Управление банком и кассой: Практическое руководство

Учет наличных и банковских операций — самая простая и наиболее часто упускаемая из виду часть предварительного бухучета. Простая, потому что у нее одно правило: каждое движение денег создает запись.

Ею пренебрегают, потому что выставить счет не забывает никто, а вот записать 300 лир, вышедших из кассы, забывают все.

Сначала правильно настройте счета

Создайте столько счетов, сколько у вас реально источников денег. Достаточно четырех типов:

• Касса: Наличные у вас на руках. Если у вас есть филиалы, откройте отдельную кассу для каждого филиала.
• Банк: Каждый банковский счет отдельно. Если в одном банке два счета, то оба учитываются раздельно.
• Кредитная карта: Корпоративные карты. Задолженность возникает в момент траты и закрывается при оплате выписки.
• Платежная система: Виртуальный POS и провайдеры онлайн-платежей. Этот счет обязателен, если вы занимаетесь электронной коммерцией.

Первый шаг настройки — внести текущие остатки. Если этого не сделать, все последующие цифры «поплывут».

Перевод — это не расход

Это самая частая концептуальная ошибка. Когда вы переводите деньги из кассы в банк, деньги не покидают бизнес, они просто меняют место хранения. Если записать это как «расход», ваши расходы будут выглядеть выше, а прибыль — ниже реальной.

Разница проста: между вашими двумя счетами — это перевод, контрагенту или на расходы — это платеж.

Тот же принцип применим и к доходам: деньги, поступившие от клиента, — это инкассация (поступление), а деньги, снятые со счета банка в кассу, — это перевод.

Откуда берется недостача в кассе?

Вы пересчитываете кассу вечером, а сумма не совпадает с цифрой в системе. Причины почти всегда кроются в этих четырех пунктах:

• Незаписанные мелкие расходы. Доставка, обед, канцелярия. По отдельности мелочь, а к концу месяца сумма удивляет.
• Личные расходы за счет кассы. Если не разделять кассу бизнеса и собственный карман, ни один отчет не будет иметь смысла.
• Односторонняя проводка перевода. Выход из кассы записан, а приход в банк — нет.
• Ошибочное зачисление поступления не на тот счет. Деньги пришли в банк, но были записаны в кассу.

Банковская сверка: раз в месяц, десять минут

В конце месяца откройте банковскую выписку и сравните ее с операциями в системе. Вы ищете разницу между двумя списками.

Обычно упускают из виду следующее: банковские комиссии и плату за перевод, поручения на автоплатеж, комиссии POS-терминала и заблокированные суммы. Все это списывается с вашего счета без вашего ведома; пока это не зафиксировано, баланс не сойдется.

Как это выглядит в Qolay.App?

На экране счетов касса, банк, кредитная карта и платежная система расположены на отдельных вкладках; актуальный баланс каждого из них виден с первого взгляда. Переводы между счетами осуществляются с отдельного экрана, поэтому переводы не путаются с платежами.

Если вы хотите оформить расход и его оплату в один шаг, обратите внимание на статью «Оплата расхода в один шаг»; это избавляет от бремени двойной бухгалтерии.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне добавлять свой личный счет?

Не нужно. В учет бизнеса должны попадать только счета, принадлежащие бизнесу. Если вы совершили платеж от имени бизнеса с личного счета, рассматривайте это как отдельную запись.

Когда нужно фиксировать расходы по кредитной карте?

В день совершения покупки — как расход; а в день оплаты выписки — как закрытие долга по карте. Это две разные операции.

У меня есть валютный счет, как его вести?

Ведите счет в его собственной валюте; курсовую разницу учитывайте как отдельную статью. Смешивание валютных и лировых операций на одном счете делает баланс бессмысленным.

Проверять нужно ежедневно или ежемесячно?

Если вы работаете с большими объемами наличных, закрывайте кассу каждый день. Для банка достаточно ежемесячной сверки.

Когда касса и банк ведутся правильно, все остальные отчеты также становятся надежными. Если они ведутся с ошибками, толку не будет ни от одного отчета.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы можете настроить свои счета с актуальными на сегодня остатками.