Consultation de facture e-Arşiv et recherche de facture perdue

Un client appelle : "Je ne trouve pas la facture du mois dernier, pouvez-vous me la renvoyer ?" Ou bien votre comptable vous demande : "J'ai besoin du PDF de cette facture de mars."

Une demande simple. Mais si vos documents sont éparpillés, cette simple requête vous prendra une demi-heure.

Le document ne disparaît pas, c'est vous qui le perdez

Commençons par la partie rassurante : la facture e-Arşiv que vous avez émise ne va nulle part. Elle a été signalée à l'administration fiscale (GİB) et enregistrée. Si vous utilisez un intégrateur, elle reste également dans son système.

Ce qui se perd, ce n'est pas le document, c'est votre moyen d'y accéder. Si vous ne vous souvenez pas par quel canal vous avez émis la facture ou si vous avez mal orthographié le nom du client, la recherche s'éternise.

Où effectuer la recherche ?

L'ordre a son importance. Si vous le trouvez dans votre logiciel, arrêtez-vous là — car le document n'y est pas isolé, il apparaît avec le client auquel il appartient et indique s'il a été réglé ou non.

Par quelle information commencer lors d'une recherche ?

Du plus fiable au moins fiable :

• Numéro du document (ETTN ou numéro de facture). Fournit un résultat unique. Le client peut le lire sur sa version imprimée.
• Numéro de TVA + période. Fonctionne presque à tous les coups. Indépendant de l'orthographe de la raison sociale.
• Montant + période. S'il y a des montants proches, vous obtiendrez plusieurs résultats, mais cela réduira rapidement la liste.
• Raison sociale du client. Le moins fiable. Écrire "SARL" ou "S.A.R.L." changera le résultat.

Au téléphone avec un client, la question la plus pratique est : "Pouvez-vous me lire le numéro en haut à droite de l'exemplaire que vous avez en main ?" Cela réduit le temps de recherche à quelques secondes.

Si le client n'a pas reçu la facture

Une facture e-Arşiv est généralement envoyée par e-mail, et il est courant qu'un e-mail se perde : dossier spam, boîte de réception pleine, adresse mal orthographiée.

Les étapes à suivre :

• Vérifiez l'adresse e-mail dans la fiche du tiers — l'erreur vient souvent de là.
• Demandez-lui de vérifier son dossier spam.
• Renvoyez le document ; le document n'est pas réédité, c'est le même qui est transmis à nouveau.
• Si nécessaire, transmettez-vous-même directement la version PDF.

Important : renvoyer ne signifie pas émettre une nouvelle facture. Dire "elle n'est pas arrivée, je vais la refaire" crée une double facture et nécessite une annulation. Nous avons expliqué ce piège dans notre article sur les délais d'annulation.

Une organisation qui rend la recherche superflue

Dans une bonne organisation d'archivage, la tâche "trouver la facture" n'existe pas ; vous cliquez sur le client et tous ses documents s'affichent sous vos yeux.

Trois habitudes pour y parvenir :

• Chaque document doit être rattaché à un tiers. Les fiches globales telles que "Clients divers" rendent toute recherche ultérieure impossible.
• Les documents doivent être regroupés au même endroit. S'ils sont répartis entre l'intégrateur, l'e-mail et le bureau, vous serez obligé de vous rappeler où chercher.
• Ayez une sauvegarde. Un changement d'intégrateur ou l'expiration d'un contrat peut affecter votre accès aux documents passés. Quant à l'obligation de conservation, elle perdure — nous avons détaillé ces durées dans notre article sur la conservation.

Sur Qolay.App, les documents restent rattachés à la fiche du tiers et peuvent être sauvegardés grâce à la Gestion des documents ; chaque nouvelle entreprise bénéficie de 512 Mo d'espace de stockage gratuit. Nous avons expliqué cette organisation dans notre article sur la gestion des documents.

Quand le comptable la réclame

La phrase la plus entendue en fin de mois : "Tu peux m'envoyer la copie de ces trois factures ?"

La répétition de cette demande est généralement un signe : cela signifie que votre comptable n'a pas accès à vos documents. La solution pérenne consiste, au lieu d'envoyer les documents un par un chaque mois, à mettre en place une organisation permettant de transmettre le rapport de période et la liste des documents en même temps. Ainsi, la demande ne se multipliera pas au fil du mois.

Foire aux questions

Combien d'années en arrière puis-je rechercher une facture ?

Vous devez être en mesure d'accéder aux documents pendant toute la durée de l'obligation de conservation. La période d'archivage propre au canal utilisé peut être plus courte, c'est pourquoi il est important de conserver votre propre sauvegarde.

Comment puis-je vérifier que le client a vu la facture ?

Contrairement à la facture électronique, il n'y a pas de flux d'acceptation/refus pour l'e-Arşiv. Hormis l'enregistrement de transmission par e-mail et le journal des envois, il n'y a pas d'accusé de réception au niveau du système.

Je ne trouve pas la facture, se pourrait-il qu'elle n'ait pas été émise ?

C'est possible. S'il y a un enregistrement de vente mais aucun document, vous faites face à une transaction non facturée. Comblez ce vide avant la clôture de la période.

À quoi sert le QR code sur l'exemplaire imprimé ?

Il garantit l'authentification du document. Le client peut ainsi vérifier la validité de la version imprimée en sa possession.

En résumé : ce n'est pas le document qui se perd, c'est l'organisation. Si vous associez chaque facture à un tiers et la conservez en un seul endroit, la corvée de "recherche de facture" disparaîtra de votre quotidien.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pourrez rechercher vos documents par tiers, les renvoyer et effectuer des sauvegardes.

Cet article est fourni à titre d'information générale. Consultez votre comptable pour les durées de conservation et les obligations d'accès ; la source officielle est le GİB.