Предотвращение ошибок учета запасов

В системе отображается 40 штук, а на полке их 33. Или наоборот: система показывает ноль, а коробки на складе есть.

В этот момент первое, на что начинают грешить — это программа. Почти всегда дело не в ней. Разница кроется в том, что какое-то движение не было записано или было зафиксировано в неправильном порядке.

Что влияет на остатки?

Значительная часть путаницы возникает из-за непонимания того, какой именно документ влияет на складские остатки. Главное правило: остатки меняет документ, который физически перемещает товар.

• Приходная накладная / входящая накладная: запас увеличивается.
• Расходная накладная / товарная накладная на отгрузку: запас уменьшается.
• Заказ: запас не меняет. Заказ — это документ о намерении; товар еще не переместился.
• Поступление / платеж: к запасам отношения не имеет, это касается только денег.

Ответ на жалобу «Я создал заказ, но товар не списался» кроется здесь. Он и не должен списываться.

Пять причин расхождений при инвентаризации

• Не введен начальный остаток. Снова самая частая причина. Программа начинает с нуля, и при первой же продаже остаток уходит в минус.
• Накладная и счет-фактура проведены одновременно. Товар отгружен один раз, но со склада списался дважды. С самого начала определитесь, какой именно документ будет влиять на запасы.
• Выбран не тот склад. Если вы работаете с несколькими складами, товар мог списаться с другого склада. В целом итог верный, но распределение неверное.
• Один и тот же товар заведен как две карточки. Тот же товар с другим штрихкодом учитывается в двух разных местах.
• Неучтенные операции. Образцы, разбитый товар, товары, взятые сотрудниками. Физически они ушли, но к документам это не привязано.

Отрицательный остаток — не ошибка, а предупреждение

Когда вы видите в системе отрицательный остаток, не паникуйте; это дает вам понять: продажа этого товара была зарегистрирована, а приход — нет.

Почти всегда это происходит по одной из двух причин. Либо не были введены начальные остатки, либо еще не проведена приходная накладная. Вместо того чтобы игнорировать отрицательный баланс, найдите его источник; скорее всего, с этим же товаром проблема будет возникать каждый месяц.

Наводим дисциплину: четыре правила

1. Начинайте с инвентаризации. Переходя в программу, не вводите данные на глаз; пересчитайте склад и укажите реальное количество.
2. Уберите дубликаты карточек товаров. Одна карточка по штрихкоду или артикулу. Не допускайте повторного создания того же товара.
3. Четко определите порядок документов. Сначала вы выписываете накладную, а затем счет-фактуру, или сразу счет-фактуру? Используйте единый процесс всей командой.
4. Регистрируйте и неучтенный расход. Образцы, брак, бой — все должно быть зафиксировано. Неоформленный расход при следующей инвентаризации выглядит как «потеря».

Как часто проводить инвентаризацию?

Вместо того чтобы пересчитывать весь склад раз в год, гораздо эффективнее проверять 20-30 ходовых позиций раз в месяц. Так расхождения удается заметить вовремя, и найти причину гораздо проще.

А вот обнаруженную через полгода недостачу в 200 штук уже никак не объяснить — остается только смириться.

Часто задаваемые вопросы

Я продаю услуги, нужно ли мне вести складской учет?

Нет. Карточки услуг не создают складских движений. Именно поэтому важно разделять типы карточек товаров и услуг.

У меня несколько складов, как ими управлять?

Вам нужно завести каждый склад отдельно и выбирать нужный при каждой операции. Также оформляйте перемещения между складами, иначе на одном складе будет минус, а на другом — излишек.

Я занимаюсь электронной коммерцией, как синхронизировать склад с маркетплейсом?

Остатки списываются, когда заказы с маркетплейса преобразуются в счета. Этот процесс мы описали в статье преобразование заказов с маркетплейса в счета, а о частых ошибках читайте в статье про бухгалтерию в э-коммерции.

Не могу удалить склад, почему?

Склад, по которому были складские движения, удалить нельзя — ради целостности исторических данных. Если вы им не пользуетесь, его можно перевести в архив.

Складской учет — это не функция программы, а привычка команды. Когда все оформляют одни и те же документы в одинаковом порядке, инвентаризация всегда сходится.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App и начните заводить карточки товаров и начальные остатки уже сегодня.