Wie man Rechnungsvorlagen anpasst

Der Rechnungsbeleg ist meist der letzte Kontaktpunkt, den Kunden mit Ihrer Marke haben. Ihre Website, Ihre Verpackung und Ihre Präsentation mögen noch so sorgfältig gestaltet sein – wenn das Dokument, das der Kunde in den Händen hält, schlicht und gesichtslos ist, verpufft dieser Eindruck sofort.

Das Beste daran: Das zu ändern erfordert weniger Aufwand als gedacht.

Zwei Wege für das Design

In Qolay.App können Sie das Vorlagendesign auf zwei Arten umsetzen:

• Visueller Designer: Sie perlen und ziehen (Drag-and-Drop) Felder ganz einfach per Mausklick. Sie fügen ein Logo hinzu, ändern das Layout und bestimmen, welche Informationen an welcher Stelle angezeigt werden. Es sind keine technischen Vorkenntnisse erforderlich.
• HTML-Designer: Die volle Kontrolle durch Code. Wenn Sie über Corporate-Design-Richtlinien verfügen oder ein sehr spezifisches Layout benötigen, ist dieser Weg optimal.

Für die meisten Unternehmen ist der visuelle Designer mehr als ausreichend. Die HTML-Seite wird in der Regel nur dann benötigt, wenn Sie eng mit einer Agentur zusammenarbeiten.

Nicht nur Rechnungen

Das Vorlagendesign beschränkt sich nicht nur auf Ausgangsrechnungen. Sie können auch separate Vorlagen für Auftragsdokumente, Inkasso- und Zahlungsbelege, Transferbelege sowie Spesenbelege definieren.

Besonders der Zahlungsbeleg ist äußerst nützlich: Wenn Sie von einem Kunden Geld erhalten, macht ein ordentliches Dokument anstelle einer handschriftlichen Notiz einen professionellen Eindruck und beendet jegliche nachträgliche Diskussionen nach dem Motto „Ich habe bereits bezahlt“.

Listen als Ausdruck

Neben Einzelbelegen können Sie auch aus Listenansichten heraus mit nur einem Klick PDFs erstellen. Rechnungslisten, Kundenkontoauszüge oder Zahlungslisten lassen sich direkt exportieren.

Dies wird besonders dann genutzt, wenn Sie Periodendaten an Ihren Steuerberater übermitteln oder Kontenabstimmungen mit Kunden vornehmen.

Worauf sollte man beim Design achten?

• Entfernen Sie keine Pflichtfelder. Wenn Steuerdaten oder Belegnummern aus ästhetischen Gründen weggelassen werden, kann das Dokument ungültig werden.
• Halten und beschränken Sie das Logo auf eine angemessene Größe. Ein Logo, das ein Drittel der Seite einnimmt, führt dazu, dass Positionen auf die zweite Seite verrutschen.
• Drucken Sie es aus und überprüfen Sie das Ergebnis. Ein Design, das auf dem Bildschirm gut aussieht, kann auf Papier anders wirken; besonders Grautöne gehen bei einem einfachen Drucker oft verloren.
• Testen Sie lange Artikellisten. Eine Vorlage, die bei einer Rechnung mit drei Zeilen optimal aussieht, kann bei dreißig Zeilen unübersichtlich werden.

Vorlagen und Erklärungstexte sind zwei verschiedene Dinge

Ein häufiger Irrtum: Die Druckvorlage bestimmt das Erscheinungsbild des Dokuments, während die festen Texte, die dem Beleg hinzugefügt werden, eine separate Einstellung sind.

Wenn Sie eine IBAN, einen Fälligkeitshinweis oder eine Saldenzeile hinzufügen möchten, sind Sie bei den E-Dokument-Erklärungsvorlagen genau richtig.

Häufig gestellte Fragen

Ändert das auch das Aussehen der E-Rechnung?

Das Erscheinungsbild der E-Rechnung auf Empfängerseite wird über XSLT definiert und stellt eine separate Einstellung dar. Die Druckvorlage beeinflusst den Beleg, den Sie selbst erstellen. Den Unterschied zwischen den Belegtypen haben wir in unserem Artikel über E-Rechnungen und E-Archiv-Rechnungen erläutert.

Kann ich mehrere Vorlagen speichern?

Sie können je nach Belegtyp separate Vorlagen definieren. Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, erhält jedes Unternehmen sein eigenes Design.

Kann ich Belege von Mobilgeräten aus drucken?

Sie können das Dokument als PDF teilen. Das eigentliche Vorlagendesign wird im Web erstellt – auf diese Unterscheidung sind wir in unserem Artikel zum Thema E-Rechnungsstellung mobil eingegangen.

Kann ich zum Originalzustand zurückkehren, wenn ich etwas verstelle?

Die Standardvorlagen bleiben erhalten; Sie können jederzeit zu ihnen zurückwechseln. Es ist dennoch eine gute Gewohnheit, vor Experimenten eine Kopie des aktuellen Designs zu erstellen.

Sie entwerfen das Layout einmal, und jedes Dokument wird fortan in dieser Corporate Identity ausgegeben. Eine halbe Stunde Arbeit, die sich auf Tausende von Dokumenten auszahlt.

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