Превращение заказов с маркетплейсов в счета

Для продавца на маркетплейсе, получающего 30 заказов в день, выставление счетов — это полдня работы в одиночку. Открыть заказ в панели, скопировать данные покупателя, найти товар, выставить счет, перейти к следующему.

Причем этот процесс начинается заново каждый день и полностью механический. Это один из процессов, наиболее подходящих для автоматизации.

Подключение магазина

Настройка происходит один раз. Вы получаете данные API в панели своего маркетплейса и вводите их на экране «Маркетплейсы» в Qolay.App. Поддерживаются такие платформы, как Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM и Amazon TR.

Важный момент, который стоит знать заранее: вы можете подключить столько магазинов, сколько у вас есть лицензий. Если у вас три магазина, требуется три лицензии маркетплейса. Когда лимит исчерпан, вы либо добавляете лицензию, либо удаляете магазин, которым не пользуетесь.

Меню «Электронная коммерция» отображается только при наличии активной лицензии маркетплейса; если вы не видите меню, это первое, что нужно проверить.

От заказа до счета

После установления связи заказы попадают на экран «Заказы». Если вы хотите получить исторические заказы, вы можете выбрать магазин и диапазон дат и импортировать их вручную — существует верхний предел для импортируемого диапазона.

Когда вы преобразуете заказ в счет, одновременно происходят три вещи: выставляется счет, обновляется баланс текущего счета и списывается товар со склада.

«Почему автоматически создался новый текущий счет?»

Это самый частый и вызывающий наибольшее беспокойство вопрос. Ответ: это ожидаемое поведение.

Если покупатель из заказа с маркетплейса отсутствует в вашем списке текущих счетов, система создает карточку из данных заказа. То же самое касается и товара. В противном случае вам пришлось бы вручную открывать карточку для каждого заказа, что свело бы на нет смысл автоматизации.

Если вы не хотите, чтобы товары создавались повторно, убедитесь, что код товара на маркетплейсе и код товара в Qolay.App совпадают. Сопоставление устанавливается по этому полю; если коды не совпадают, один и тот же товар будет открыт во второй раз, а остаток на складе разделится пополам.

Проверьте перед преобразованием в счет

• Совпадают ли коды товаров? Перед первым массовым преобразованием попробуйте обработать несколько заказов по отдельности.
• Правильны ли ставки НДС? Ставка из карточки товара переносится в счет.
• Есть ли возвращенные заказы? Выставление счета по возврату потребует последующей корректировки.
• Актуальны ли ваши остатки на складе? Если нет, после преобразования остаток на складе может уйти в минус.

Комиссия не включена в счет

Частая ошибка: вычитать комиссию маркетплейса из счета на продажу. Счет, который вы выставляете клиенту, — это полная сумма продажи, в то время как комиссия — это отдельный документ о расходах, выставленный вам маркетплейсом.

Их смешивание искажает как ваш оборот, так и ваш НДС. О других подводных камнях читайте в статье «Частые ошибки в бухгалтерском учете интернет-торговли».

Часто задаваемые вопросы

Что нужно проверить, если заказы не поступают?

Валидность данных API, активность подключения магазина и диапазон дат, выбранный при ручном импорте. Причиной также могут быть ограничения со стороны маркетплейса.

Какой документ отправляется покупателю: электронная счет-фактура (e-Fatura) или электронный архив (e-Arşiv)?

Поскольку большинство покупателей на маркетплейсах являются конечными потребителями, обычно это e-Arşiv. Решающим фактором является налоговый статус покупателя; разницу мы объяснили в статье «Разница между e-Fatura и e-Arşiv».

Списывается ли товар со склада обратно на маркетплейсе?

При выставлении счета остаток в Qolay.App уменьшается. Чтобы поддерживать актуальность остатков в панели маркетплейса, пересмотрите и свои собственные процессы; в статье «Предотвращение ошибок складского учета» затрагивается эта тема.

В продажах на маркетплейсах время отнимает не сам процесс продажи, а работа с документами после нее. Если ваши коды товаров в порядке, этот процесс в основном идет автоматически.

Вы можете открыть бесплатный аккаунт в Qolay.App и подключить свой магазин.