

L'inverse est également vrai : si le paiement est traité mais que la dépense n'est pas enregistrée, vos charges paraissent insuffisantes et vos bénéfices semblent plus élevés qu'ils ne le sont.

Enregistrer en une seule étape

Sur Qolay.App, lorsque vous saisissez une dépense, vous en indiquez également le paiement sur le même écran. Vous choisissez le compte débité — caisse, banque ou carte bancaire — et une fois l'enregistrement terminé, le mouvement de compte correspondant est généré automatiquement.

Ainsi, la deuxième étape, si facile à oublier, disparaît. De toute façon, la plupart des frais sont payés comptant ; séparer les deux n'a aucun intérêt pratique.

S'il s'agit d'une dépense à terme, vous l'enregistrez sans indiquer le paiement ; la dette reste dans le compte tiers et sera traitée à la date d'échéance.

Combiné avec la numérisation des reçus

Le flux devient le suivant : vous prenez le reçu en photo, le montant et la date sont lus, vous sélectionnez le compte débité et vous validez. En une seule opération, vous créez l'enregistrement de la dépense, le mouvement de trésorerie et l'archivage du document.

Nous avons détaillé ce point dans notre article sur la numérisation des reçus de frais.

Choisissez le bon compte

L'enregistrement en une étape simplifie les choses, mais si vous choisissez le compte au hasard, vous ne faites que repousser le problème. Si vous imputez une dépense payée en espèces sur un compte bancaire, les deux comptes seront faux.

La distinction est également importante pour les achats par carte bancaire : au moment de la dépense, une dette est inscrite sur le compte de la carte, et lorsque le relevé est payé, cette dette est soldée. Ce sont deux opérations distinctes. Pour configurer vos comptes, consultez l'article sur la gestion des banques et de la caisse.

Foire aux questions

Puis-je ajouter le paiement plus tard ?

Oui. Vous pouvez enregistrer la dépense sans paiement et traiter l'écriture correspondante lorsque le règlement est effectué. C'est de toute façon le flux idéal pour les dépenses à terme.

Puis-je effectuer un paiement partiel ?

Vous pouvez traiter le paiement en plusieurs fois ; le montant restant demeure ouvert dans le solde du tiers.

Pourquoi la catégorie de dépense est-elle importante ?

Une dépense sans catégorie est une dépense impossible à analyser par la suite. Si vous souhaitez voir combien vous avez dépensé par poste, n'oubliez pas de sélectionner une catégorie.

Comment suivre la TVA ?

Lorsque vous enregistrez une dépense avec justificatif, la TVA est imputée au compte de déduction. Nous abordons le sujet dans l'article sur le suivi de la TVA.

Il s'agit d'un petit changement de processus, mais qui élimine largement la fameuse question de fin de mois : « Pourquoi la caisse ne correspond pas ? »

Ouvrez un compte gratuit sur Qolay.App et commencez à enregistrer votre première dépense avec son paiement associé.