E-Document Beschrijvingssjablonen

Je maakt een factuur en typt elke keer dezelfde dingen in het opmerkingengedeelte: bankgegevens, betalingstermijn, misschien een retourmelding.

Op zich een werkje van dertig seconden. Als je honderd facturen per maand verstuurt, komt dit neer op een paar werkdagen per jaar — en op een drukke dag is dit precies wat als eerste wordt overgeslagen. Vervolgens belt de klant op om naar het IBAN te vragen.

Wat doet een sjabloon?

Je definieert eenmalig de tekst die in het opmerkingengedeelte van het document komt te staan. Vervolgens wordt deze automatisch toegevoegd aan elk document dat je aanmaakt.

In Qolay.App kunnen deze sjablonen apart worden gedefinieerd voor drie documenttypen: e-factuur, e-archief en e-pakbon. Hierdoor kun je een andere tekst gebruiken op een e-factuur voor een zakelijke klant dan op een e-archiefdocument voor een consument.

Regel met het huidige saldo

Naast vaste tekst kun je ook het huidige klantsaldo op het document laten afdrukken.

Het effect hiervan op de incasso is te groot om te negeren. De klant ziet bij elke factuur zijn totale schuld; het antwoord "dat wist ik niet" verdwijnt. Bovendien verlopen afstemmingsgesprekken soepeler, omdat het bedrag regelmatig naar de tegenpartij is gecommuniceerd.

Een waarschuwing: de saldoregel toont onjuiste informatie als je debiteurenbeheer niet up-to-date is. Zorg ervoor dat je klantenadministratie op orde is voordat je dit inschakelt.

Wat moet je erin zetten?

Inhoud die in de praktijk werkt:

• Bank- en IBAN-gegevens. De meest gestelde vraag; zorg dat het op het document staat.
• Herinnering betalingstermijn. Zoals "De betalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum".
• Retour- en garantievoorwaarden. Vooral handig in retail en e-commerce.
• Een bedankje. Een klein gebaar dat bijdraagt aan de merkbeleving.

Houd het kort. Lange tekst neemt veel ruimte in op de afdruk en leest niet prettig.

"Waarom staat er een saldo onder mijn factuur?"

Dit is de meest gestelde vraag van gebruikers die de sjablonen voor het eerst opmerken. Het antwoord: iemand heeft deze instelling ingeschakeld.

Ga naar Instellingen → E-Document → Opmerkingensjablonen om de tekst te wijzigen of te verwijderen. De instelling werkt per definitie, niet per specifiek document; wanneer je deze wijzigt, heeft dit invloed op alle toekomstige documenten, terwijl eerdere documenten ongewijzigd blijven.

Veelgestelde vragen

Kan ik het sjabloon uitschakelen voor een enkel document?

Je kunt het opmerkingengedeelte op het document zelf bewerken. Het sjabloon vult de begintest in, maar het staat je vrij om dit te overschrijven.

Kan ik verschillende teksten tonen aan verschillende klanten?

Het sjabloon wordt gedefinieerd per documenttype. Voor een klantgerichte indeling dien je de tekst handmatig aan te passen op de betreffende factuur.

Verandert dit ook de opmaak van het document?

Nee, het sjabloon voegt enkel tekst toe. Het ontwerp van de afdruk is een apart onderwerp — bekijk hiervoor het artikel over afdruksjablonen.

Werkt dit ook bij e-pakbonnen?

Ja, het kan voor alle drie de documenttypen worden ingesteld. We hebben de documentstroom uitgelegd in ons artikel over e-pakbonnen.

Een kleine instelling met een dubbel voordeel: de halve minuut die je bij elke factuur bespaart en het feit dat de klant zijn schuld regelmatig ziet. Dat laatste verkort je incassotijd.

Open een gratis account bij Qolay.App en stel je sjablonen eenmalig in.