Demande de Cachet Électronique et de Signature Électronique

La plupart des projets de transition vers la facture électronique bloquent au même endroit : le cachet électronique n'est pas encore arrivé.

Pourtant, c'est l'étape la plus simple et la plus précoce du processus. Elle suit simplement son propre calendrier et ne peut pas être accélérée.

Cachet électronique ou signature électronique ?

La distinction est simple : le cachet électronique appartient aux personnes morales et la signature électronique aux personnes physiques.

Si vous êtes une SARL ou une SA, vous obtenez un cachet électronique. Le cachet appartient à l'entreprise elle-même et non à une personne ; même si les dirigeants changent, le cachet reste dans l'entreprise.

Si vous êtes une entreprise individuelle, vous pouvez utiliser un certificat électronique qualifié (signature électronique). Il s'agit d'un certificat émis à votre nom, utilisé pour de nombreuses procédures officielles en plus des documents électroniques.

Pour les professions libérales, la signature électronique suffit également ; nous avons abordé ce sujet dans notre article sur l'e-SMM.

Comment effectuer la demande ?

La demande de cachet électronique s'effectue auprès du Centre de certification public. Les étapes sont les suivantes :

1. Le formulaire de demande est rempli en ligne ; les informations de l'entreprise doivent correspondre au numéro d'identification fiscale.

2. Le formulaire est signé par le représentant autorisé et envoyé avec signature manuscrite si nécessaire.

3. Le paiement est effectué.

4. Le cachet est livré à l'adresse par courrier, accompagné de la carte à puce et du lecteur de carte.

Le délai de livraison prend généralement quelques semaines. Faire la demande un mois avant votre date d'obligation est une stratégie risquée.

Une fois la carte reçue

La plupart des personnes qui reçoivent leur carte se heurtent ici à un second obstacle. Ce qu'il faut faire :

Installation des pilotes. Le lecteur de carte et le logiciel de la carte à puce doivent être installés sur l'ordinateur.

Création du code PIN. La carte est activée lors de sa première utilisation et un code PIN est défini. Conservez ce code PIN en lieu sûr.

Situation de blocage. Si le code PIN est saisi de manière erronée à plusieurs reprises, la carte se bloque. Dans ce cas, elle est débloquée à l'aide du code PUK ; si le code PUK est également perdu, la carte doit être renouvelée et le processus recommence depuis le début.

Si vous utilisez un intégrateur tiers, le cachet est généralement configuré sur le système du prestataire et vous n'avez pas besoin d'insérer la carte au quotidien. C'est l'option la plus populaire. Nous avons comparé ces méthodes dans l'article Choix d'un intégrateur.

Renouvellement : notez-le dans votre agenda

Les certificats de cachet électronique et de signature électronique ont une date de validité. Une fois expirés, vous ne pourrez plus émettre de documents — et vous vous en apercevrez généralement le jour le plus chargé.

Notez dès à présent la date d'expiration dans votre agenda et configurez un rappel au moins deux mois avant l'échéance. Le renouvellement nécessite également un délai de livraison.

En cas de changement de raison sociale, d'adresse ou de fusion, le renouvellement du cachet peut s'avérer nécessaire ; vérifiez l'état de votre cachet lorsque vous effectuez ces modifications.

Foire aux questions

J'ai plusieurs entreprises, un seul cachet suffit-il ?

Non, un cachet électronique distinct est requis pour chaque personne morale. Nous avons expliqué comment gérer plusieurs entreprises à partir d'un seul tableau de bord dans cet article.

Un cachet séparé est-il nécessaire pour mes succursales ?

Les succursales n'étant pas des personnes morales distinctes, le cachet principal peut être utilisé. Il est également possible de demander des certificats supplémentaires selon les besoins.

Puis-je émettre des documents avec ma signature électronique à la place du cachet électronique ?

Pour les personnes morales, non. Les documents d'entreprise sont signés avec le cachet de l'entreprise.

Que dois-je faire si je perds ma carte ?

Le certificat doit être révoqué et un nouveau doit être demandé. Signalez la perte sans tarder.

Le cachet électronique est l'étape la plus simple mais la plus souvent retardée du processus de documents électroniques. Faire sa demande tôt est la seule initiative qui soulagera votre calendrier de transition.

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