Как выставлять счета на авансы и предоплату?

Клиент оплатил начало работ. Товар еще не доставлен, услуга еще не оказана.

Что теперь? На этот вопрос часто отвечают неверно из-за распространенного заблуждения: «пришли деньги — выставляй счет».

Аванс сам по себе не требует выставления счета

Счет на оплату привязан к поставке товара или оказанию услуг. Аванс же — это предоплата за еще не совершенную операцию: поставки нет, а значит, нет и объекта налогообложения.

Именно поэтому при получении аванса оформляется не счет, а запись о поступлении средств. Деньги поступают на банковский счет или в кассу, и у вас возникает задолженность перед клиентом, поскольку вы держите у себя деньги, которые еще не заработали.

В бухгалтерском учете это означает, что клиент числится кредитором. Это может показаться непривычным, но это верно, и ситуация исправится после завершения работ.

Сроки выставления счетов и пороговые суммы мы подробно рассмотрели в этой статье.

По завершении работ: зачет аванса

Когда поставка осуществлена, счет выставляется на всю сумму работы. Сумма аванса не вычитается из счета; счет оформляется на полную стоимость.

Ранее полученный аванс засчитывается в счет этого счета, и в текущем балансе расчетов в качестве долга отображается только оставшаяся сумма. Иными словами, аванс уменьшает не счет, а дебиторскую задолженность.

Частая ошибка: выставлять счет на сумму за вычетом аванса. Это приводит как к занижению налогооблагаемой базы по НДС, так и к расхождениям с бухгалтерией клиента.

Указание в счете примечания «Зачтен аванс в размере X TL» облегчит вам сверку. Подобные стандартные примечания можно автоматизировать с помощью шаблонов описаний.

Аванс, задаток, депозит

Все три понятия кажутся «деньгами, полученными вперед», но их юридическая природа различается.

Аванс — это частичная предоплата стоимости; он подлежит возврату, если работа не выполнена.

Задаток гарантирует обязательность договора. Если покупатель отказывается от сделки, задаток может остаться у продавца; если продавец — может потребоваться возврат в двойном размере.

Депозит имеет обеспечительную цель и удерживается до окончания работ с последующим возвратом.

Сумма, оставшаяся у вас из-за отказа от сделки, перестает быть предоплатой и может приобрести характер дохода. В этом случае порядок оформления документов меняется; проконсультируйтесь с вашим бухгалтером.

Чтобы они не затерялись в учете

Главный риск авансов — быть забытыми. Если полученный несколько месяцев назад аванс не вспомнить при сдаче работы, с клиента фактически требуют деньги во второй раз.

Способ предотвратить это — регистрировать аванс не как свободное поступление, а привязывать его к лицевому счету конкретного клиента. Мы рассказали об этом порядке в статье «Как вести учет расчетов с контрагентами».

Это также важно с точки зрения планирования денежных средств: деньги на вашем балансе еще не являются заработанными. В статье «Отчет по предстоящим поступлениям и выплатам» рассматривается это различие.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если клиент требует счет на аванс?

Квитанция о получении средств или банковская выписка закрывают эту потребность. Если запрос документа связан с официальной процедурой утверждения, подойдет проформа-счет; ознакомьтесь со статьей «Что такое проформа-счет и как его составить».

Облагается ли аванс НДС?

Поскольку поставка не состоялась, НДС не возникает. НДС рассчитывается при выставлении счета.

Как осуществляются промежуточные платежи в долгосрочных проектах?

За выполненную часть работы может выставляться счет на основе акта выполненных работ (этапа). В этом случае платеж является не авансом, а оплатой за выполненный объем работ.

Что делать, если аванс возвращается?

Поскольку счет не выставлялся, возвратный счет (корректировочный) не требуется; запись о платеже проводится в обратном порядке, и баланс расчетов закрывается.

Аванс — это не перенос выставления счета на более ранний срок, а раннее получение дебиторской задолженности. Когда это различие укладывается в голове, порядок как в документах, так и в расчетах приходит в норму.

Откройте бесплатный аккаунт в Qolay.App и отслеживайте авансы и поступления в разрезе клиентов.