Wie prüft man den E-Rechnungs-Steuerpflichtigen?

Sie haben die Rechnung ausgestellt und verschickt. Ein paar Stunden später lehnt das System sie mit dem Hinweis ab: „Empfänger ist E-Rechnungs-Pflichtiger.“ Oder noch schlimmer: Es lehnt sie nicht ab, sie wird als E-Archiv-Rechnung versendet und entpuppt sich Monate später als steuerwidrig.

Für diesen Fehler gibt es nur einen Grund: Vor dem Ausstellen des Dokuments wurde nicht geprüft, ob der Empfänger steuerpflichtig ist.

Warum ist diese Prüfung obligatorisch?

Sie entscheiden nicht selbst, welches Dokument Sie ausstellen. Das bestimmt der Empfänger.

• Ist der Empfänger ein E-Rechnungs-Pflichtiger → wird eine E-Rechnung ausgestellt, die über das geschlossene System der türkischen Finanzbehörde (GİB) läuft.
• Ist der Empfänger nicht pflichtig → wird eine E-Archiv-Rechnung ausgestellt, die per E-Mail oder als Ausdruck übermittelt wird.

Ihr eigener Status ist hierbei nicht ausschlaggebend. Selbst wenn Sie E-Rechnungs-Pflichtiger sind, müssen Sie dem Gegenüber eine E-Archiv-Rechnung ausstellen, sofern dieser es nicht ist. Details dazu finden Sie in unserem Artikel über die Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv.

Wie führt man die Abfrage durch?

Grundlage für die Prüfung ist das von der GİB geführte Verzeichnis der registrierten Nutzer. Jede Steuernummer in diesem Verzeichnis bedeutet, dass E-Rechnungen empfangen werden können.

Es gibt drei praktische Wege:

• Über die GİB. Sie können über das Verzeichnis der registrierten Nutzer auf den E-Dokument-Seiten der Finanzverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı) anhand der Steuernummer suchen. Die Liste kann auch gebündelt heruntergeladen werden.
• Über Ihren Integrator. Im Dashboard Ihres E-Dokument-Integrators finden Sie meist einen Bildschirm zur VKN-Abfrage (Steuernummern-Abfrage).
• Über Ihre Software. Ihre Buchhaltungssoftware führt diese Prüfung beim Speichern des Kundenstammdatenblatts automatisch durch und bestimmt den Dokumenttyp von selbst.

Die ersten beiden Wege sind manuell und kosten pro Rechnung mindestens eine Minute. Beim dritten Weg läuft die Prüfung im Hintergrund ab, ohne dass Sie es überhaupt merken.

Warum es nicht ausreicht, den Kunden zu fragen

„Sind Sie E-Rechnungs-Nutzer?“ zu fragen scheint die schnellste Methode zu sein. Das Problem: Ihr Ansprechpartner auf der Gegenseite weiß das oft gar nicht.

Die Person, die den Einkauf tätigt, ist nicht dieselbe, die über den steuerlichen Status Bescheid weiß. Falsche Informationen, die Ihnen in bester Absicht gegeben werden, führen zur Ablehnung der Rechnung, und die Korrekturarbeit bleibt wieder an Ihnen hängen.

Verlassen Sie sich auf Einträge statt auf Aussagen. Eine Steuernummer ist ein objektiver Fakt; die Steuerpflicht ist an diese Nummer gekoppelt.

Die eigentliche Falle: Die Liste ändert sich

Es reicht nicht aus, einmal zu prüfen und im Kundenstammdatenblatt „E-Archiv“ zu hinterlegen. Das Verzeichnis der Steuerpflichtigen wird ständig aktualisiert.

Ein Kunde, der heute noch nicht pflichtig ist, kann in sechs Monaten aufgrund des Überschreitens der Umsatzgrenze in die Liste aufgenommen werden. Wenn Sie ihm weiterhin E-Archiv-Rechnungen ausstellen, ist der Dokumenttyp ab diesem Zeitpunkt falsch.

Deshalb ist die Prüfung keine einmalige Sache, sondern kontinuierlich. Wenn Sie manuell arbeiten, müssen Sie Ihre Kundenstammdaten in bestimmten Abständen per Sammelabfrage erneut überprüfen. Nutzen Sie eine Software, läuft diese Aktualisierung im Hintergrund ab.

Die Grenzwerte, die bestimmen, wer wann steuerpflichtig wird, haben wir in unserem Artikel zur Umstellungspflicht behandelt.

Was passiert, wenn der falsche Typ ausgestellt wird?

Die dritte Zeile ist die ärgerlichste. Eine durch einen Zahlendreher falsch eingegebene Steuernummer kann dazu führen, dass Sie eine Rechnung an ein Ihnen völlig unbekanntes Unternehmen senden. Um dies zu korrigieren, müssen Sie den Stornierungsprozess in Gang setzen, für den es eine zeitliche Begrenzung gibt.

Die Pflege der Kundendatei: Der eigentliche Ort der Prüfung

Die Steuerpflicht wird nicht im Rechnungsbildschirm geprüft, sondern im Kundenstammdatenblatt. Stimmt der Datensatz, stimmt die Rechnung wie von selbst.

• Eindeutigkeit über die Steuernummer sicherstellen. Verhindern Sie, dass für denselben Kunden ein zweites Stammdatenblatt angelegt wird. Zwei Datensätze – einer mit aktuellen und einer mit veralteten Informationen – sind die häufigste Fehlerquelle.
• Unternehmensnamen genau wie im GİB-Eintrag schreiben. Abkürzungen und freie Schreibweisen erschweren die spätere Zuordnung.
• Finanzamt nicht leer lassen. Wird bei Dokumentenprüfungen benötigt.
• Datensatz direkt bei der Erstellung verfizieren. Die Abfrage bei der Neuanlage eines Kunden ist günstiger, als bei der hundertsten Rechnung nach Fehlern zu suchen.

In Qolay.App wird der Dokumenttyp bei Auswahl des Kunden automatisch anhand der Steuernummer im Stammdatenblatt festgelegt; Sie müssen nicht manuell wählen, ob es eine E-Rechnung oder ein E-Archiv sein soll. Die Möglichkeit, einen falschen Typ zu wählen, wird somit komplett ausgeschlossen.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine Abfrage mit der Personalausweisnummer (TC-Nummer) erfolgen?

Einzelunternehmer können auch mit ihrer TC-Nummer registriert sein. Sie können die Abfrage mit dieser Nummer durchführen; für Endverbraucher ist keine Abfrage erforderlich, an sie wird grundsätzlich ein E-Archiv ausgestellt.

Wie oft sollte ich die Liste überprüfen?

Wenn Sie manuell arbeiten, ist eine monatliche Sammelprüfung für Ihre Stammkunden ein vernünftiger Rhythmus. Nutzen Sie eine Software mit automatischer Prüfung, ist kein zusätzliches Handeln erforderlich.

Ist das Beginndatum der Steuerpflicht wichtig?

Ja. Der in der Liste sichtbare Eintrag enthält das Datum, an dem die Steuerpflicht begonnen hat. Für Transaktionen vor diesem Datum kann ein anderer Dokumenttyp gelten.

Ich habe den falschen Typ ausgestellt, was soll ich tun?

Liegt es noch im zulässigen Zeitraum, stornieren Sie das Dokument und stellen es mit dem korrekten Typ neu aus. Ist die Frist abgelaufen, gilt ein anderer Weg; konsultieren Sie dazu Ihre Steuerberatung.

Zusammenfassend: Der richtige Dokumenttyp ergibt sich aus dem richtigen Kundenstammdatenblatt. Wenn Sie die Prüfung vom Rechnungszeitpunkt auf die Kundenerfassung verlagern, müssen Sie über dieses Thema nie wieder nachdenken.

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Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Der Umfang der Steuerpflicht und die Abfragemethoden können sich ändern; offizielle Quelle ist die GİB. Konsultieren Sie für Ihre individuelle Situation Ihre Steuerberatung.