Veelgemaakte Fouten in E-commerce Boekhouding

Het bijhouden van de boekhouding in e-commerce is ingewikkelder dan in de fysieke retail. Dat komt niet door het verkoopvolume, maar doordat er achter elke bestelling vier tot vijf verschillende financiële gebeurtenissen schuilen.

Een product wordt verkocht, er wordt commissie ingehouden, er komen verzendkosten bij, het geld wordt pas na 15 dagen gestort en de klant retourneert het artikel. Al deze handelingen vereisen een aparte boeking. Als je er eentje overslaat, klopt je winstcijfer niet.

1. Commissie verrekenen met de verkoop

Dit is de meest gemaakte fout. Een product is verkocht voor 1.000 TL, de marktplaats heeft 150 TL commissie ingehouden en er is 850 TL op je rekening gestort. Het is verkeerd om de factuur uit te schrijven voor het bedrag van 850 TL.

De factuur die je naar de klant stuurt bedraagt 1.000 TL; de commissie is een apart kostenbewijs dat de marktplaats aan jou factureert. Door dit netto te boeken, zet je je omzet te laag en je btw foutief.

2. De betalingstermijn negeren

Marktplaatsen maken de verkoopopbrengst meestal pas na een bepaalde betalingstermijn over. Gedurende die periode ligt jouw geld bij de marktplaats.

Ervan uitgaan dat je het geld al op de dag van de verkoop in kas hebt, betekent dat je plant op basis van geld dat er nog niet is. Behandel de marktplaats als een debiteurenrekening en houd je openstaande vorderingen goed in de gaten.

3. Retouren niet registreren

Het retourpercentage in e-commerce is hoog en een retour is meer dan alleen het annuleren van een verkoop: het product komt weer op voorraad, er wordt een creditnota voor de factuur opgesteld, de commissie wordt gedeeltelijk teruggestort en de verzendkosten blijven voor jouw rekening.

Een niet-verwerkte retour verstoort zowel je voorraad, omzet als btw. Dit is de belangrijkste reden waarom mensen aan het einde van de maand zeggen dat "de cijfers niet kloppen".

4. Verzendkosten niet bijhouden

Per bestelling lijken verzendkosten misschien mee te vallen. Maar bij 500 zendingen per maand wordt dit een van je grootste kostenposten.

Als je acties voert met gratis verzending, gaan deze kosten direct van je winst af. Als je dit niet registreert, kom je er nooit achter wat zo'n campagne je werkelijk kost.

5. Productcodes niet koppelen

Als de voorraadcode op de marktplaats verschilt van de productcode in je boekhouding, wordt hetzelfde product bij de orderoverdracht een tweede keer aangemaakt. Je voorraad wordt dan gesplitst en beide kloppen niet meer.

Codes vooraf goed instellen is veel eenvoudiger dan achteraf proberen dubbele artikelen samen te voegen. In ons artikel marktplaatsorders omzetten in facturen leggen we uit hoe je deze koppeling tot stand brengt.

6. Geen winstberekening per verkoopkanaal

Als je op drie verschillende marktplaatsen verkoopt, hebben ze alle drie een ander commissiepercentage en retourgedrag. Kijken naar alleen je totale omzet verbergt welk kanaal daadwerkelijk het meest oplevert.

Het kanaal met de grootste omzet kan zomaar het kanaal zijn dat na aftrek van commissies en retouren de minste winst overlaat. Dit zie je pas als je per kanaal analyseert.

Waar te beginnen?

Probeer niet alles tegelijk op te lossen. Deze drie stappen leveren achter elkaar het grootste resultaat op: begin eerst met het apart boeken van commissies, verwerk daarna retouren systematisch en breng vervolgens je productcodes op één lijn.

Bewaar de betalingsrapporten van marktplaatsen ook in je bestandsbeheer; zo verlies je geen tijd met zoeken wanneer er een afstemming nodig is.

Veelgestelde vragen

Ben ik verplicht om voor elke bestelling een factuur uit te schrijven?

Elke keer dat je verkoopt, heb je de plicht om een document op te stellen. Bij verkopen aan eindconsumenten wordt meestal een e-archieffactuur opgesteld; overleg met je boekhouder wat in jouw situatie van toepassing is.

Kan ik de btw over de commissie aftrekken?

Zodra je het commissiedocument in je boekhouding opneemt, komt de bijbehorende btw in aanmerking voor aftrek. Als je het document niet boekt, kun je dit recht niet uitoefenen — we bespraken dit onderwerp in het artikel over btw-administratie.

Mijn eigen webshop en marktplaatsen lopen door elkaar, hoe hou ik dit gescheiden?

Definieer je betaalkanalen als aparte rekeningen: je online POS apart en elke marktplaats apart. Zo zie je zonder verwarring wat er via welk kanaal binnenkomt.

Winst in e-commerce is niet het verschil tussen de verkoop- en inkoopprijs, maar wat er overblijft na aftrek van commissie, verzendkosten en retouren. Een post die je niet registreert, snoept stilletjes van je winst af.

Open een gratis account bij Qolay.App en start direct met het bijhouden van je administratie per kanaal.