Hoe maak je een creditnota aan?

Het door u verkochte product is geretourneerd. De factuur is opgemaakt, de btw is aangegeven en de voorraad is verlaagd. Nu moet dit allemaal ongedaan worden gemaakt.

De manier om dit te doen is niet het verwijderen van de eerste factuur, maar het opmaken van een tweede document in omgekeerde richting.

Wie maakt het document op?

De creditnota/retourfactuur wordt opgemaakt door de partij die het goed terugstuurt, oftewel de koper. De logica is simpel: een retour wordt behandeld als een verkoop door de koper aan de verkoper.

Dit betekent dat uw klant een factuur naar u stuurt. U boekt dit in als een inkoopfactuur, neemt het product weer op in uw voorraad en boekt de btw op uw aftrekrekening.

Dit is een regel die in eerste instantie contra-intuïtief aanvoelt, maar het hele systeem consistent houdt. Een verkoper kan niet de door hemzelf opgemaakte factuur opnieuw opmaken met een "min" teken.

Waarop te letten bij een retourfactuur

Het btw-tarief verandert niet. Het tarief op de retourfactuur moet hetzelfde zijn als op de originele factuur. Zelfs als het tarief in de tussentijd is gewijzigd, is het tarief op de datum van de verkoop van toepassing.

De eenheidsprijs verandert ook niet. Als u het product voor 100 TL heeft verkocht, vindt de retour plaats op basis van 100 TL. Als de prijs anders is, is dit geen retour, maar een nieuwe transactie.

Vermeld een referentie. Noteer het nummer en de datum van de originele factuur in de omschrijving van de retourfactuur. Dit is het eerste waar naar wordt gevraagd bij controles en afstemmingen.

Gedeeltelijke retour is mogelijk. Als er van de tien verkochte producten drie worden geretourneerd, wordt de retourfactuur opgemaakt voor drie stuks; de verkoop van de resterende zeven stuks blijft geldig.

Als de klant geen ondernemer is

Bij retouren van particuliere consumenten kan de koper geen factuur opmaken. In dit geval maakt de verkoper een uitgavenbon (gider pusulası) op om de retour te documenteren.

In de retail en e-commerce is dit de standaard manier voor het retourproces. We hebben uitgelegd hoe dit wordt opgemaakt in het artikel over de uitgavenbon.

In sommige gevallen kan in plaats van een retour de volledige annulering van de factuur aan de orde zijn; als u binnen de termijn bent, biedt het annulerings- en bezwaarproces een nettere oplossing.

De impact van een retour op de voorboekhouding

Wanneer een retour wordt verwerkt, moeten drie administratieve handelingen tegelijkertijd worden gecorrigeerd: de voorraad komt weer binnen, het debiteurensaldo neemt af en de btw wordt aan de aftrekzijde geboekt. Als een hiervan wordt overgeslagen, klopt het overzicht niet.

De voorraadinvoer is hetgeen dat het vaakst wordt vergeten. Het product staat fysiek in het magazijn, maar staat in het systeem als verkocht; dit zorgt voor afwijkingen bij de telling. We hebben dit onderwerp behandeld in het artikel fouten bij voorraadbeheer voorkomen.

Omdat het retourpercentage in de e-commerce hoog is, is deze structuur nog kritieker. Het artikel over veelgemaakte fouten in de e-commerceboekhouding maakt dit onderwerp compleet.

Veelgestelde vragen

Is er een tijdslimiet voor een retourfactuur?

In tegenstelling tot annulering geldt de bezwaartermijn van 8 dagen niet voor een retourfactuur. Het is echter vanuit het oogpunt van periodeafsluitingen het beste om deze zo snel mogelijk op te maken.

Kan ik in plaats van een retour een factuur met een negatief bedrag opmaken?

Nee. Het opmaken van een factuur met een negatief bedrag is geen geaccepteerde methode.

Hoe werkt de retour van een product dat beschadigd is tijdens het transport?

Het documentatieproces werkt hetzelfde. Als het transportbedrijf verantwoordelijk is voor de schade, is dit een aparte kwestie van schadevergoeding en heeft dit geen invloed op de retourfactuur.

Moet een retourfactuur een e-factuur zijn?

Als de opmaken partij btw-plichtig is voor e-facturatie en u dat ook bent, wordt deze opgemaakt als een e-factuur. De belastingplichtstatus bepaalt het type document.

Een retour is een natuurlijk onderdeel van het systeem. Weten wie de factuur moet opmaken en de drie boekingen tegelijk corrigeren, voorkomt dat er achteraf correctiewerkzaamheden nodig zijn.

Open een gratis account op Qolay.App om uw verkoop-, retour- en voorraadstroom samen te volgen.