Сверка POS и учет комиссий

Клиент оплатил картой 10 000 TL. На следующий день вы смотрите на свой счет: зачислено 9 780 TL. Или не зачислено вообще.

И то, и другое нормально. Но если в вашем учете нет соответствующей записи, балансы кассы и банка постоянно не будут сходиться.

Три причины разницы

Комиссия. Банк удерживает процент от суммы транзакции. Ставка зависит от типа карты, количества рассрочек и вашего соглашения. Это удержание является вашими расходами.

Блокировка (холдирование). Деньги перечисляются не сразу, а в течение указанного в договоре количества дней. То есть продажа происходит сегодня, а поступление — через несколько дней.

Рассрочка. Когда клиент платит в рассрочку, сумма также поступает к вам по частям (если у вас нет соглашения о конвертации в аванс). Одна продажа означает несколько поступлений, растянутых на месяцы.

Все три фактора вместе дают следующую картину: эквивалент ваших сегодняшних продаж представляет собой денежный поток, распределенный на будущие месяцы и уменьшенный на сумму комиссии.

Правильный порядок учета

Самая частая ошибка — отражать в учете чистую сумму, поступившую на счет, как продажу. Это и занижает ваш оборот, и скрывает расходы по комиссии, а значит, ваша налоговая база рассчитывается неверно.

Правильный процесс состоит из трех шагов:

1. Продажа фиксируется по валовой сумме, и на нее выставляется счет.

2. Поступление заносится на счет POS / кредитных карт. Этот счет означает «наши деньги, ожидающие в банке».

3. Когда деньги поступают на банковский счет, оформляется перевод с POS-счета на банковский, а разница в виде комиссии учитывается как расходы.

При такой организации учета баланс на POS-счете показывает сумму денег, которые еще не поступили к вам. Структуру счетов мы описали в статье «Управление банком и кассой: практическое руководство».

НДС на комиссию

Для банковских комиссий отдельно оформляется выписка или счет-фактура, и этот документ подлежит обязательному учету.

Поскольку в банковских и страховых операциях вместо НДС может применяться налог на банковские и страховые операции (BSMV), структура налогов в документе о комиссии может отличаться от обычного счета за услуги. Правильно классифицируйте эти статьи совместно с вашим финансовым консультантом.

Сумма комиссий, накапливающаяся за год, для большинства розничных предприятий становится гораздо более крупной статьей расходов, чем кажется. Если не учитывать ее, это ведет к прямой переплате налогов.

Влияние на денежный поток

Продажи в рассрочку увеличивают ваш оборот, но задерживают получение наличных средств. Это самая частая причина кассовых разрывов в месяцы с высокой деловой активностью.

Именно поэтому важно видеть ваши POS-дебиторские задолженности по срокам погашения: сколько поступит на этой неделе, а сколько — в следующем месяце?

В статье «Отчет по предстоящим поступлениям и выплатам» рассказывается, как настроить такое отображение.

Часто задаваемые вопросы

Как часто следует проводить сверку?

При высоком объеме транзакций — раз в неделю, при низком — раз в месяц достаточно. Возвращаться к этому спустя много месяцев гораздо сложнее.

Я работаю с несколькими банками, как это отслеживать?

Заведите отдельный счет для каждого POS-терминала. Если собирать всё на одном «POS»-счете, вы не сможете найти, какой именно банк не перечислил платеж.

Как обрабатываются операции отмены и возврата?

Возвращенная сумма списывается с POS-счета. Что касается документальной части, потребуется возвратная накладная (счет-фактура на возврат) или квитанция на расходы.

Ситуация с виртуальным POS отличается?

Логика та же. В электронной коммерции дополнительно вступают в силу удержания платежных организаций; ознакомьтесь со статьей «Частые ошибки в бухгалтерском учете интернет-магазинов».

POS-сверка — это процедура, которая избавляет от вопроса «где деньги?» в конце месяца. После настройки она занимает всего пару минут в неделю.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете регулярно отслеживать свои POS-поступления и комиссии.