Was ist ein elektronischer Lieferschein und wie wird er ausgestellt?

Lieferschein und Rechnung werden oft verwechselt. Der Unterschied ist eigentlich klar: Der Lieferschein folgt der Ware, die Rechnung dem Geld.

Wenn die Ware in den Lkw geladen wird, geht der Lieferschein mit. Wenn die Bezahlung besprochen wird, wird die Rechnung ausgestellt. Beide können auf denselben Tag fallen, müssen es aber nicht.

Wozu dient der elektronische Lieferschein (e-İrsaliye)?

Der e-İrsaliye ist das elektronische Pendant zum Papier-Lieferschein. Er hält fest, von wem an wen, wann und mit welchem Fahrzeug die Ware transportiert wurde, und wird über das GİB-System (Steuerverwaltung) übermittelt.

Sein praktischer Vorteil gegenüber dem Papierlieferschein: Er geht unterwegs nicht verloren, wird automatisch archiviert, und der Empfänger kann direkt über das System antworten, sobald er die Ware erhalten hat. Für Unternehmen mit hohem Versandvolumen entfällt der Aufwand mit Ordnern und Durchschlägen komplett.

Wann Lieferschein, wann Rechnung?

Konsultieren Sie bezüglich Ihres Steuerstatus und der für Sie geltenden Dokumentationspflichten Ihre Steuerberatung; der Geltungsbereich variiert je nach Branche und Umsatz.

Wie wird er ausgestellt?

1. Vorbereitung. e-İrsaliye-Pflicht, Finanzsiegel und Integratoren-Anbindung — dieselbe Infrastruktur wie bei der E-Rechnung. Zudem wird eine Seriennummer für den e-İrsaliye definiert.
2. Bestand und Lager → Lieferschein → Neuer Eintrag.
3. Empfänger auswählen. Wird aus der Kundenkartei geladen.
4. Waren und Mengen eingeben. Vergessen Sie nicht, das Ausgangslager auszuwählen; bei mehreren Lagern führt ein falsches Lager zu Bestandsdifferenzen.
5. Versanddetails angeben. Versanddatum und -uhrzeit, Kfz-Kennzeichen, Speditionsinformationen.
6. Speichern und senden. Das Dokument erreicht den Empfänger über den Integrator.

Bestand nicht doppelt abbuchen

Dies ist das häufigste Problem bei Unternehmen, die Lieferscheine nutzen. Die Ware geht einmal raus, aber wenn sowohl Lieferschein als auch Rechnung den Bestand abbuchen, wird der Bestand doppelt reduziert.

Die Lösung besteht darin, die Rechnung aus dem Lieferschein zu generieren: Wenn Sie den Lieferschein in eine Rechnung umwandeln, bewegt sich der Bestand nur einmal. Es ist wichtig, dass das gesamte Team denselben Ablauf nutzt; stimmt die Inventur am Ende nicht, liegt das oft daran, dass jemand einen Lieferschein in eine Rechnung umgewandelt hat, während ein anderer eine Rechnung von Grund auf neu erstellt hat. Nähere Details hierzu haben wir im Beitrag Fehler bei der Bestandsverfolgung erläutert.

Eingehende e-İrsaliye

Wenn Ihre Lieferanten Ihnen elektronische Lieferscheine senden, landen auch diese im System. Sobald Sie die Ware annehmen, verarbeiten Sie das Dokument und der Bestandseingang wird verbucht.

Bei Qolay.App befinden sich eingehende Lieferscheine in einer separaten Liste mit den Reitern „Eingegangen“ und „Verarbeitet“. Wenn ein „Lieferschein eingegangen ist, aber nicht im Bestand verbucht wurde“, ist dieser Reiter die erste Anlaufstelle: Das Dokument wurde wahrscheinlich noch nicht verarbeitet.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt der e-İrsaliye die Rechnung?

Nein. Der Lieferschein dokumentiert den Versand, die Rechnung den Verkauf. Beides sind separate Dokumente.

Kann ich ihn zusammen mit Papier-Lieferscheinen verwenden?

Wenn Sie zur e-İrsaliye-Nutzung verpflichtet sind, müssen Sie für die betroffenen Sendungen elektronische Belege ausstellen. Lassen Sie die Bedingungen für eine gemischte Nutzung von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Ist das Kfz-Kennzeichen obligatorisch?

Versanddetails gehören zu den grundlegenden Elementen des Dokuments; das Weglassen kann zur Ablehnung des Dokuments führen.

Kann ich feste Notizen am Ende des Lieferscheins hinzufügen?

Ja. Beschreibungsvorlagen funktionieren neben E-Rechnung und E-Archiv auch beim e-İrsaliye.

Das Geheimnis der korrekten Nutzung des e-İrsaliye liegt nicht nur im Ausstellen des Dokuments, sondern darin, eine klare Verbindung zur Rechnung herzustellen. Wenn Sie dies einmal eingerichtet haben, stimmt auch der Bestand von ganz allein.

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Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Bitte konsultieren Sie Ihre Steuerberatung bezüglich Ihrer Pflichten zur Dokumentenerstellung.