Кассовый аппарат POS и электронный счет-фактура

В большинстве розничных предприятий день завершается снятием Z-отчета с кассового аппарата. Если оплата принимается картой, POS-терминал и касса объединяются в одном устройстве.

Проблема начинается тогда, когда клиент говорит: «Мне нужна накладная-фактура».

Чек или счет-фактура?

Розничный кассовый чек достаточен при продажах конечному потребителю на сумму ниже определенного лимита.

Счет-фактура требуется в трех случаях: если покупатель является налогоплательщиком, если сумма превышает установленный лимит или если клиент сам запрашивает его.

Запрос клиента здесь играет ключевую роль: независимо от суммы, вы обязаны выставить счет-фактуру любому клиенту, который этого попросит.

Пороговые значения сумм обновляются ежегодно; мы подробно разобрали эти лимиты в статье о сроках и лимитах выставления счетов-фактур.

Что такое информационный чек ККМ?

При продаже, на которую выставляется счет-фактура, обычный кассовый чек из аппарата не выходит. Вместо него оформляется информационный чек.

Информационный чек означает: «этот платеж прошел через данное устройство, но документ на него оформлен отдельно в виде счета-фактуры». Благодаря этому одна и та же продажа не учитывается дважды как выручка — и в чеке, и в фактуре.

Если не делать это разграничение, возникает серьезная проблема: итоговая сумма по вечернему Z-отчету и сумма ваших счетов-фактур не совпадают, и ваш оборот выглядит выше, чем есть на самом деле. А это означает переплату по НДС и налогу на прибыль.

Это важнейшая деталь, которую должен знать кассовый персонал.

Учет конца дня

Правильный учет в предварительной бухгалтерии на конец дня выстраивается следующим образом:

1. Итоговая сумма Z-отчета учитывается как выручка от продаж, закрытых чеками.

2. Продажи со выставленными счетами-фактурами уже учтены отдельно; их не добавляют повторно.

3. Поступления разделяются по типам оплаты: наличные — в кассу, по картам — на POS-терминал / банковский счет.

При оплате картами сумма, поступающая на счет, будет меньше из-за комиссии; мы рассмотрели это в статье по сверке POS-транзакций.

Для настройки счетов вы можете обратиться к статье по управлению банковскими и кассовыми счетами.

Учет товаров (склад)

Если продажи, прошедшие через кассу, не списываются в предварительной бухгалтерии по товарно-позиционно, ваш складской отчет не отражает реальную картину.

Это распространенный пробел в ритейле: общая сумма продаж известна, но сколько штук какого товара было продано — нет. В итоге не видно, какой именно товар приносит прибыль.

Мы затронули эту тему в статье о предотвращении ошибок в складском учете.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли онлайн-кассовый аппарат с POS-терминалом?

Для налогоплательщиков, занимающихся розничной торговлей и принимающих платежи картами, использование контрольно-кассовой техники обязательно. Уточните ситуацию для вашей сферы деятельности у своего налогового консультанта.

Может ли клиент, получивший чек, запросить счет-фактуру задним числом?

Запрос может быть подан в течение определенного периода времени. В этом случае оформляется возврат чека и выставляется счет-фактура; уточните этот порядок у вашего бухгалтера.

Должен ли я выставлять электронный архивный счет-фактуру через устройство?

Счет-фактура может быть выставлен и через предварительную бухгалтерию; на самом устройстве оформляется только информационный чек. Какой бы путь вы ни выбрали, следите за тем, чтобы не было дублирующих записей.

У меня ресторан, нужен ли мне также электронный чек-адисион?

Для предприятий общепита предусмотрены специальные требования; ознакомьтесь со статьей об электронных чеках общественного питания (э-адисион).

Различие между кассовым чеком и счетом-фактурой — простое правило, но его неверное применение ведет к прямой переплате налогов. Обучение кассовой команды этому правилу — самый простой способ сэкономить.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете держать учет продаж и поступлений на конец дня в полном порядке.