E-Beleg-Beschreibungsvorlagen

Sie schreiben eine Rechnung und tippen jedes Mal dasselbe in das Beschreibungsfeld: Bankdaten, Zahlungsziel, vielleicht einen Rückgabehinweis.

Für sich genommen eine Arbeit von dreißig Sekunden. Wenn Sie im Monat hundert Rechnungen ausstellen, summiert sich das auf einige Arbeitstage im Jahr — und an stressigen Tagen wird genau das als Erstes vergessen. Danach ruft der Kunde an und fragt nach der IBAN.

Was macht eine Vorlage?

Sie definieren den Text, der im Beschreibungsabschnitt des Dokuments erscheinen soll, genau einmal. Danach wird er automatisch zu jedem von Ihnen ausgestellten Dokument hinzugefügt.

In Qolay.App können diese Vorlagen für drei Dokumententypen separat definiert werden: E-Rechnung, E-Archiv und E-Lieferschein. So können Sie für eine E-Rechnung an Geschäftskunden einen anderen Text verwenden als für ein E-Archiv für Endverbraucher.

Die Zeile für den Saldo des Kontokorrents

Über den festen Text hinaus können Sie auch den aktuellen Kontosaldo des Kunden auf dem Dokument ausgeben lassen.

Die Auswirkungen auf den Einzug von Forderungen sind zu groß, als dass man sie ignorieren könnte. Der Kunde sieht auf jeder Rechnung seine Gesamtschuld; die Ausrede „Das wusste ich nicht“ fällt weg. Zudem werden Abstimmungsgespräche einfacher, da der Betrag der Gegenpartei regelmäßig übermittelt wird.

Eine Warnung: Die Saldozeile zeigt falsche Informationen an, wenn Ihre Kontokorrentbuchempornungen nicht aktuell sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontokorrentverwaltung eingerichtet ist, bevor Sie dies aktivieren.

Was sollte darin stehen?

Inhalte, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Bank- und IBAN-Daten. Die am häufigsten gestellte Frage; lassen Sie sie auf dem Dokument stehen.
• Erinnerung an das Zahlungsziel. Etwa „Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum“.
• Rückgabe- und Garantiebedingungen. Besonders nützlich im Einzelhandel und E-Commerce.
• Ein Dankeschön. Eine kleine Geste, die jedoch zur Markenwahrnehmung beiträgt.

Halten Sie es kurz. Langer Text nimmt auf dem Dokumentendruck Platz weg und wird nicht gelesen.

„Warum steht unter meiner Rechnung ein Saldo?“

Das ist die häufigste Frage von Nutzern, die diese Vorlagen zum ersten Mal entdecken. Die Antwort lautet: Jemand hat diese Einstellung aktiviert.

Um den Text zu ändern oder zu entfernen, gehen Sie zu Einstellungen → E-Dokument → Beschreibungsvorlagen. Die Einstellung gilt nicht auf Dokumentenbasis, sondern auf Definitionsbasis; wenn Sie sie ändern, betrifft dies zukünftige Dokumente, während vergangene Dokumente unverändert bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Vorlage auf einer einzelnen Rechnung deaktivieren?

Sie können das Beschreibungsfeld auf dem Dokument bearbeiten. Die Vorlage fügt den Starttext ein, aber das Überschreiben ist freigestellt.

Kann ich verschiedenen Kunden unterschiedliche Texte anzeigen?

Die Vorlage wird auf Basis des Dokumententyps definiert. Für eine kundenbezogene Unterscheidung müssen Sie den Text in der jeweiligen Rechnung manuell anpassen.

Ändert sich dadurch auch das Aussehen des Dokuments?

Nein, die Vorlage fügt lediglich Text hinzu. Das Design des Ausdrucks ist ein separates Thema — schauen Sie sich dazu den Artikel über Druckvorlagen an.

Funktioniert das auch beim E-Lieferschein?

Ja, es kann für alle drei Dokumententypen definiert werden. In unserem Artikel zum E-Lieferschein haben wir den Dokumentenfluss erläutert.

Eine kleine Einstellung, die jedoch in zweierlei Hinsicht Wirkung zeigt: durch die halbe Minute, die bei jeder Rechnung eingespart wird, und dadurch, dass der Kunde seine Schulden regelmäßig vor Augen hat. Letzteres verkürzt Ihre Forderungslaufzeit.

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