Oplossingen die het boekhouden eenvoudiger maken

"De boekhouding kost me veel tijd" is op zichzelf geen omschrijving van een specifiek probleem. Wat kost er precies tijd? Is het het opmaken van facturen, het invoeren van bonnetjes of proberen uit te zoeken welk bedrag aan het einde van de maand klopt?

Omdat oplossingen voor al deze zaken verschillend zijn. Als je de verkeerde stap automatiseert, verandert er helemaal niets.

Hieronder hebben we de vijf tijdrovendste stappen op een rij gezet, met voor elk een praktische oplossing.

1. Bonnetjes en onkosten invoeren

Dit is waarschijnlijk de meest frustrerende stap. Bonnetjes die zich opstapelen in je broekzak, tas of dashboard wachten tot het einde van de maand om handmatig te worden overgezet. En tijdens het overtypen worden datum en bedrag vaak verkeerd ingevoerd.

Oplossing: Maak een foto van het bonnetje op de dag dat je de uitgave doet. OCR leest het bedrag, de datum en de leverancier; jij hoeft het alleen maar te controleren en goed te keuren. De afbeelding blijft als bijlage bij de boeking bewaard, dus je hoeft geen mappen te doorzoeken. Meer details vind je in het artikel over het scannen van onkostenbonnen.

2. Dezelfde data op twee plekken invoeren

Een factuur maken in het ene programma, je debiteurensaldo bijhouden in Excel en je voorraad volgen op een derde plek... Elke kopie betekent een risico op discrepanties. Een bedrag dat op de ene plek wel en op de andere plek niet wordt bijgewerkt, zorgt vroeg of laat voor problemen.

Oplossing: Eén enkel invoerpunt. Als het debiteurensaldo, de voorraad en de btw automatisch worden bijgewerkt zodra je een factuur opmaakt, is dubbel werk verleden tijd. Als je overstapt vanuit Excel, leggen we het proces uit in ons artikel over overstappen.

3. Terugkeren naar kantoor om een factuur te maken

Bij bedrijven die buitendienstverkoop doen of installatie- en servicewerkzaamheden uitvoeren, stopt het werk op locatie, maar blijft de factuur op kantoor liggen. Deze vertraging is niet alleen een administratieve vertraging; ook de inning van je geld wordt met dezelfde periode uitgesteld.

Oplossing: Factureren via mobiel. Zodra het werk erop zit, wordt het document opgemaakt en verzonden, zodat je dezelfde dag nog over de betaling kunt praten. We leggen de workflow uit in het artikel over mobiele e-facturatie.

4. Wie is er nog te betalen en hoeveel?

Voor sommige bedrijven is het vergelijken van rekeningoverzichten om vervallen vorderingen op te sporen de meest tijdrovende klus van de maand. Bovendien is een te laat opgemerkte vordering het moeilijkst te innen.

Oplossing: Dat de informatie naar je toekomt in plaats dat je ernaar moet zoeken. Het direct op je beginscherm zien van naderende ontvangsten en betalingen maakt herinneringen een vast onderdeel van je routine. Het rapport voor te ontvangen en te betalen bedragen doet precies dit.

5. Dezelfde opmerking op elk document typen

Een klein maar geniepig tijdverlies: op elke factuur je IBAN vermelden, een betalingstermijn toevoegen, een saldoreminiëring meesturen. Op zichzelf dertig seconden; maar als je honderd facturen per maand verstuurt, loopt dit op toturen.

Oplossing: Eenmalig ingestelde beschrijvingstemplates. De tekst wordt automatisch aan elk document toegevoegd en desgewenst wordt ook de regel met het debiteurensaldo afgedrukt. We leggen uit hoe je dit instelt in het artikel over e-document beschrijvingstemplates.

Wat moet je niet automatiseren?

Het is niet verstandig om elke stap volledig te automatiseren. Op plekken waar goedkeuring vereist is, moet er een mens in de loop blijven.

Het versturen van een e-factuur is hier het duidelijkste voorbeeld van: een document dat de tegenpartij eenmaal heeft bereikt, kan niet meer worden ingetrokken. De controle vóór verzending is dus geen tijdverlies, maar een verzekering. Accepteer ook het door OCR gelezen bedrag niet zonder goedkeuring — negentig procent nauwkeurigheid betekent tien procent foutieve onkostenboekingen.

Veelgestelde vragen

Waar moet ik beginnen?

Let er een week lang op welke taak je het meest ophoudt. Bij de meeste bedrijven blijkt het antwoord de bonnetjesinvoer of het debiteurenbeheer te zijn.

Is dit niet te veel voor een klein bedrijf?

Integendeel, kleine bedrijven profiteren er het meest van; omdat zij geen apart administratief personeel hebben om dit werk te doen, gaat het ten koste van de eigen tijd van de ondernemer.

Hoe sluit dit aan bij mijn boekhouder?

Wanneer je administratie op orde is, zijn ook de data die naar je boekhouder gaan consistent en nemen de correcties aan het einde van de periode af. We hebben de relatie tussen beide besproken in het artikel wat is de voorboekhouding en waarom is het belangrijk.

Gemak komt niet voort uit het aantal functies, maar uit het verkorten van de juiste stap. Ontdek waar je tijd verliest; de oplossing is meestal een enkele aanpassing in je gewoontes.

Open een gratis account op Qolay.App en probeer dit uit met je eigen cijfers.