Wie funktioniert die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?

Verkäufe zu tätigen ist vergleichsweise einfach. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, das Geld für diesen Verkauf rechtzeitig einzutreiben. Der Unterschied liegt im Debitoren- und Kreditorenkonto (Kontokorrent).

Das Kontokorrent ist die Aufzeichnung der Forderungs- und Verbindlichkeitsbeziehung zwischen Ihnen und einem Kunden oder Lieferanten. Jede Rechnung erhöht den Saldo, jede Zahlung verringert ihn. Das klingt einfach; der Grund, warum es in den meisten Unternehmen falsch geführt wird, ist genau dieser: Man verlässt sich auf diese Einfachheit und lässt die Disziplin schleifen.

Was passiert ohne Kontokorrentführung?

Das Bild, das sich ohne ordentliche Aufzeichnungen ergibt, ist immer dasselbe: Man erinnert sich daran, wie viel Ware man dem Kunden geliefert hat, aber nicht daran, wie viel davon bereits eingetrieben wurde. Beide Seiten glauben ihren eigenen Zahlen, und das Gespräch beginnt oft mit „Ich habe bereits bezahlt“.

Die konkreten Kosten dafür sind:

• Überfällige Forderungen bleiben unbemerkt und warten monatelang – je länger sie warten, desto schwieriger wird die Eintreibung.
• Sie liefern weiterhin Waren an Kunden, die nicht zahlungsfähig sind, weil Sie deren aktuelles Risiko nicht sehen.
• Doppelzahlungen an Lieferanten. Das ist keine Seltenheit, sondern viel häufiger, als man denkt.

Die richtige Einrichtung: Vier Regeln

Um die Kontokorrentführung zum Laufen zu bringen, ist kein komplexes System erforderlich. Es reicht aus, vier Regeln zu befolgen.

1. Ein einziges Konto pro Firma

Der häufigste Fehler ist das Anlegen derselben Firma unter zwei Namen: einmal „Yılmaz Tic.“ und einmal „Yılmaz Ticaret Ltd.“. Der Saldo teilt sich auf, und beide sehen falsch aus. Führen Sie die Konten anhand der Steuernummer oder Identifikationsnummer zusammen.

2. Kunden und Lieferanten trennen

Wenn Sie von derselben Firma sowohl kaufen als auch an sie verkaufen, sorgt das Führen von zwei getrennten Konten für klare Berichte. Wenn Sie eine Verrechnung (Salarierung) vornehmen möchten, erfassen Sie dies als bewussten Vorgang und nicht durch Vermischen der Konten.

3. Eröffnungssaldo unbedingt erfassen

Tragen Sie am Tag des Wechsels auf die Software den Übertragssaldo für jeden ein. Wenn dieser Schritt ausgelassen wird, beginnt das System bei Null und Ihre alten Forderungen tauchen nirgendwo in den Aufzeichnungen auf. Wird dies erst später bemerkt, ist die Korrektur viel aufwendiger.

4. Zahlungseingänge am selben Tag verbuchen

Niemand vergisst, Rechnungen zu schreiben; vergessen wird immer die Erfassung des Zahlungseingangs. Nur weil Geld auf dem Konto eingegangen ist, erstellt sich der Eintrag nicht von selbst. Sich täglich fünf Minuten Zeit zu nehmen, geht schneller, als am Monatsende zu versuchen, die Kontoauszüge abzugleichen.

Saldenbestätigung (Abstimmung): Zweimal im Jahr reicht, aber machen Sie es

Eine Saldenbestätigung (Mutabakat) bedeutet, Ihre Aufzeichnungen mit denen der Gegenpartei zu vergleichen. Das klingt nach Formalität, deckt in der Praxis jedoch Transaktionen auf, die beiden Seiten entgangen sind.

Senden Sie den Kontoauszug und fragen Sie: „Wir weisen zu diesem Datum folgenden Saldo aus, können Sie das bestätigen?“. Wenn es eine Abweichung gibt, liegt es fast immer an einem dieser drei Dinge: unvollständig gebuchte Zahlungen, doppelt erfasste Rechnungen oder nicht verbuchte Gutschriften/Skonti.

Warum stimmt der Saldo nicht?

Hinter der Beschwerde „Die Zahl stimmt nicht“ steckt meist nicht das Programm, sondern die Reihenfolge der Buchungen. Checkliste:

• Wurde der Eröffnungssaldo eingetragen? Das ist der häufigste Grund.
• Wurde der Zahlungseingang dem richtigen Konto zugeordnet? Bei Konten mit ähnlichen Namen könnte er auf dem falschen gelandet sein.
• Gibt es eine Gutschrift (Retoure)? Wird eine Retoure nicht verbucht, erscheint der Saldo höher als er ist.
• Wurden verschiedene Währungen vermischt? Bei Transaktionen in Fremdwährungen müssen Kursdifferenzen separat behandelt werden.

Wie funktioniert das in Qolay.App?

Sobald Sie das Kontokorrentkonto einmal angelegt haben, müssen Sie nichts Weiteres tun: Die von Ihnen ausgestellte Rechnung sowie die von Ihnen eingegebenen Zahlungseingänge und -ausgänge fließen automatisch in den Saldo ein. Sie sehen den Saldo direkt in der Kundenliste und haben beim Öffnen des Kontos Zugriff auf die gesamte Bewegungshistorie.

Zwei Dinge erleichtern die Arbeit. Erstens der Bericht über ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten, der fällige Forderungen direkt auf dem Startbildschirm anzeigt. Zweitens E-Beleg-Beschreibungsvorlagen; sie fügen den aktuellen Saldo automatisch unten auf der Rechnung ein und erinnern den Kunden so bei jedem Beleg daran.

Häufig gestellte Fragen

Kann man Kontokorrente mit Excel führen?

Bei einer geringen Anzahl von Kunden funktioniert das. Das Problem entsteht, wenn Sie Rechnungen an einem Ort ausstellen und den Saldo an einem anderen Ort pflegen: Die beiden Aufzeichnungen driften früher oder später auseinander. In unserem Beitrag zum Umstieg von Excel haben wir den Migrationsprozess erklärt.

Wozu dient ein Kontokorrentauszug?

Er zeigt alle Bewegungen und den Saldo in einem bestimmten Datumsbereich. Er wird bei Abstimmungen und der Forderungseintreibung verwendet; er ist das aussagekräftigste Dokument, das an Kunden gesendet werden kann.

Ich arbeite auf Basis von Bargeld, muss ich Kontokorrente führen?

Wenn die Bezahlung sofort erfolgt, bleibt der Saldo kontinuierlich bei Null und der Tracking-Aufwand sinkt. Dennoch ermöglicht Ihnen das Anlegen eines Kontos, das historische Geschäftsvolumen mit diesem Kunden einzusehen.

Was tun bei überfälligen Forderungen?

Frühzeitige und regelmäßige Erinnerungen sind die effektivste Methode. Wie Sie diesen Prozess aufbauen, haben wir im Beitrag über überfällige Forderungen behandelt.

Die Kontokorrentführung ist keine Aufgabe für Berichte, sondern eine Sache der Gewohnheit. Wenn Sie die Konten sauber anlegen und Zahlungseingänge täglich erfassen, bleiben die Salden von ganz alleine korrekt.

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