E-factuur op mobiel

De montage zit erop, de service is voltooid, de goederen zijn geleverd. De klant zegt "stuur de factuur maar" en u bent van plan deze op te maken zodra u 's avonds weer op kantoor bent.

Maar 's avonds duiken er andere taken op, en de volgende dag is er weer een andere klant. De factuur loopt twee dagen vertraging op, en de betaling dus ook. Bovendien is het moment waarop de klant het zich nog herbergt en het dichtst bij betalen is, direct na het afronden van de klus.

Hetzelfde account, dezelfde gegevens

De mobiele app is geen afzonderlijk systeem. De klantgegevens, artikelen en voorraad die u op het web ziet, verschijnen met hetzelfde account ook op uw telefoon. Een factuur die u in het veld opmaakt, is direct zichtbaar op de computer op kantoor.

Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over "de gegevens later synchroniseren". Er is één registratie, twee schermen.

Factuurstroom in het veld

1. Open een nieuwe factuur vanuit de app.
2. Selecteer de klant. Als deze nog niet is geregistreerd, kunt u hier direct een klantkaart aanmaken.
3. Voeg het product of de dienst toe; prijs en btw worden automatisch uit de kaarten geladen.
4. Sla op en verzend. Het document bereikt de ontvanger via de integrator.
5. Als de betaling ter plekke is voldaan, verwerk de betaling dan direct tegelijkertijd.

De laatste stap is het meest waardevol. Wanneer u de betaling ter plekke registreert, wordt het klantsaldo vereffend en ontstaat er nooit de onzekerheid van "heb ik het wel ontvangen?".

Waar mobiel echt van nut is

• Voorraad raadplegen. De klant vraagt "heb je dit op voorraad?"; u kunt het meteen bekijken zonder het magazijn te bellen.
• Klantsaldo controleren. Voordat u een nieuwe bestelling aanneemt, kunt u de openstaande schuld van de klant inzien, wat riskante verkopen vooraf voorkomt.
• Bonnen fotograferen. Reiskosten, brandstof, lunch — u kunt de bon direct fotograferen en omzetten in een onkostenregistratie.
• Betalingen registreren. Contante betalingen of overboekingen in het veld direct verwerken voorkomt kasverschillen.

Wat blijft er op het web staan?

Mobiel is ontworpen voor dagelijkse transacties, niet voor configuratie. Zaken als integrator-installatie, serienummerdefinities, gebruikersmachtigingen en het ontwerpen van afdruksjablonen worden op het web uitgevoerd.

Kortom, wat u "niet kunt vinden op mobiel" is meestal geen ontbrekende functie, maar een bewust gemaakte scheiding. De verwachte workflow is dat u de installatie eenmalig via het web uitvoert en vervolgens mobiel gebruikt in het veld.

Veelgestelde vragen

Kan ik factureren zonder internet?

Omdat de verzending van e-documenten via de integrator verloopt, is een verbinding vereist. Bij een zwak signaal is het veiliger om de factuur op te slaan en te verzenden zodra de verbinding er weer is.

Zijn er extra kosten verbonden aan mobiel?

Nee, dit is inbegrepen in hetzelfde account. Details over de abonnementsvormen vindt u in het artikel over gratis online boekhouden.

Kan iedereen in het team factureren via de app?

Gebruikers aan wie u machtigingen hebt verleend, kunnen dit doen. Het is een goede gewoonte om het buitendienstteam alleen toegang te geven tot de menu's die ze nodig hebben, om de orde in de registraties te bewaren.

Kan ik ter plekke een afdruk van de factuur meegeven?

Voor e-archieffacturen kan er een afdruk worden meegegeven. Bekijk de afdruksjablonen om het uiterlijk aan te passen aan uw huisstijl.

Factureren via de app levert niet zomaar een paar minuten op, maar een paar dagen. Het overbrugt de kloof tussen facturatie en betaling.

U kunt een gratis account openen bij Qolay.App en direct beginnen met factureren vanuit het veld.