Comment effectuer une recherche de contribuable e-Fatura ?

Vous avez émis et envoyé la facture. Quelques heures plus tard, le système la rejette au motif que « l'acheteur est un contribuable assujetti à la facture électronique ». Ou pire encore : il ne la rejette pas, elle passe en tant que facture d'archive électronique (e-arşiv) et vous est signalée des mois plus tard comme non conforme.

Cette erreur n'a qu'une seule cause : le statut d'assujettissement de l'acheteur n'a pas été vérifié avant l'émission du document.

Pourquoi ce contrôle est-il obligatoire ?

Ce n'est pas vous qui décidez quel document émettre. C'est l'acheteur qui le détermine.

• Si l'acheteur est assujetti à la facture électronique → une facture électronique est émise, transitant par le système fermé de l'administration fiscale (GİB).
• Si l'acheteur n'y est pas assujetti → une facture d'archive électronique est émise, transmise par e-mail ou sous format papier.

Votre propre statut d'assujettissement n'entre pas en compte ici. Même si vous êtes assujetti à la facture électronique, vous devrez émettre une facture d'archive électronique si votre client ne l'est pas. Pour plus de détails, consultez notre article sur les différences entre facture électronique et facture d'archive électronique.

Comment effectuer la vérification ?

Ce contrôle repose sur la liste des utilisateurs enregistrés tenue par le GİB. Tout numéro d'identification fiscale figurant sur cette liste signifie que l'entité peut recevoir des factures électroniques.

Il existe trois moyens pratiques :

• Via le GİB. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro d'identification fiscale dans la liste des utilisateurs enregistrés, disponible sur les pages de documents électroniques de la Direction générale des impôts. La liste peut également être téléchargée en bloc.
• Via votre intégrateur. Le panneau de votre intégrateur de documents électroniques dispose généralement d'un écran de recherche de numéro d'identification fiscale (VKN).
• Via votre logiciel. Votre logiciel de comptabilité générale effectue lui-même ce contrôle lors de l'enregistrement de la fiche client et détermine automatiquement le type de document.

Les deux premières méthodes sont manuelles et prennent au moins une minute par facture. Avec la troisième, le contrôle s'effectue en arrière-plan sans que vous ne vous en aperceviez.

Pourquoi demander au client ne suffit-il pas ?

Demander « Êtes-vous assujetti à la facture électronique ? » semble être la méthode la plus rapide. Le problème est que votre interlocuteur en face ignore souvent la réponse.

La personne qui effectue l'achat n'est pas forcément celle qui connaît le statut fiscal de l'entreprise. Une information erronée qui vous est transmise de bonne foi entraînera le rejet de la facture, et la charge des corrections vous incombera.

Fiez-vous aux registres plutôt qu'aux déclarations. Le numéro d'identification fiscale est une donnée objective ; le statut d'assujettissement y est rattaché.

Le véritable piège : la liste évolue

Il ne suffit pas de vérifier une seule fois et d'inscrire « e-arşiv » sur la fiche client. La liste des assujettis est constamment mise à jour.

Un client qui n'est pas assujetti aujourd'hui peut intégrer la liste d'ici six mois s'il dépasse le seuil de chiffre d'affaires. Si vous continuez à lui émettre des factures d'archive électronique, le type de document sera alors erroné.

C'est pourquoi ce contrôle n'est pas ponctuel, mais continu. Si vous travaillez manuellement, vous devez interroger à nouveau vos fiches clients par lot à intervalles réguliers. Si vous utilisez un logiciel, cette mise à jour s'effectue en arrière-plan.

Nous avons abordé les seuils déterminant qui devient assujetti et à quel moment dans notre article sur l'obligation de transition.

Que se passe-t-il si un mauvais type de facture est émis ?

La troisième ligne est la plus agaçante. Un numéro d'identification fiscale saisi avec une erreur de chiffre peut vous amener à envoyer une facture à une entreprise que vous ne connaissez pas. Pour y remédier, vous devez enclencher la procédure d'annulation, qui est soumise à un délai limite.

Gestion des fiches clients : le véritable lieu du contrôle

Le contrôle de l'assujettissement ne se résout pas sur l'écran de facturation, mais bien dans la fiche client. Si la fiche est correcte, la facture l'est automatiquement.

• Unifiez par numéro d'identification fiscale. Empêchez la création d'une seconde fiche pour le même client. Deux fiches, l'une avec des informations actuelles et l'autre obsolètes, constituent la source d'erreurs la plus fréquente.
• Rédigez la raison sociale telle qu'elle figure dans le registre du GİB. Les abréviations et la saisie libre compliquent les rapprochements ultérieurs.
• Ne laissez pas le service des impôts vide. Il est requis pour la validation des documents.
• Validez la fiche dès sa première création. Interroger le système lors de la création d'un client coûte moins cher que de chercher une erreur sur la centième facture.

Sur Qolay.App, lorsque vous sélectionnez un client, le type de document est déterminé en fonction du numéro d'identification fiscale de la fiche ; vous n'avez pas à choisir manuellement entre facture électronique et facture d'archive. Le risque de sélectionner un mauvais type est ainsi totalement éliminé du flux.

Foire aux questions

Peut-on effectuer une recherche avec le numéro d'identité TC ?

Les entreprises individuelles peuvent également être enregistrées avec un numéro d'identité TC. Vous pouvez effectuer la recherche avec ce numéro ; en revanche, aucune recherche n'est nécessaire pour les consommateurs finaux, auxquels on émet des factures d'archive électronique.

À quelle fréquence dois-je vérifier la liste ?

Si vous travaillez manuellement, un contrôle global une fois par mois pour vos clients réguliers est un rythme raisonnable. Si vous utilisez un logiciel effectuant des contrôles automatiques, aucune action supplémentaire n'est requise.

La date de début d'assujettissement est-elle importante ?

Oui. L'enregistrement visible sur la liste indique la date à laquelle l'assujettissement a pris effet. Un type de document différent peut s'appliquer aux transactions antérieures à cette date.

J'ai émis un mauvais type de document, que dois-je faire ?

Si vous êtes dans les délais, annulez-le et réémettez-le avec le bon type. Si le délai est dépassé, la marche à suivre est différente ; consultez votre conseiller fiscal.

En résumé : un type de document correct découle d'une fiche client correcte. Si vous déplacez le contrôle de l'instant de la facturation vers l'enregistrement du client, vous n'aurez plus à vous soucier de cette question.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez conserver vos fiches clients avec des informations fiscales vérifiées et laisser le logiciel gérer le type de document.

Cet article est fourni à titre d'information générale. Le champ d'application de l'assujettissement et les méthodes de recherche sont susceptibles d'évoluer ; la source officielle est le GİB. Consultez votre conseiller fiscal pour votre situation spécifique.