e-Arşiv Fatura Abfrage und Suche nach verlorenen Rechnungen

Ein Kunde ruft an: „Ich kann die Rechnung vom letzten Monat nicht finden, können Sie sie mir noch einmal schicken?“ Oder Ihre Steuerberatung fragt: „Ich brauche das PDF dieser Rechnung von März.“

Eine einfache Anfrage. Aber wenn Ihre Dokumente unorganisiert sind, kostet Sie diese einfache Anfrage eine halbe Stunde Zeit.

Dokumente gehen nicht verloren, Sie verlieren den Überblick

Zuerst die beruhigende Nachricht: Die von Ihnen ausgestellte E-Archiv-Rechnung geht nirgendwo hin. Sie ist an die GİBn gemeldet und gespeichert. Wenn Sie einen Integrator nutzen, bleibt sie auch in dessen System.

Was verloren geht, ist nicht das Dokument, sondern Ihr Weg dorthin. Wenn Sie sich nicht erinnern, über welchen Kanal Sie die Rechnung ausgestellt haben, oder wenn der Kundenname falsch geschrieben wurde, zieht sich die Suche hin.

Wo kann man suchen?

Die Reihenfolge ist wichtig. Wenn Sie es in Ihrem Programm finden können, bleiben Sie dort — denn dort steht das Dokument nicht allein, sondern ist mit dem dazugehörigen Kunden und dem Zahlungsstatus verknüpft.

Mit welchen Informationen sollte man die Suche beginnen?

Von am zuverlässigsten bis am schwächsten:

• Dokumentennummer (ETTN oder Rechnungsnummer). Liefert ein eindeutiges Ergebnis. Der Kunde kann sie vom Ausdruck ablesen.
• Steuernummer + Datumsbereich. Funktioniert fast immer. Ist unabhängig von der Schreibweise des Firmennamens.
• Betrag + Datumsbereich. Bei ähnlichen Beträgen gibt es mehrere Ergebnisse, aber es schränkt die Liste schnell ein.
• Kundenname. Am schwächsten. Ob Sie „GmbH“ oder „G.m.b.H.“ geschrieben haben, ändert das Ergebnis.

Wenn Sie mit dem Kunden telefonieren, lautet die praktischste Frage: „Könnten Sie mir die Nummer oben rechts auf Ihrem Ausdruck vorlesen?“ Das verkürzt die Suche auf Sekunden.

Wenn der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat

E-Archiv-Rechnungen werden in der Regel per E-Mail zugestellt, und es kommt häufig vor, dass eine E-Mail verloren geht: Spam-Ordner, volles Postfach, falsch geschriebene Adresse.

Die Schritte zur Behebung:

• Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse in der Kundenkarte — der Fehler liegt meistens hier.
• Bitten Sie ihn, im Spam-Ordner nachzusehen.
• Senden Sie das Dokument erneut; das Dokument wird dabei nicht neu ausgestellt, sondern dasselbe Dokument nochmals übermittelt.
• Leiten Sie den PDF-Ausdruck notfalls direkt selbst weiter.

Wichtig: Ein erneutes Senden ist keine Ausstellung einer neuen Rechnung. Zu sagen „Sie ist nicht angekommen, ich stelle sie noch einmal aus“ erzeugt eine Doppelrechnung und macht eine Stornierung erforderlich. Wir haben diese Falle in unserem Artikel über Stornierungsfristen erläutert.

Eine Organisation, die das Suchen überflüssig macht

Bei einer guten Archivordnung gibt es keine Aufgabe namens „Rechnung finden“; Sie klicken auf den Kunden und all seine Dokumente liegen vor Ihnen.

Drei Gewohnheiten, die dies ermöglichen:

• Jedes Dokument sollte mit einem Kundenkonto verknüpft sein. Sammelkarten wie „Diverse Kunden“ machen das nachträgliche Suchen unmöglich.
• Dokumente sollten an einem einzigen Ort aufbewahrt werden. Wenn ein Teil beim Integrator, ein Teil in der E-Mail und ein Teil auf dem Desktop liegt, müssen Sie sich jedes Mal merken, wo Sie suchen müssen.
• Haben Sie ein Backup. Ein Integratorwechsel oder das Auslaufen eines Vertrags kann Ihren Zugriff auf vergangene Dokumente beeinträchtigen. Die Aufbewahrungspflicht besteht jedoch fort — wir haben die Fristen in unserem Artikel zur Aufbewahrung erklärt.

In Qolay.App bleiben Dokumente mit der Kundenkarte verknüpft und können zusammen mit der Dateiverwaltung gesichert werden; jede neue Firma erhält 512 MB kostenlosen Speicherplatz. Wir haben diese Organisation in unserem Artikel zur Dateiverwaltung beschrieben.

Wenn die Steuerberatung danach fragt

Der am häufigsten gehörte Satz am Monatsende: „Können Sie mir die Kopien dieser drei Rechnungen schicken?“

Wenn sich diese Anfrage wiederholt, ist das meist ein Zeichen: Ihre Steuerberatung kann nicht auf Ihre Dokumente zugreifen. Die dauerhafte Lösung besteht darin, eine Struktur aufzubauen, bei der Sie den Periodenbericht und die Dokumentenliste gemeinsam übermitteln, anstatt jeden Monat jedes Dokument einzeln zu senden. Auf diese Weise steigt die Anfrage nicht von einmal auf dreimal im Monat.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Jahre rückwirkend kann ich nach Rechnungen suchen?

Sie müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht auf Dokumente zugreifen können. Die eigene Archivierungsdauer des Kanals kann kürzer sein; deshalb ist es wichtig, ein eigenes Backup zu führen.

Wie verifiziere ich, dass der Kunde die Rechnung gesehen hat?

Im E-Archiv gibt es keinen Annahme-Ablehnungs-Ablauf wie bei der E-Rechnung. Abgesehen vom E-Mail-Zustellungsnachweis und dem Übertragungsprotokoll gibt es keine systemische Lesebestätigung.

Ich kann die Rechnung nicht finden, könnte sie nicht ausgestellt worden sein?

Das ist möglich. Wenn ein Verkaufseintrag vorliegt, aber kein Dokument, haben Sie es mit einer nicht abgerechneten Transaktion zu tun. Schließen Sie diese Lücke, bevor der Abrechnungszeitraum endet.

Wozu dient der QR-Code auf dem Ausdruck?

Er ermöglicht die Verifizierung des Dokuments. Der Kunde kann auf diese Weise die Gültigkeit des vorliegenden Ausdrucks überprüfen.

Zusammenfassend: Dokumente gehen nicht verloren, die Ordnung geht verloren. Wenn Sie jede Rechnung mit einem Kunden verknüpfen und an einem Ort aufbewahren, verschwindet die Aufgabe „Rechnung finden“ aus Ihrem Leben.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App, um Ihre Dokumente kundenbezogen zu suchen, erneut zu versenden und zu sichern.

Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Konsultieren Sie Ihre Steuerberatung bezüglich Aufbewahrungsfristen und Zugriffspflichten; die offizielle Quelle ist die GİB.