Geld ist da, aber der Auftrag noch nicht erledigt
Wie werden Vorauszahlungen und Anzahlungen in Rechnung gestellt?
Sie haben eine Anzahlung erhalten; müssen Sie eine Rechnung ausstellen? Wir erklären, warum eine Anzahlung nicht automatisch eine Rechnung erfordert, den Unterschied zur Kaution und die Verrechnung.
Ihr Kunde hat für den Beginn der Arbeit bezahlt. Die Ware wurde noch nicht geliefert, die Dienstleistung noch nicht abgeschlossen.
Was passiert jetzt? Diese Frage wird oft falsch beantwortet, da der Irrglaube "Geld da, Rechnung da" weit verbreitet ist.
Eine Anzahlung erzeugt nicht von sich aus eine Rechnung
Eine Rechnung ist an die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen gekoppelt. Eine Anzahlung hingegen ist eine Vorauszahlung für eine Transaktion, die noch nicht stattgefunden hat; es gibt keine Lieferung und somit keinen steuerpflichtigen Vorgang.
Aus diesem Grund wird bei Erhalt einer Anzahlung keine Rechnung, sondern ein Zahlungseingang verbucht. Das Geld geht auf der Bank oder in der Kasse ein, und im Gegenteiligen schulden Sie es dem Kunden – denn Sie halten Geld in Händen, das Sie sich noch nicht verdient haben.
Im Kontokorrent bedeutet dies, dass der Kunde als Gläubiger geführt wird. Das mag ungewohnt erscheinen, ist aber korrekt und wird behoben, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.
Wir haben Rechnungsstellungsfristen und Betragsgrenzen in diesem Beitrag detailliert behandelt.
Wenn die Arbeit abgeschlossen ist: Die Verrechnung
Sobald die Lieferung erfolgt ist, wird die Rechnung über den Gesamtwert der Arbeit ausgestellt. Der Anzahlungsbetrag wird nicht von der Rechnung abgezogen; die Rechnung wird über den vollen Betrag ausgestellt.
Die zuvor erhaltene Anzahlung wird mit dieser Rechnung verrechnet, und im Kontokorrent erscheint nur noch der verbleibende Betrag als Forderung. Das bedeutet, die Anzahlung verringert nicht die Rechnung, sondern die Forderung.
Der häufigste Fehler: Die Rechnung über den um die Anzahlung reduzierten Betrag auszustellen. Dies führt sowohl zu einer unvollständigen Darstellung der Bemessungsgrundlage für die Mehrwertsteuer als auch zu Diskrepanzen in den Aufzeichnungen des Kunden.
Der Vermerk "Anzahlung von X TL wurde verrechnet" auf der Rechnung erleichtert Ihnen den Abgleich. Solche Standardvermerke können Sie mit Beschreibungsvorlagen automatisieren.
Anzahlung, Handgeld, Kaution
Alle drei wirken wie "im Voraus erhaltenes Geld", haben aber unterschiedliche rechtliche Eigenschaften.
Eine Anzahlung ist die Teilzahlung eines Betrags im Voraus; sie wird erstattet, wenn die Arbeit nicht ausgeführt wird.
Ein Handgeld (Draufgabe) stellt die Verbindlichkeit des Vertrags sicher. Tritt der Käufer zurück, darf es einbehalten werden; tritt der Verkäufer zurück, muss es eventuell doppelt zurückgezahlt werden.
Eine Kaution dient Sicherungszwecken und wird einbehalten, um nach Abschluss der Arbeiten zurückerstattet zu werden.
Ein Betrag, der aufgrund eines Rücktritts bei Ihnen verbleibt, hat möglicherweise keinen Vorauszahlungscharakter mehr, sondern gilt als Einnahme. In diesem Fall ändert sich das Belegwesen; konsultieren Sie Ihren Steuerberater.
Damit sie in der Nachverfolgung nicht verloren gehen
Das größte Risiko bei Anzahlungen ist, dass sie vergessen werden. Wenn eine vor Monaten erhaltene Anzahlung bei der Lieferung der Arbeit nicht berücksichtigt wird, wird der Kunde im Grunde ein zweites Mal zur Kasse gebeten.
Der Weg, dies zu verhindern, besteht darin, die Anzahlung nicht als freie Einnahme, sondern verknüpft mit dem Kontokorrent des jeweiligen Kunden zu erfassen. Wir haben dieses System im Beitrag Kontokorrent-Nachverfolgung erläutert.
Dies ist auch im Hinblick auf die Liquiditätsplanung wichtig: Das Geld, das Sie haben, ist noch nicht verdient. Der Beitrag Bericht über ausstehende Einnahmen und Zahlungen geht auf diese Unterscheidung ein.
Häufig gestellte Fragen
Was soll ich tun, wenn der Kunde eine Rechnung für die Anzahlung verlangt?
Eine Quittung oder ein Kontoauszug erfüllt diesen Bedarf. Wenn die Belegforderung für einen offiziellen Genehmigungsprozess ist, eignet sich eine Proforma-Rechnung; siehe den Beitrag Proforma-Rechnung.
Enthält eine Anzahlung Mehrwertsteuer?
Da die Lieferung nicht stattgefunden hat, entsteht keine Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer wird bei Ausstellung der Rechnung berechnet.
Wie werden Zwischenzahlungen bei Langzeitprojekten gehandhabt?
Für den fertiggestellten Teil der Arbeit kann eine Rechnungsstellung auf Basis von Bau- oder Leistungsfortschritt erfolgen. In diesem Fall handelt es sich bei der Zahlung nicht um eine Anzahlung, sondern um den Preis für die bereits erbrachte Leistung.
Was passiert, wenn die Anzahlung zurückerstattet wird?
Da keine Rechnung ausgestellt wurde, ist keine Gutschrift erforderlich; der Zahlungsvorgang wird in umgekehrter Richtung verbucht und der Kontostand ausgeglichen.
Eine Anzahlung ist keine vorgezogene Rechnung, sondern eine frühzeitige Vereinnahmung einer Forderung. Sobald dieser Unterschied verinnerlicht ist, sitzen sowohl das Beleg- als auch das Kontokorrentwesen an ihrem Platz.
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