Rapport van te ontvangen en te betalen bedragen

Een cashflowprobleem komt zelden als een verrassing. De betaling is vaak weken van tevoren bekend; de vordering ook. Het probleem is geen gebrek aan informatie, maar het feit dat niemand ernaar kijkt.

Op een drukke dag denkt niemand: "laat eens even kijken wat ik volgende week moet betalen". Daarom moet een rapport niet gezocht hoeven worden, maar voor je neus verschijnen.

Wat laat het rapport zien?

Het legt twee lijsten naast elkaar:

• Te ontvangen vorderingen: Vorderingen waarvan de vervaldatum nadert of is verstreken — van wie, hoeveel en wanneer.
• Te betalen bedragen: Schulden waarvan de vervaldatum nadert — aan wie, hoeveel en wanneer.

In Qolay.App staat dit rapport direct op het startscherm. Je ziet het zodra je het programma opent; je hoeft het niet in een menu te zoeken. En dat is precies wat het verschil maakt.

Hoe moet je dit lezen?

Stel jezelf één vraag wanneer je naar het rapport kijkt: is het geld dat de komende twee weken naar buiten gaat, meer dan het geld dat binnenkomt?

Als dat zo is, heb je drie opties en alle drie kosten ze tijd:

• De inning versnellen — contact opnemen met klanten wiens vervaldatum nadert.
• De betaling uitstellen — in gesprek gaan met de leverancier. Een uitstel waarover vooraf wordt gesproken, wordt heel anders ontvangen dan wanneer dit pas achteraf gebeurt.
• Geld vinden.

Je kunt deze drie dingen twee weken van tevoren doen. Op de betaaldag zelf lukt dat niet meer.

Om te zorgen dat het rapport klopt

Dit rapport is gebaseerd op je administratie, dus als de invoer niet compleet is, is de uitkomst ook misleidend. Let op drie dingen:

• Zet een vervaldatum op de factuur. Een factuur zonder vervaldatum heeft geen betekenis in dit rapport.
• Verwerk ontvangsten dezelfde dag. Als een betaalde factuur in de lijst blijft staan, verlies je het vertrouwen in het rapport en stop je met kijken.
• Voer beginsaldo's in. Als vorderingen uit het verleden niet in het systeem zijn ingevoerd, verschijnen ze helemaal niet in de lijst.

Wat te doen na het rapport?

Alleen kijken is niet genoeg; de lijst moet worden gekoppeld aan actie. Voor vervallen posten hebben we de herinneringskalender behandeld in het artikel over te late vorderingen.

Je kunt herinnerings-e-mails laten opstellen door de assistent; jij houdt de goedkeuring voor verzending in eigen hand. Ook het tonen van het actuele saldo aan de klant op elke factuur vermindert vertragingen — met omschrijvingssjablonen wordt deze regel automatisch toegevoegd.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik ernaar kijken?

Omdat het op het startscherm staat, is een aparte routine niet nodig. Het is voldoende om er eens per week bij stil te staan en de komende twee weken te beoordelen.

Worden transacties zonder vervaldatum weergegeven?

Het rapport werkt op basis van vervaldatums. Contante transacties zijn al voldaan en staan hier dus niet tussen.

Zijn cheques en wissels inbegrepen?

Transacties met een termijn die je hebt vastgelegd, komen op basis van de vervaldatum in de lijst te staan. Geen enkele verplichting die je niet hebt geregistreerd, verschijnt in het rapport.

Kan ik dit op mobiel bekijken?

Ja, je hebt er met dezelfde inloggegevens ook op mobiel toegang toe.

Bij cashflowmanagement is vroege informatie waardevoller dan veel informatie. Een tekort dat twee weken van tevoren wordt gezien, is beheersbaar; een tekort dat op de betaaldag wordt opgemerkt, niet.

Open een gratis account bij Qolay.App en breng je termijntransacties over naar dit rapport.