Dateiverwaltung & E-Beleg-Sicherung

Ein Kunde ruft an: „Können Sie uns den Vertrag schicken, den wir letztes Jahr unterzeichnet haben?“

Die nächsten zwanzig Minuten verbringen Sie damit, Desktop-Ordner, E-Mail-Archive und WhatsApp-Verläufe zu durchsuchen. Das Dokument wird schließlich gefunden — aber das Ganze wiederholt sich jedes Mal aufs Neue.

Das Problem ist nicht das Speichern, sondern das Verknüpfen

Ihre Dateien sind eigentlich nicht verloren; sie liegen irgendwo. Das Problem ist, dass nicht vermerkt ist, welches Dokument zu welchem Vorgang gehört.

Cloud-Speicher allein löst dieses Problem nicht. Egal wie ordentlich Ihre Ordnerstruktur ist, um den Lieferschein zu einer Rechnung zu finden, müssen Sie sich trotzdem daran erinnern.

Die Lösung besteht darin, das Dokument direkt neben dem Datensatz aufzubewahren: den Vertrag im Kunden-/Lieferantenkonto, den Lieferschein bei der dazugehörigen Rechnung, den Beleg im Buchungssatz.

Was ist es wert, gespeichert zu werden?

• Verträge und Angebote. Die Dokumente, nach denen bei Streitigkeiten als Erstes gesucht wird.
• Ausgabenbelege. Thermopapier verblasst mit der Zeit; eine digitale Kopie bleibt dauerhaft erhalten.
• E-Beleg-Backups. Auch wenn die Datensätze des Integrators an einem anderen Ort gespeichert werden, rettet es Ihnen bei einem Anbieterwechsel den Tag, wenn Sie eine eigene Kopie besitzen.
• Bankbelege und Marktplatz-Zahlungsberichte. Die am häufigsten gesuchten Dateien zur Abstimmungszeit.
• Lieferscheine, Fotos von Frachtbriefen. Dokumente, die Diskussionen über Lieferungen beenden.

Speicherplatz: Es beginnt mit 512 MB

Die Dateiverwaltung ist kein separat verkauftes Modul, sondern im Tarif enthalten. Der kostenlose Tarif bietet 512 MB Speicherplatz pro Unternehmen.

512 MB klingen vielleicht nach wenig, aber wenn man an PDFs und komprimierte Fotos denkt, entspricht das Tausenden von Dokumenten. Was den Speicherplatz meistens schnell aufbraucht, sind hochauflösende Fotos, die direkt vom Smartphone hochgeladen werden.

Im Standard-Tarif erhöht sich der Speicherplatz auf 10 GB; bei Bedarf können über den Marketplace auch zusätzliche GBs erworben werden. Einen Tarifvergleich finden Sie im Beitrag zur kostenlosen Buchhaltungssoftware.

Das Archiv nützlich halten

• Verknüpfen Sie das Dokument mit dem entsprechenden Datensatz. Es in einen allgemeinen Ordner zu werfen, führt zum selben Ergebnis wie es einfach auf dem Desktop zu speichern.
• Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen. „IMG_20260715_112233.jpg“ bringt niemandem etwas.
• Laden Sie Fotos in einer vernünftigen Größe hoch. Man braucht keine 12 Megapixel, um einen Kassenbon lesen zu können.
• Laden Sie Dokumente sofort hoch. Ein Beleg, den man mit den Worten „Lade ich später hoch“ zur Seite legt, ist der Ursprung des Ordnerchaos.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Dokumente mobil hochladen?

Ja. Sie können ein Foto eines Dokuments, das Sie vor Ort aufgenommen haben, direkt hochladen. Für Spesenbelege speichert die Belegscan-Funktion sowohl das Bild als auch bereitet die Erfassung der Ausgabe vor.

Was sollte ich überprüfen, wenn eine Datei nicht hochgeladen wird?

Der Reihe nach: Dateigröße, Dateiformat, verbleibender Speicherplatz und ob Sie angemeldet sind.

Erfüllt dies die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten?

Konsultieren Sie Ihren Steuerberater bezüglich des Umfangs Ihrer Aufbewahrungspflichten und der Zulässigkeit digitaler Kopien. Das Archiv hier deckt Ihre Anforderungen an Zugriff und Organisation ab.

Ich habe zwei Unternehmen, wird der Speicherplatz gemeinsam genutzt?

Das Kontingent wird pro Unternehmen zugewiesen. Wir haben die Trennung im Beitrag Verwaltung mehrerer Unternehmen erläutert.

Der Wert eines Dokumentenarchivs zeigt sich nicht darin, wie viel Sie speichern, sondern wie schnell Sie das finden, wonach Sie suchen. Ein Dokument, das direkt beim Datensatz liegt, muss man nicht einmal suchen.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App und fügen Sie Ihren ersten Vertrag dem entsprechenden Kundenkonto hinzu.